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合同管理文档编写模板
一、适用范围与应用场景
二、合同管理全流程操作指南
（一）需求提出与合同立项
明确需求背景：业务部门根据项目或业务需求，填写《合同立项申请表》，说明合同目的、合作方初步信息、标的物/服务内容、预算金额、预计履行期限等关键信息，部门负责人签字确认后提交至法务部门备案。
合作方初步筛选：业务部门需对合作方主体资格进行初步核查，包括但不限于营业执照、相关资质证书（如行业许可证、认证证书等），保证合作方具备履约能力。
（二）合同草拟
选用标准模板：根据合同类型（如采购、服务、租赁等），从企业标准合同模板库中选择对应模板，避免“空白合同”或“非标模板”随意使用。
填写核心条款：
主体信息：准确填写甲方（企业全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）和乙方（合作方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）信息，保证与营业执照一致；
标的条款：明确标的物/服务的名称、规格、数量、质量标准、交付/履行方式及地点；
价款与支付：约定合同金额、计价方式、支付条件（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例）、支付账户及票据要求；
履行期限：明确合同开始/结束时间、关键节点（如交付时间、验收时间）；
权利义务：分条列明双方核心权利与义务，避免模糊表述（如“尽快”“适当”）；
违约责任：约定具体违约情形（如逾期交付、质量不达标）及对应的违约金计算方式、赔偿范围；
争议解决：明确争议解决方式（协商、仲裁或诉讼）及管辖地（如仲裁机构名称、诉讼管辖法院）；
保密条款：约定保密信息范围、保密期限及违约责任；
其他条款：如合同变更、解除条件，不可抗力条款，合同附件清单等。
内部会签：草稿完成后，由业务部门负责人、财务部门（审核付款条款）、法务部门（审核合法性及条款严谨性）依次会签，形成《合同评审记录表》，明确修改意见及最终版本。
（三）外部谈判与修订
组织谈判：由业务部门牵头，法务部门、财务部门参与，与乙方就合同条款进行谈判，重点沟通价款、履行期限、违约责任等核心条款，形成《谈判纪要》。
修订确认：根据谈判结果，由法务部门牵头修订合同文本，乙方确认无误后，双方在合同文本上签字盖章（如为电子合同，需符合《电子签名法》要求）。
（四）签署与备案
签署审批：合同正式签署前，需经企业法定代表人或授权代理人审批，审批流程通过后，方可加盖企业公章或合同专用章（严禁使用公章代替合同章）。
分发与归档：签署完成后，原件至少留存2份（企业留存1份，乙方留存1份），复印件分发至业务部门、财务部门、法务部门；同时在合同管理系统中录入合同基本信息（编号、名称、签署日期、金额等），电子档案备查。
（五）履行跟踪与归档
履行监控：业务部门负责跟踪合同履行进度，如交付、验收、付款等节点，填写《合同履行跟踪表》，记录履行情况及异常问题（如逾期、质量争议），及时上报法务部门处理。
验收与结算：标的物/服务交付后，由业务部门、质量部门（如适用）共同验收，出具《验收合格证明》；财务部门根据验收证明及合同约定办理付款，留存相关票据。
归档管理：合同履行完毕（或终止）后，由法务部门牵头收集合同原件、履行记录、验收证明、付款凭证等材料，整理成册，标注“已归档”及归档日期，长期保存（保存期限一般为合同履行完毕后10年）。
三、核心与表格示例
表1：合同基本信息登记表
合同编号
合同名称
合同类型（□采购□销售□服务□其他）
甲方信息
名称：________________________统一社会信用代码：________________
地址：________________________法定代表人：________________
乙方信息
名称：________________________统一社会信用代码：________________
地址：________________________法定代表人：________________
标的物/服务
名称：________________规格：________________数量：________________
合同金额
大写：________________________小写：________________（含税/不含税）
履行期限
开始时间：____年__月日结束时间：__年__月__日
签署日期
____年__月__日
关联项目编号
________________________
归档状态
□未归档□已归档（归档日期：____年__月__日）
备注
________________________
表2：合同审批流程记录表
合同编号
合同名称
起草人
部门负责人
法务专员
财务经理
总经理/分管副总
审批意见
审批日期
表3：合同履行跟踪表
合同编号
合同名称
履行阶段（□筹备期□履行中□已完成□出现纠纷）
关
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