业务谈判技巧与沟通记录模板.docVIP

业务谈判技巧与沟通记录模板

适用业务场景

谈判全流程操作指南

一、谈判前：充分准备，明确目标

背景信息收集

收集对方企业背景（如行业地位、主营业务、合作历史）、谈判人员角色（如决策者、执行者、技术顾问）及个人风格（如偏好数据支持、注重关系维护等）。

整理本次谈判的核心议题（如价格、交付周期、服务标准、违约责任等）及对方可能的诉求点（如降低成本、保障供应、提升品牌曝光等）。

设定谈判目标与底线

明确“理想目标”（如争取价格优惠10%）、“可接受目标”（如优惠5%）、“谈判底线”（如最低优惠3%），并为每个议题设定优先级（如核心议题：价格、交付周期；次要议题：付款方式、售后支持）。

准备2-3套备选方案，针对对方可能的异议（如“价格过高”“交付周期紧张”）提前设计应对策略。

分工与物料准备

确定谈判团队角色（如主谈人、记录人、技术支持、决策观察员），明确分工（主谈人负责推进流程，记录人实时捕捉关键信息）。

准备谈判所需物料：产品/服务方案、成本分析表、历史合作数据、合同范本、演示PPT等，保证数据准确、逻辑清晰。

二、谈判中：聚焦核心，灵活应变

开场破冰与议程确认

以礼貌寒暄开场（如“感谢*总抽出时间，期待今天的沟通能为双方合作奠定良好基础”），简要说明本次谈判目的（如“主要围绕新年度合作的价格条款与服务标准展开讨论”）。

与对方确认谈判议程及时间安排（如“我们先梳理合作需求，再逐项确认条款，预计总时长1.5小时”），保证双方目标一致。

需求挖掘与立场表达

通过开放式问题引导对方阐述诉求（如“贵方对新一年度的供货量有什么预期？”“在服务响应方面，最关注哪些环节？”），认真倾听并记录关键信息，避免打断。

清晰表达我方立场，用数据和事实支撑观点（如“基于去年合作中物流成本上涨15%，我们建议将单价上调3%，同时承诺将交付周期缩短至48小时”），避免情绪化表达。

异议处理与方案协商

针对对方提出的异议（如“价格超出预算”“技术参数不匹配”），先表示理解（如“我们理解成本控制对贵方的重要性”），再针对性回应：若异议合理，可调整方案；若异议存在误解，需用数据澄清。

在核心议题上寻求共识，对次要议题灵活让步（如“若贵方能将预付款比例提升至30%，我们可将售后响应时间从24小时缩短至12小时”），推动谈判进展。

总结确认与下一步行动

每讨论完一个议题，及时总结共识（如“关于交付周期，双方确认下单后48小时内发货，对吗？”），避免后期产生歧义。

谈判结束前，明确后续行动：需双方内部确认的条款、负责人及截止时间（如“我方将在3个工作日内完成合同条款修订，周五前发送给贵方法务审核”）。

三、谈判后：及时复盘，跟进落地

沟通记录整理与归档

谈判结束后2小时内，由记录人整理沟通记录表（见模板），补充遗漏细节，保证“议题-诉求-回应-共识-分歧”一一对应。

将记录表同步给谈判团队成员及决策人，确认信息准确性后归档（按“日期-合作方-谈判主题”命名）。

复盘分析与策略优化

组织谈判团队复盘：总结本次谈判的成功经验（如“提前准备备选方案有效应对价格异议”）、不足（如“未提前知晓对方新采购负责人的决策风格”）及改进方向。

若未达成最终协议，根据复盘结果调整谈判策略，明确下次谈判的重点。

后续行动跟进

按照记录表中的“后续行动”项，责任人按时推进（如合同修订、法务审核、高层会议），并及时向对方同步进展（如“合同已修订完成，附件为最新版，请查收”）。

对达成的共识，在正式文件（如合同、会议纪要）中明确条款细节，避免口头承诺模糊。

沟通记录模板表单

基本信息

谈判日期

2024年月日

谈判时间

14:00-15:30

谈判地点

我方公司会议室A/线上会议（腾讯会议）

我方参与人员

经理（销售总监）、专员（商务支持）、*工程师（技术顾问）

对方参与人员

总（采购总监）、经理（供应链主管）、*女士（财务专员）

谈判主题

2025年度产品合作价格与条款谈判

谈判过程记录

议题1：价格条款

对方诉求

希望较2024年价格下调8%，因市场竞争加剧，需控制采购成本。

我方回应

2024年原材料成本上涨12%，建议价格上调5%；若年采购量超万件，可给予3%折扣。

达成共识

暂未达成一致：对方要求下调5%，我方坚持上调3%，约定3个工作日内提供成本明细供对方参考。

议题2：交付周期

对方诉求

现有交付周期为7天，希望缩短至3天，以应对其生产波动。

我方回应

缩短至3天需增加物流成本（约单价的2%），可接受在年采购量超万件时承担该成本。

达成共识

若年采购量≥万件，交付周期缩短至3天；否则维持5天（原7天基础上优化）。

议题3：付款方式

对方诉求

希望将“预付款30%到货70%”调整为“预付款20%到货80%”。

我方回应

预付款比例降低会增加资金风险，可接受“预付款25%到货75%”