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会议策划与执行流程管理模板

一、适用范围与会议类型

二、全流程操作步骤详解

阶段一：会议筹备（提前1-4周启动）

明确会议目标与核心议题

操作说明：由发起部门（如市场部、项目部）填写《会议目标确认表》，明确会议需达成的具体成果（如“确定Q3产品迭代方案”“解决客户A的交付投诉”），并梳理核心议题（不超过5个，避免发散）。

示例：若为产品战略会，目标可定为“明确Q4产品功能优先级”，议题包括“用户需求分析报告”“竞品功能对比”“技术资源评估”。

确定会议基本信息

操作说明：根据目标确定会议时间（避开节假日、参会人员繁忙时段）、时长（小型会1-2小时，大型会2-4小时）、形式（线上/线下/hybrid）、地点（线下需确认会议室容量、设备；线上需选定会议平台并提前测试）。

关键点：时间需提前与核心参会人（如部门负责人、外部嘉宾）确认，地点需考察交通、停车、网络等条件。

拟定参会人员名单

操作说明：分三类人员梳理：

核心参会人：决策者或议题直接负责人（如部门经理、客户方总监）；

相关参会人：需提供信息或执行方案的人员（如产品经理、技术骨干）；

支持人员：负责记录、设备调试等（如行政助理、IT支持）。

输出：《参会人员名单表》，包含姓名、部门/单位、职务、联系方式、备注（如“需提前提交方案”）。

制定会议预算

操作说明：根据会议规模和类型估算费用，主要分项：

场地费：会议室租赁、线上平台服务费；

物料费：印刷资料、文具、背景板、易拉宝；

餐饮费：茶歇、午餐（若超过4小时）；

差旅费：外部嘉宾交通、住宿（若适用）；

其他：礼品、应急备用金（建议占总预算10%）。

输出：《会议预算表》，需注明单价、数量、金额及测算依据，报相关负责人审批。

组建会议筹备组

操作说明：明确分工，避免职责重叠，核心角色包括：

总协调人：把控整体进度，对接高层（如行政部*经理）；

议程负责人：梳理流程、对接嘉宾（如市场部*主管）；

物料负责人：准备资料、设备、物资（如行政专员*）；

现场执行人：签到、引导、应急处理（如现场支持*）。

阶段二：会议准备（提前3-7天完成）

制定详细会议议程

操作说明：按时间顺序细化每个环节，明确内容、时长、负责人，需预留10-15分钟缓冲时间。议程需提前3天发给参会人，方便其准备。

示例（小型会议议程）：

时间

环节

内容

负责人

09:00-09:10

开场

主持人介绍会议目标、议程

*主管

09:10-09:40

议题一

产品需求汇报（PPT演示）

*产品经理

09:40-10:10

议题二

技术可行性讨论

*技术总监

10:10-10:25

茶歇

/

物料组

10:25-10:55

议题三

方案决策投票

总协调人

10:55-11:00

总结

主持人明确行动项、责任人

*经理

准备会议物料与设备

操作说明：

物料：打印议程、参会手册（含背景资料）、签到表、笔、便签纸；定制背景板（含会议主题、logo）、桌牌（标注姓名+职务）。

设备：投影仪、麦克风（备用2个）、激光笔、摄像头（线上会议）、电源插座；提前1天调试，保证无故障。

电子资料：将PPT、背景资料提前存入会议电脑，并至共享云盘（如企业钉盘），方便参会人查阅。

邀请嘉宾与参会人

操作说明：通过邮件+calendar邀请，注明会议主题、时间、地点/、议程概要、需提前准备的材料（如“请携带项目进度表”）。重要嘉宾需电话再次确认，避免遗漏。

场地布置与后勤安排

操作说明（线下会议）：

会场：按会议形式布置（圆桌式适合讨论，课桌式适合汇报），调试灯光、温度（22-24℃为宜）；

签到区：设置签到处，摆放签到表、胸牌、会议资料；

茶歇区：提前联系餐饮供应商，确认茶歇种类、摆放时间；

指示牌：在电梯口、楼梯口张贴会场指引，方便参会人查找。

阶段三：会议执行（会议当天）

签到与入场引导

操作说明：

线下：签到表核对姓名+职务，发放胸牌、资料袋；引导人员至座位，告知洗手间、茶歇区位置。

线上：提前10分钟开启会议室，播放背景音乐；专人负责引导参会人入会，测试麦克风、摄像头。

流程控制与时间管理

操作说明：

主持人严格按议程推进，每个环节结束前2分钟提醒负责人；若某环节超时，需灵活调整后续时长（如压缩讨论时间，或约定会后单独沟通）。

记录人全程记录关键内容（包括决策结论、待办事项、责任人、完成时限），会后整理为《会议纪要初稿》。

突发情况应急处理

操作说明：

设备故障：提前准备备用设备（如备用投影仪、4G热点），IT支持人员5分钟内到场处理；

人员缺席：若核心参会人临时无法到场，由主持人引导调整议题顺序，或安排代理人提前准备材料；

讨论偏离主题：主持人及时介入，聚焦议题（如“关于这个问题，我们先按原议程推进，细节可会后讨论”）。

阶段四：会议收尾（会后1-3天内）

资料整理与归档

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