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采购物品验收记录模板：规范流程，强化透明度管理

一、适用范围与核心价值

本模板适用于各类企业、事业单位及项目团队的采购物品验收环节，涵盖办公用品、生产设备、原材料、服务类成果等多种物资类型。通过标准化验收流程与清晰的信息记录，可有效解决采购过程中常见的“数量不符、质量争议、责任不清”等问题，实现验收环节的全程留痕、责任可追溯，显著提升采购工作的透明度与规范性，降低沟通成本与管理风险。

二、标准化验收操作流程

（一）验收准备阶段

资料前置核对

验收前，采购员需将《采购订单》《供应商报价单》《技术规格说明书》等文件提交至验收小组，明确验收标准（如数量、质量、交付时间、包装要求等）。对于特殊物品（如特种设备、进口材料），需提前确认是否需要第三方检测机构参与。

人员与工具准备

验收小组由采购部门、使用部门及财务部门（必要时）人员共同组成，至少2人以上共同参与。需准备验收工具（如称重仪、卷尺、检测设备等）、验收记录表（本模板）、拍照/录像设备（用于留存现场证据）。

（二）现场验收执行

基础信息核对

单据一致性：比对外包装上的送货单、采购订单编号、供应商信息是否一致，避免错收、漏收。

数量清点：采用“逐件清点+抽样复核”方式，对于批量物品（如办公用品、原材料）按5%-10%比例抽样，数量较少时需100%清点，记录实际到货数量（与订单数量差异需标注原因）。

质量与规格检验

外观检查：检查物品包装是否完好、有无破损、污染，标识（如生产日期、保质期、型号规格）是否清晰。

功能测试：根据物品特性进行功能性验证（如电子设备通电测试、机械设备运行调试、原材料取样送检），保证符合采购合同约定的技术标准。

文件核对：索取并核对供应商提供的产品合格证、检验报告、保修卡、进口报关单等证明文件，留存复印件或扫描件。

异常问题处理

若发觉数量不符、质量缺陷或规格不符等问题，立即拍照/录像记录，与送货人员当场确认，并在验收记录表中详细描述问题现象、数量及潜在影响。同时第一时间通知采购负责人及供应商，协商处理方案（如拒收、换货、降价等），形成书面沟通记录。

（三）验收结论与归档

结果判定

根据验收情况，在“验收结果”栏勾选“合格”“不合格”（需注明具体问题）或“让步接收”（经审批后适用），并由验收小组全体成员签字确认。

资料整理

将验收记录表、问题沟通记录、检测报告、现场照片等资料整理成册，按“采购单号+日期”编号，同步录入采购管理系统，电子版备份保存至少3年，纸质版由采购部门归档管理。

三、采购物品验收记录表（模板）

采购基本信息

采购单号

ZFCG-2024-X

供应商名称

科技有限公司

验收日期

2024年月日

验收地点

公司仓库A区

验收小组

采购员：某；使用部门代表：某；质检员：*某

订单金额（元）

15,800.00

实际到货金额（元）

15,800.00

物品明细验收

规格型号

订单数量

实收数量

单价（元）

金额（元）

验收结果（合格/不合格/让步接收）

质量描述/异常说明

办公电脑（联想ThinkPad）

T14AMD锐龙版

10

10

5,800.00

58,000.00

合格

外观完好，开机测试正常，配件齐全

打印机（HPLaserJet）

ProM404n

2

2

3,500.00

7,000.00

合格

功能正常，硒墨盒为原装正品

A4打印纸（晨光）

80g/500张

50箱

50箱

40.00

2,000.00

合格

包装无破损，数量准确

验收结论与处理意见

综合验收结论

□合格□不合格□让步接收（需附审批单：______________________）

不合格/让步接收原因

（若勾选此项，请详细说明：____________________________________）

处理方案

（如：拒收并要求日内换货；降价10%接收等）______________________

供应商签字确认

（盖章）日期：_______年_______月_______日

签字确认

使用部门确认

签字：*某日期：_______年_______月_______日

采购部门确认

签字：*某日期：_______年_______月_______日

财务部门确认（可选）

签字：*某日期：_______年_______月_______日

部门负责人审批

签字：*某日期：_______年_______月_______日

四、使用规范与风险提示

验收职责明确

验收小组需独立、客观开展验收工作，严禁采购员单独签字确认。使用部门人员需重点关注物品的适用性，质检员需严格把控技术参数，保证三方权责清晰。

问题处理时效

发觉验收问题后，需在24小时内通知供应商并反馈至采购管理部门，逾期未处理导致损失的，由相关验收人员承担责任。

资料完整性要求

验收记录表需填