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公司资产管理制度与资产管理工具指南
一、制度适用范围与核心应用场景
本制度及配套工具适用于公司各类资产（包括但不限于办公设备、生产设备、电子设备、办公家具、车辆、无形资产等）的全生命周期管理，覆盖资产从采购入库、领用使用、维护保养到盘点清查、报废处置的全流程。核心应用场景包括：新购资产登记与入账、部门间资产调拨、员工岗位变动时的资产交接、定期/不定期资产盘点、闲置资产再利用、报废资产处置审批等，旨在规范资产管理流程，保证资产安全完整、账实相符，提高资产使用效率。
二、资产全生命周期管理操作流程
（一）资产入库管理
采购申请与审批：各部门根据工作需要填写《资产采购申请表》，注明资产名称、规格型号、数量、预估金额、用途等信息，经部门负责人*经理审批后提交至行政部（或资产管理部）。
资产验收与登记：资产到货后，由行政部组织验收小组（至少2人，含使用部门代表*某）对照采购清单核对资产实物信息（外观、型号、数量等），检查质量合格证明文件，填写《资产验收单》。验收合格后，行政部资产管理人员在资产管理系统中创建资产档案，唯一“资产编号”（规则：资产类别代码-购置年份-流水号，如“OB-2024-001”），并将资产信息录入《资产总登记表》。
（二）资产领用与调拨管理
领用申请：员工因工作需要领用资产时，填写《资产领用申请表》，注明资产编号、名称、领用用途、领用人等信息，经部门负责人*经理审批。
领用发放与登记：行政部根据审批通过的领用申请，发放资产并更新《资产总登记表》中的“使用部门”“保管人”“领用日期”等字段，同时要求领用人签字确认《资产领用签收单》。
内部调拨：因部门工作调整需调拨资产时，由调入部门填写《资产调拨申请表》，注明资产编号、调拨原因、调入/调出部门等信息，经调出、调入部门负责人及行政部审批后，行政部更新资产档案，调拨双方签字确认调拨记录。
（三）资产盘点管理
盘点计划制定：行政部每季度/半年组织一次全面盘点，特殊情况下（如部门负责人变动、离职交接）可增加临时盘点，提前3个工作日下发《资产盘点通知》，明确盘点范围、时间、参与人员（含财务部代表*会计）及分工。
实地盘点实施：盘点人员对照《资产总登记表》对资产逐一清点，核对资产编号、名称、数量、使用状态等信息，填写《资产盘点表》，注明“账面数量”“实盘数量”“差异原因”（如盘盈、盘亏、毁损等），并由盘点人、监盘人签字确认。
差异处理与账务调整：盘点结束后，行政部汇总盘点结果，对差异情况进行分析，编制《资产盘点差异报告》，经财务部审核、总经理*总审批后，调整资产台账：盘盈资产需补充验收登记手续，盘亏资产需查明责任并按制度处理，保证账实一致。
（四）资产维护与报废处置
日常维护：资产保管人负责日常清洁、简单维护，发觉故障及时报修；行政部建立《资产维护记录表》，记录维修时间、维修内容、维修费用、维修单位等信息。
报废申请与鉴定：资产达到使用年限（如电子设备5年、办公家具8年）或因技术淘汰、损坏无法修复时，由使用部门填写《资产报废申请表》，注明资产信息、报废原因，经行政部组织技术鉴定（可邀请专业人员工程师参与）确认后，提交至审批层级（单位价值5000元以下由行政部负责人审批，5000元以上需总经理总审批）。
报废处置与残值回收：审批通过的报废资产，由行政部统一处置（如变卖、回收、捐赠等），处置收入上交财务部，更新《资产总登记表》中资产状态为“已报废”，并注销资产档案。
三、常用资产管理表单模板
（一）资产总登记表
资产编号
资产名称
类别
规格型号
购置日期
原值（元）
使用部门
保管人
使用状态（在用/闲置/报废）
备注
OB-2024-001
联想ThinkPad笔记本
电子设备
T14
2024-01-15
6500
市场部
张*
在用
含充电器
OF-2023-005
办公桌
办公家具
1.5m*0.8m
2023-03-20
1200
行政部
李*
闲置
待调拨
（二）资产领用申请表
领用部门
领用人
申请日期
资产编号
资产名称
规格型号
领用数量
预计使用期限
用途
部门负责人审批
研发部
王*
2024-05-10
OT-2024-002
打印机
HPLaserJetPro
1
3年
项目文件打印
同意*经理
行政部
赵*
2024-05-11
FF-2023-011
文件柜
4层
2
5年
档案存储
同意*经理
（三）资产盘点表
盘点日期
资产编号
资产名称
账面数量
实盘数量
差异数量
差异原因
盘点人
监盘人
2024-06-30
OB-2024-001
联想ThinkPad笔记本
1
1
0
无
刘*
陈*
2024-06-30
OF-2023-005
办公桌
1
0
-1
已调拨未更新台账
刘*
陈*
（四）资产报废申请表
报废部门
报废日期
资产编号
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