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供应链采购需求计划及供应商管理工具

一、工具应用场景

本工具适用于各类企业（制造业、零售业、服务业等）的采购部门与计划部门协同工作，聚焦于“需求计划-供应商匹配-执行跟踪-绩效优化”全流程管理。具体场景包括：

年度/季度采购计划制定：基于销售预测、库存数据、生产计划，汇总各部门物料需求，形成结构化采购计划；

新项目/新产品采购需求提报：研发、生产等部门提报新物料采购需求，采购部评估可行性并启动供应商寻源；

现有供应商绩效评估：定期对合作供应商的质量、交期、价格等维度进行量化评分，优化供应商结构；

采购订单全流程跟踪：从订单下达、供应商生产备货、物流交付到入库验收，实时监控执行进度，异常情况及时预警。

二、操作流程详解

步骤一：采购需求收集与确认

目标：保证需求信息准确、完整，为后续计划编制提供依据。

1.1需求提报：各部门（生产、研发、仓储等）通过系统或指定表单提报采购需求，需填写《物料需求明细表》（见模板1），注明物料编码、名称、规格型号、需求数量、需求时间、用途说明、紧急程度（如“紧急/常规/长期”）。

1.2需求初审：采购部收到需求后，1个工作日内完成初审，重点核对：物料编码是否存在（若为新物料，需补充物料信息）、需求数量与历史消耗是否匹配、需求时间是否合理（避免过早或过晚到货）。

1.3需求确认：采购部与需求部门沟通确认需求细节，对存疑事项（如数量调整、时间变更）达成一致，双方签字确认后录入需求池。

步骤二：采购需求计划编制

目标：汇总分散需求，形成分类、分阶段的采购计划，保证资源统筹与成本控制。

2.1需求分类汇总：按物料属性（原材料、辅料、MRO等）、供应商类型（战略供应商、常规供应商、备用供应商）对需求池数据进行分类，汇总同一物料、不同部门的需求量。

2.2库存与在途量核对：联动仓储系统获取当前库存量、在途订单量（已下单未到货），计算“净需求量=需求数量-库存量-在途量”，避免重复采购。

2.3计划制定与审批：编制《采购需求计划总表》（见模板2），明确物料名称、规格型号、净需求量、计划采购时间、建议供应商（若有）、预算金额。计划经采购部负责人*经理审批后，提交至管理层（如采购总监）最终审批。

步骤三：供应商信息维护与管理

目标：动态掌握供应商资质与能力，为供应商选择提供基础数据支持。

3.1现有供应商梳理：定期（如每季度）更新《供应商基本信息表》（见模板3），内容包括供应商名称、联系人、联系方式、地址、主营品类、注册资本、合作年限、历史供货记录（物料范围、年均采购额）、资质证书（ISO9001、行业许可证等）。

3.2新供应商准入：对潜在供应商（如通过招标、行业推荐引入），需收集其营业执照、产品检测报告、生产能力说明（如生产线数量、产能）、过往合作案例，经采购部初审、实地考察（重点核查生产现场、品控流程）后，录入供应商库并标注“待评估”状态。

步骤四：供应商评估与选择

目标：通过量化指标筛选优质供应商，保证采购物资的质量与交付稳定性。

4.1制定评估标准：根据物料特性明确评估维度及权重（示例）：

质量保障（30%）：批次合格率、质量问题响应速度；

交付能力（25%）：准时交货率、订单满足率；

价格水平（20%）：报价合理性、价格稳定性；

服务能力（15%）：技术支持、售后服务响应时间；

企业资质（10%）：认证体系、财务状况。

4.2供应商筛选：从供应商库中匹配满足基本条件（如具备相关资质、产能匹配）的供应商，发放《供应商评估问卷》（含评估标准明细）。

4.3现场评估（必要时）：对得分排名前3的供应商，组织跨部门团队（采购、质量、生产）进行现场考察，形成《供应商考察报告》。

4.4确定合作供应商：结合问卷得分、考察结果，最终确定合作供应商，签订《采购框架协议》，明确质量标准、交付周期、价格条款、违约责任等。

步骤五：采购计划执行与跟踪

目标：保证订单按计划执行，及时处理异常情况，保障生产/运营连续性。

5.1订单下达：根据审批后的《采购需求计划总表》，向选定供应商下达《采购订单》（需与订单号、物料信息、数量、交付时间、验收标准一致），抄送仓储部、财务部。

5.2进度跟踪：采购专员通过ERP系统或供应商portal跟踪订单执行进度，重点关注：生产备货情况（供应商是否已排产）、物流安排（发货时间、物流单号）、在途状态。

5.3异常处理：若出现延迟交货、质量不符等异常，采购部需在2小时内启动应急流程：与供应商沟通原因（如产能不足、原材料涨价）、协商解决方案（如分批交付、替代物料）、评估对生产的影响并同步至需求部门，必要时启动备用供应商。

步骤六：供应商绩效评估与反馈

目标：量化供应商表现，激励优秀供应商，淘汰低效供应商，持续优化供应链。

6.1数据收集：每月/季度收集供应商绩效数据，