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客户资料及项目档案管理模板
一、适用范围与应用场景
二、标准化操作流程
1.管理范围与对象梳理
明确需管理的客户类型（如潜在客户、意向客户、成交客户、沉睡客户）及项目阶段（如需求调研、方案设计、开发实施、验收交付、运维支持），保证覆盖客户全生命周期与项目全流程。例如销售团队需重点跟进潜在客户的信息更新，项目组则需聚焦各阶段的交付物与风险记录。
2.基础信息采集与建档
客户资料采集：通过客户拜访、问卷调研、合作沟通等方式，收集客户基本信息（如公司名称、行业类型、规模、成立时间）、联系人信息（如姓名、职务、联系方式、沟通偏好）、需求痛点（如业务痛点、期望目标、预算范围）及合作历史（如过往合作项目、合同金额、履约评价）。
项目档案初始化：针对新启动项目，创建项目档案，录入项目编号（可按年份+客户简称+序号规则编制）、项目名称、客户对接人、项目目标、关键里程碑（如需求确认节点、方案评审节点、上线节点）、核心团队成员（如项目经理、产品经理、技术负责人）及资源需求（如人力预算、技术支持）。
3.动态更新与维护
客户资料更新：定期（如每月/每季度）复核客户信息，对联系人变动、需求调整、经营状况变化（如企业扩张、战略转型）等进行同步；重要沟通后24小时内补充跟进记录（如沟通时间、议题、客户反馈、待办事项）。
项目进展跟踪：按里程碑节点记录项目进展，包括阶段成果（如需求文档初稿、原型设计图、测试报告）、问题与风险（如需求变更、资源冲突、技术难点）、解决方案及责任人；项目状态变更（如“进行中”转“验收中”）时，同步更新原因及下一步计划。
4.分类归档与检索
客户资料分类：按行业（如制造业、互联网、零售）、客户等级（如战略客户、核心客户、普通客户）、合作状态（如活跃、暂停、终止）等维度建立文件夹，电子档案命名规则为“客户名称-类型-更新日期”（如“科技-核心客户）。
项目档案归档：项目交付完成后1周内，整理所有交付物（如合同、方案、验收报告、客户反馈表）、过程文档（如会议纪要、进度周报、变更记录）及复盘总结（如经验教训、改进建议），形成完整项目包，按“项目编号-项目名称-归档日期”规则存档，并设置关键词标签（如“客户需求变更”“技术难点攻克”）便于检索。
5.权限管理与协同
根据岗位需求设置档案访问权限：销售团队可查看/编辑客户基础信息及跟进记录，项目组可查看/编辑项目档案及客户关联信息，管理层可查看全量数据及统计分析结果；跨部门需调取档案时，通过OA系统提交申请，经负责人审批后获取，保证信息安全与使用规范。
三、核心模板表格设计
表1：客户资料信息表
字段名称
字段说明
填写示例
必填
客户编号
客户唯一标识（按规则自动）
C202405001
是
客户名称
客户公司全称
科技有限公司
是
所属行业
客户主营业务领域
互联网/电商
是
客户规模
企业员工人数或年营收（可选填）
500-1000人
否
联系人姓名
主要对接人姓名
*经理
是
联系人职务
客户方对接人职位
采购总监
是
联系方式
客户方联系人电话
是
邮箱地址
客户方联系人邮箱
xx
否
公司地址
客户注册经营地址
市区路号
否
客户需求
核心业务需求或痛点（可多选/补充）
降低系统运维成本、提升数据安全性
是
合作历史
往往合作项目名称、合作金额、合作期限
2023年智慧办公系统项目，50万元，1年
否
跟进记录
最近一次沟通时间、内容、待办事项
2024-05-10：沟通二期需求，待提供业务场景文档
是
客户等级
战略客户/核心客户/普通客户/潜在客户
核心客户
是
负责人
企业内部客户对接人
*主管
是
更新日期
信息最后修改时间
2024-05-15
是
表2：项目档案跟踪表
字段名称
字段说明
填写示例
必填
项目编号
项目唯一标识（按规则自动）
P202405001
是
项目名称
项目全称
科技智慧办公系统二期项目
是
客户名称
关联客户名称（引用客户资料表）
科技有限公司
是
项目类型
定制开发/产品销售/咨询服务
定制开发
是
启动日期
项目正式启动时间
2024-05-01
是
预计完成日期
项目计划交付时间
2024-08-31
是
项目经理
项目负责人
*经理
是
核心成员
产品、技术、测试等关键成员（可多选）
产品经理、技术负责人
是
当前阶段
需求调研/方案设计/开发实施/测试验收/交付运维
需求调研
是
当前进展
本阶段完成情况（百分比/文字描述）
需求访谈完成80%，待确认业务流程
是
关键交付物
阶段性成果文档/交付物
需求规格说明书（V1.0）
否
问题与风险
当前项目风险（如需求变更、资源延迟）
客户提出新增报表需求，需评估工时
否
解决方案
针对风险的应对措施
5月20日前提交需求变更评估报告
否
责任人
问题解决负
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