会议记录与会议计划管理模板.docVIP

会议记录与会议计划管理工具模板

一、适用工作场景

团队例会：部门周会、项目组日常沟通会，用于同步进度、明确分工；

专项推进会：新产品研发、市场活动策划等阶段性目标对齐会；

跨部门协调会：涉及多部门协作的资源调配、流程优化会议；

决策评审会：项目立项、预算审批等需要形成明确决议的会议；

总结复盘会：阶段性工作回顾、经验沉淀及下一步计划制定。

二、模板使用操作流程

1.会前：会议计划制定与准备

目标：保证会议目标清晰、流程高效，参会人员提前准备。

（1）明确会议基本信息

确定会议主题（如“Q3产品迭代进度同步会”）、时间（具体到日期、上下午、开始/结束时间）、地点（会议室名称/线上会议）；

预估参会人员（核心成员、列席人员），提前发送会议邀请并确认出席情况，避免临时变动。

（2）制定会议议程

根据会议目标拆解议题，按优先级排序（如“议题1：当前进度汇报→议题2：风险问题讨论→议题3：下一步计划确认”）；

为每个议题分配讨论时间（如“议题1：30分钟”），避免议题冗长或跑题。

（3）准备会议材料

提前收集与议题相关的资料（如数据报表、方案初稿、历史会议记录），整理成会议包发送给参会人员；

准备会议所需工具（如投影仪、白板、线上会议软件的测试账号），保证设备正常运行。

2.会中：会议记录实时跟进

目标：客观、完整记录会议关键信息，保证讨论内容、决议事项、行动项可追溯。

（1）记录会议基本信息

在会议记录表模板中填写会议主题、时间、地点、主持人（经理）、记录人（助理）、参会人员（开发组长、设计主管、*运营专员列席）。

（2）按议程顺序记录讨论内容

逐项记录各议题的讨论要点：如“议题1：当前进度汇报”中，*开发组长汇报“前端开发完成80%，后端接口联调延迟2天，原因：第三方数据对接接口未提供”；

重点关注分歧点及共识：如“针对后端延迟问题，讨论后决定由开发组长对接第三方接口，运营专员协助催促，最晚3日内提供”。

（3）明确决议事项与行动项

决议事项：需形成统一结论的内容（如“本次迭代上线时间调整为9月30日”）；

行动项：需具体执行的任务，需包含“任务描述、负责人、截止时间、交付物”（如“任务：第三方接口对接；负责人：*开发组长；截止时间：9月25日；交付物：接口联调完成报告”）。

（4）实时核对记录准确性

对关键数据（如时间、数字、负责人姓名）与发言人确认，避免记录偏差；

对复杂讨论内容，可使用“关键词+简短描述”方式记录，会后及时补充完整。

3.会后：记录整理与任务跟踪

目标：保证会议成果落地，形成闭环管理。

（1）整理会议记录

会后24小时内完成会议记录整理，补充未完善的细节，保证语言简洁、逻辑清晰；

将会议记录（含决议事项、行动项）发送给所有参会人员及相关干系人，确认无异议后定稿（如“9月20日17:00前反馈修改意见，逾期视为确认”）。

（2）跟踪行动项执行

在任务管理工具（如项目管理软件、Excel表格）中同步行动项，明确责任人及截止时间；

定期（如每周例会）检查行动项进度，对延迟任务及时预警（如“*开发组长负责的接口对接任务，截止日期临近，需提前1天提醒”）。

（3）归档会议资料

将会议计划表、会议记录定稿、会议材料（如PPT、数据报表）统一归档至共享文件夹，按“会议日期+主题”命名（如Q3产品迭代进度同步会”），方便后续查阅。

三、会议计划表模板

会议基本信息

会议主题

Q3产品迭代进度同步会

会议时间

2023年9月18日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议，会议号：*–）

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

核心成员：开发组长、设计主管、运营专员；列席：测试工程师

会议目标

同步Q3产品迭代当前进度，解决开发延迟问题，确认下一步计划

会议议程

议题内容

预计时长

负责人

所需材料

议题1：当前进度汇报

各模块负责人汇报开发/设计/测试进度，同步已完成的里程碑及未完成项

30分钟

开发组长、设计主管、*测试工程师

各模块进度报表、迭代计划表

议题2：风险问题讨论

针对后端接口联调延迟、设计稿修改次数超频等问题讨论解决方案

40分钟

全体参会人员

风险清单、历史问题记录

议题3：下一步计划确认

明确剩余任务分工、调整上线时间节点，分配资源支持

20分钟

*经理

调整后的迭代计划草案

议题4：其他事项

临时新增议题（如有）

10分钟

主持人

-

四、会议记录表模板

会议基本信息

会议主题

Q3产品迭代进度同步会

会议时间

2023年9月18日14:00-16:05（实际时长5分钟）

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

开发组长、设计主管、运营专员、测试工程师

议题讨论记录

讨论要点

议题1：当前进度汇报