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行政管理文档处理流程手册

一、适用范围与常见应用场景

本手册适用于企业/组织内部各类行政管理文档的标准化处理，涵盖请示报告、通知公告、会议纪要、工作总结、制度文件、对外函件等类型。常见应用场景包括：跨部门协作事项的请示与批复、重要工作部署的通知传达、会议决议的记录与分发、年度/季度工作总结的编制与上报、对外合作函件的规范往来等。通过统一处理流程，保证文档传递高效、责任明确、存档规范，提升行政管理工作的系统性和严谨性。

二、标准化处理流程步骤详解

（一）文档发起与初步编制

需求明确：发起人根据工作需求（如向上级请示资源、向部门通知事项等），明确文档的核心目的、需包含的关键信息（如事件背景、具体诉求、时间节点、责任主体等）。

内容编制：按照标准模板填写文档内容，保证语言简洁、逻辑清晰、数据准确。涉及跨部门协作的，需提前与相关部门沟通确认细节，避免信息偏差。

格式规范：文档标题统一使用“关于的（如请示/通知/报告）”，字体为二号黑体；使用三号仿宋GB2312，行距28磅；一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312。页码位于页面底端居中，页码格式为“-X-”。

（二）内部审核与校验

部门初审：文档编制完成后，提交至部门负责人（如行政部经理、综合管理主管）进行初审。重点审核内容是否符合部门职责、数据是否准确、流程是否合规。初审通过后，负责人在《文档审核意见表》中签署“同意”及姓名、日期；需修改的，明确修改意见并退回发起人调整。

交叉复核：涉及财务、人事等专业内容的文档，需提交至对应专业部门（如财务部、人力资源部）进行交叉复核，保证专业表述无误、数据与台账一致。复核意见反馈至发起人，同步抄送部门负责人。

文字校对：通过审核的文档，由发起人或指定人员（如行政专员）进行最终文字校对，检查错别字、标点符号、格式排版等细节，保证无低级错误。

（三）审批与决策

分级审批：根据文档重要性及权限划分，提交至对应审批人审批：

日常事务性文档（如部门会议通知、内部活动通知）：由部门负责人审批；

跨部门协作文档（如资源申请、流程调整）：由分管副总审批；

重大事项文档（如年度工作计划、制度修订文件）：由总经理/单位负责人审批。

审批反馈：审批人需在1个工作日内完成审批（紧急文档需标注“特急”，2小时内反馈）。审批通过后，在《文档审批意见表》中签署“同意”及姓名、职务、日期；需补充或修改的，明确意见并退回发起人，调整后重新提交审批。

审批留痕：所有审批环节需通过OA系统或纸质审批单完成，保证审批记录可追溯，禁止口头审批或代签。

（四）分发与执行

分发范围确定：根据审批通过的文档内容，明确分发对象（如相关部门、全体员工、外部合作单位等），分发范围需与文档内容直接相关，避免无关人员获取。

分发方式：

内部正式文档：通过OA系统发送，并同步在公告栏张贴电子版（需标注“张贴日期”）；

对外部函件：采用纸质版（加盖公章）+扫描件（通过邮件/政务平台发送）双重方式；

紧急通知：通过企业/钉钉群即时推送，并电话确认接收人。

执行跟踪：分发后，由行政部或发起人负责跟踪执行情况。例如通知类文档需确认各部门是否按时落实；请示类文档需跟踪审批结果的反馈与落地。对未按时执行的，及时提醒责任部门，必要时上报分管领导。

（五）归档与管理

归档分类：文档执行完毕或到期后，由行政部统一归档。按“年度-类型-部门”分类，如“2024年-制度文件-行政部”“2024年-会议纪要-总经办”。

归档内容：包括文档最终审批版、审核意见表、审批意见表、执行反馈记录（如相关邮件、签收单等），保证文档全流程痕迹完整。

存档要求：纸质文档需使用档案盒存放，盒面标注“年度、类型、部门、档号、归档日期”；电子文档存储于指定服务器文件夹，命名规则为“文档名称-编号-日期-版本号”（如“2024年度工作计划-XZBGV1.0”）。

保管期限：根据文档类型确定保管期限，如会议纪要保管3年，制度文件保管5年，年度工作总结永久保管；到期需销毁的，由行政部列出销毁清单，经分管领导审批后，双人监销并记录销毁过程。

三、常用工具表格模板

（一）文档提交审批表

文档名称

文档编号

提交部门

提交日期

文档类型□请示□通知□报告□纪要□其他

密级

□普通□秘密□机密

内容摘要

（200字内，简述文档核心目的、主要事项及诉求）

附件清单

1.2.3.

发起人签字

部门负责人初审意见

专业部门复核意见

分管副总审批意见

总经理审批意见

（二）文档分发记录表

文档名称

文档编号

分发日期

分发方式

□OA系统□纸质□邮件□其他

分发对象

接收人签字

接收日期

备注

（如是否需反馈执行情况、外部单位名称等）

经办人

审核人

（三）文档归档登记表

归档编号

文档名称

文档类型

归档日期

保