活动场地及设备租赁申请审批表.docVIP

适用范围与背景

本工具适用于企业、机构或组织内部各类活动（如部门会议、培训讲座、团建活动、客户交流会等）及对外合作活动的场地与设备租赁申请场景。当活动需使用公司内部场地（如会议室、培训室、多功能厅等）或租赁外部场地、设备（如音响、投影仪、桌椅等）时，通过标准化申请流程明确需求、协调资源、规范审批，保证活动有序开展，同时合理控制成本、规避资源冲突。

申请审批流程详解

第一步：需求确认与信息收集

申请人需提前明确活动核心信息，包括：

活动主题、目的、时间（具体起止时间，含setup和撤场时间）；

参与人数及人员构成（内部员工/外部嘉宾）；

场地需求（如场地类型、容纳人数、必备设施如投影仪、空调等）；

设备需求（设备名称、数量、功能要求，如是否需要专业音响、灯光设备等）；

预算范围（场地租赁费、设备租赁费、运输费等预估费用）。

注：若涉及外部场地/设备，需提前调研场地资质、设备可用性及租赁单价，避免信息偏差。

第二步：填写申请表单

申请人根据收集的信息，完整填写《活动场地及设备租赁申请审批表》（详见模板），保证以下字段准确无误：

申请人基本信息（姓名、部门、联系方式）；

活动基本信息（名称、时间、地点、参与人数）；

场地需求明细（如“需容纳50人会议室，配备白板、投影仪”）；

设备需求明细（如“无线麦克风2个、音响1套、桌椅50套”）；

预算明细（分项列出场地费、设备费等，附外部报价单如有）；

活动安全及应急预案（如涉及大型活动或特殊设备，需简要说明安全措施）。

第三步：部门负责人初审

申请人将填写完整的申请表提交至所在部门负责人（如部门经理/项目负责人），部门负责人需审核：

活动必要性是否符合部门工作计划；

申请人是否已协调部门内部资源（如是否可使用现有场地/设备）；

预算是否在部门可控范围内。

审核通过后，部门负责人签署意见并签字；若不通过，需注明理由并退回申请人调整。

第四步：场地设备管理部门复核

部门初审通过后，申请表流转至场地设备管理部门（如行政部/后勤部），该部门需在2个工作日内完成复核：

场地确认：检查内部场地可用性，若需外部场地，核实场地资质、租赁条款及与活动时间的匹配度；

设备确认：核对设备库存、状态及维护记录，确认能否满足需求，如需外部租赁，评估供应商资质及价格合理性；

资源冲突排查：避免与其他活动场地、设备使用时间重叠。

复核通过后，签署意见；若需调整（如更换设备、调整时间），与申请人沟通修改后再次提交。

第五步：领导终审

根据活动规模及权限分级，提交至对应领导审批：

一般活动（如部门内部会议、小型培训）：由场地设备管理部门负责人审批；

重要活动（如客户交流会、大型团建）：需分管副总/总经理审批；

涉及高额预算（如单次租赁超万元）或特殊资源（如外部专业舞台设备），需提交至管理层会议集体审议。

领导审批重点关注活动合规性、预算合理性及资源匹配度，签署“同意”或“不同意”意见，并注明修改意见（如不同意）。

第六步：结果反馈与执行

审批完成后，场地设备管理部门将结果反馈至申请人：

审批通过：确认最终场地、设备清单及使用时间，同步租赁合同（如需）、设备操作指南；

审批不通过：说明原因，申请人根据意见调整后重新走流程。

申请人需在活动前1个工作日与场地设备管理部门确认最终安排，活动期间遵守场地设备使用规范，活动结束后配合验收并归还设备。

标准化申请表单

申请基本信息

申请人姓名

（如：）

所在部门

（如：市场部）

联系方式

（如：）

活动名称

（如：2024年客户答谢会）

活动目的

（如：维护客户关系，展示公司产品）

活动时间

（如：2024年X月X日14:00-17:00，setup时间：13:00-14:00）

参与人数

（如：80人，其中内部员工20人，外部客户60人）

场地需求

场地类型

（如：多功能厅/外部酒店宴会厅）

场地面积

（如：200㎡）

必备设施

（如：投影仪、音响、空调、独立卫生间）

设备需求

设备名称

数量

无线麦克风

2个

投影仪

1台

活动桌椅

80套（8人桌10张）

预算明细

项目

预估金额（元）

场地租赁费

（如：5000）

设备租赁费

（如：3000）

其他费用

（如：1000）

审批意见

部门负责人意见

签字：__________日期：_______

场地设备管理部门意见

签字：__________日期：_______

领导审批意见

签字：__________日期：_______

备注

（如：需提前布置背景板，车辆停放协调等）

关键注意事项提醒

提前申请时限：内部场地/设备至少提前3个工作日申请，外部场地/设备需提前5-7个工作日，保证资源预留充足。

设备使用规范：活动前需参加设备操作培训（如需），严格按照操作手册使用，严禁私自拆卸或外借设备，损坏需按公司规定赔偿。

安全责