办公室合同归档流程模板(3篇).docxVIP

第1篇

一、目的

为确保公司合同管理的规范性和完整性，提高合同归档效率，特制定本流程模板。

二、适用范围

本流程适用于公司所有合同（包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等）的归档工作。

三、流程步骤

1.合同签订

（1）合同签订前，合同管理部门对合同内容进行审核，确保合同条款合法、合规。

（2）合同签订后，合同签订人将合同原件交至合同管理部门。

2.合同审核

（1）合同管理部门对合同进行审核，包括合同条款、签字盖章、附件等。

（2）审核通过后，合同管理部门在合同上注明审核意见及日期。

3.合同登记

（1）合同管理部门将合同信息录入合同管理系统，包括合同编号、合同名称、签订日期、合同金额、对方单位、签订人等。

（2）合同管理系统自动生成合同归档编号。

4.合同归档

（1）合同管理部门根据合同归档编号，将合同原件及电子版文件分别存放在合同档案柜和电子档案库。

（2）合同档案柜按照合同归档编号顺序排列，便于查找。

（3）电子档案库按照合同归档编号进行分类存储，确保电子文件的安全性和可访问性。

5.合同保管

（1）合同管理部门负责合同档案的日常保管工作，包括防潮、防尘、防火、防盗等。

（2）合同档案柜钥匙由合同管理部门负责人保管，不得随意外借。

6.合同查询

（1）合同查询人需填写《合同查询申请表》，注明查询原因、合同编号等信息。

（2）合同管理部门根据查询申请，在合同档案柜或电子档案库中查找相关合同。

（3）查询结果由合同管理部门负责人签字确认后，交查询人。

7.合同销毁

（1）合同到期或合同解除后，合同管理部门负责对合同进行销毁。

（2）销毁前，合同管理部门需对合同进行核对，确保无遗漏。

（3）合同销毁后，合同管理部门需填写《合同销毁记录表》，并报公司领导审批。

四、注意事项

1.合同管理部门应定期对合同档案进行整理、清理，确保档案的完整性和准确性。

2.合同管理部门应加强对合同档案的保密工作，防止泄露公司商业秘密。

3.合同管理部门应加强与各部门的沟通，确保合同归档工作的顺利进行。

4.合同管理部门应定期对合同管理人员进行培训，提高其业务水平。

五、附则

1.本流程自发布之日起实施。

2.本流程由合同管理部门负责解释。

3.本流程如有未尽事宜，由公司领导决定。

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注：以上模板仅供参考，具体实施时可根据公司实际情况进行调整。

第2篇

一、目的

为确保公司合同管理的规范性和完整性，提高合同归档效率，特制定本流程模板。

二、适用范围

本流程适用于公司所有合同（包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等）的归档工作。

三、流程步骤

1.合同签订

（1）合同签订前，各部门应仔细审查合同条款，确保合同内容符合公司利益。

（2）合同签订后，合同签订人应及时将合同原件提交至合同管理部门。

2.合同登记

（1）合同管理部门收到合同后，应进行初步审查，确认合同内容无误。

（2）合同管理部门对合同进行编号，并填写《合同登记表》。

3.合同审核

（1）合同管理部门将《合同登记表》及合同原件提交至相关部门进行审核。

（2）审核部门在规定时间内完成审核，并将审核意见反馈至合同管理部门。

4.合同归档

（1）合同管理部门根据审核意见，对合同进行分类整理。

（2）合同管理部门将合同原件、复印件、电子版等资料按照以下要求归档：

a.合同原件：按照合同类别、签订日期、合同编号等顺序排列，装入档案盒。

b.合同复印件：按照合同类别、签订日期、合同编号等顺序排列，装入档案盒。

c.合同电子版：将合同扫描成PDF格式，存入公司内部合同管理系统。

5.合同借阅

（1）需查阅合同的人员应填写《合同借阅申请表》。

（2）合同管理部门在收到申请后，进行审核，确认借阅人身份及借阅目的。

（3）合同管理部门将合同原件或复印件借出，并要求借阅人在规定时间内归还。

6.合同销毁

（1）合同到期或合同履行完毕后，合同管理部门应进行审核，确认合同已履行完毕。

（2）合同管理部门将合同原件、复印件、电子版等资料进行销毁，销毁前应进行备案。

四、注意事项

1.合同管理部门应定期对合同档案进行整理、清理，确保档案的完整性和安全性。

2.合同管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露合同内容。

3.合同管理部门应加强与各部门的沟通，确保合同归档工作的顺利进行。

4.合同管理部门应定期对合同归档流程进行评估，不断优化流程，提高工作效率。

五、附则

1.本流程模板由合同管理部门负责解释。

2.本流程模板自发布之日起实施，原有流程模板自行废止。

3.本流程模板如有未尽事宜，由合同管理部门根据实际情况进行调整。

【结束】

第3篇

一、目的

为确保公司合同管理的规范性和完整性，提高合同归档效率，特制定本流程