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企业内部文件档案管理标准流程模板

一、适用场景与范围

本流程模板适用于企业内部各类文件档案的全生命周期管理，涵盖行政文件、业务文件、合同协议、会议纪要、技术资料、人事档案等纸质及电子档案。适用于文件形成部门、档案管理部门及相关岗位人员，保证文件从产生、归档、保管、利用到销毁的规范化操作，保障档案的完整性、安全性和可追溯性。

二、标准操作流程详解

（一）文件形成与分类

文件形成

文件起草人根据工作需求起草文件，保证内容准确、格式规范（如字体、字号、页边距等符合企业公文标准），经部门负责人*审核无误后定稿。

电子文件需在指定办公系统（如OA系统）中创建，纸质文件需使用企业统一模板，避免手写涂改（确需修改的，须在修改处签字确认）。

文件分类

依据《企业文件分类方案》，按部门（如行政部、财务部、业务部）、文件类型（如管理类、业务类、技术类）、密级（公开、内部、秘密、机密）进行一级分类；

二级分类可按年份、项目名称、文件编号等细分，例如“行政部-2024年-会议纪要”“业务部-A项目-合同协议”。

密级划分标准：公开文件可对外展示，内部文件仅限企业内部查阅，秘密文件需部门负责人以上人员审批，机密文件需分管副总以上人员审批。

（二）归档准备与移交

归档范围与时间

归档范围：凡反映企业主要职能活动、具有查考利用价值的文件材料（包括正本、副本、定稿、重要修改稿、电子版本等）均需归档；

归档时间：纸质文件应在文件办理完毕后1个月内完成归档，电子文件应在形成后3个工作日内至档案管理系统。

文件整理与检查

纸质文件：按件整理，去除金属夹、订书钉等易锈蚀装订物，检查文件是否齐全、字迹是否清晰，破损文件需修补后归档；

电子文件：保证格式兼容（如PDF、Word、Excel等），加密文件需解密或提供密码说明，重要电子文件需刻录光盘或备份至企业服务器。

填写移交清单与移交

档案管理员与文件形成部门共同填写《文件归档移交清单》（详见模板1），详细列明文件编号、名称、形成日期、页数、密级、保管期限等信息，双方签字确认；

纸质档案按分类顺序装入档案盒，盒面标注“部门-年份-类别-盒号”；电子档案在档案管理系统中建立对应目录，并关联移交清单。

（三）档案保管与维护

保管场所与设施

纸质档案存放于专用档案室，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘设施（如灭火器、防盗门窗、温湿度计、除湿机等），温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

电子档案存储于企业内部服务器或云存储平台，定期进行数据备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据异地存放。

定期检查与清点

档案管理员每季度对纸质档案进行一次清点，检查档案是否缺失、损坏，发觉问题及时上报并处理；

每半年对电子档案进行一次数据完整性检查，保证备份文件可正常读取。

密级档案管理

秘密、机密档案需存放在带锁的铁皮柜中，由专人保管，查阅时须经档案管理员与部门负责人双重审批，查阅过程全程记录；

电子密级档案需设置访问权限，仅授权人员可查看或，操作日志留存至少1年。

（四）档案借阅与利用

借阅申请与审批

借阅人填写《档案借阅申请表》（详见模板2），注明借阅档案名称、编号、用途、借阅期限（纸质档案一般不超过7个工作日，电子档案不超过3个工作日），经部门负责人审批后提交档案管理员；

涉及密级档案的，需额外经分管领导审批，借阅人签署《档案保密承诺书》。

档案借出与归还

纸质档案借阅时，档案管理员核对申请表与档案信息无误后，登记《档案借阅台账》，借阅人签字领取；归还时检查档案是否完好、有无缺失，确认无误后注销借阅记录；

电子档案借阅通过档案管理系统在线申请，审批通过后系统自动授予临时访问权限，到期后权限自动失效，借阅记录系统自动留存。

档案复制与摘录

复制档案须经档案管理员批准，复制件加盖“档案复制”章，与原件具有同等效力；摘录档案需注明摘录内容、页数、日期，并由摘录人签字确认。

（五）档案鉴定与销毁

鉴定组织与标准

档案管理员每3年组织一次档案鉴定工作，由档案管理、业务、法务等部门负责人组成鉴定小组；

鉴定依据《档案保管期限表》，对到期档案进行价值评估：仍有查考价值的延长保管期限，无保存价值的列入销毁清单。

销毁审批与执行

鉴定小组填写《档案销毁审批表》（详见模板3），列明销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、鉴定意见，经分管副总审批后实施销毁；

纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案采用数据擦除或物理销毁（如硬盘粉碎），销毁过程由2名以上人员监销，监销人签字确认《档案销毁记录表》。

销毁后管理

《档案销毁审批表》《档案销毁记录表》需永久保存，不得销毁；

销毁后发觉应保存档案的，须立即追回并重新归档，追究相关责任人责任。

三、常用管理表格模板

模板1：文件归档移交清单

文件编号

文件名称

形成部门

形成日期

页数

密级

保管