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行政会议纪要记录与决议执行模板

一、适用情境

二、详细操作流程

（一）会前准备：夯实基础，保证会议有序

明确会议信息

提前与会议组织者确认会议主题、时间（起止时间）、地点（会议室/线上会议）、参会人员（主持人、记录人、各部门负责人及相关人员）、会议议程及预计时长。

准备会议材料

收集与会议议程相关的背景资料、上次会议纪要（若有）、待讨论议题的初步方案等，提前分发至参会人员，保证与会者提前知晓会议内容，提高讨论效率。

准备记录工具

准备会议记录模板（电子版/纸质版）、笔、录音设备（需提前征得主持人同意）或会议纪要软件，保证记录工具正常可用。

（二）会中记录：聚焦核心，准确捕捉关键信息

记录会议基本信息

按模板要求填写会议名称、会议编号（可选）、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（签到或名单确认）、缺席人员及原因（如有）、列席人员（如有）。

逐项记录议题讨论内容

按照会议议程顺序，记录每个议题的讨论要点：

议题背景：简要说明议题提出的缘由或当前进展；

主要观点：记录参会人员（特别是部门负责人）的核心发言，用“（部门）：[观点内容]”格式标注发言人，避免主观臆断，仅记录客观事实；

分歧与共识：若存在不同意见，需明确记录分歧点；若达成共识，需清晰标注共识结果。

明确决议事项与执行要求

对讨论后形成的决议，需重点记录以下信息：

决议编号（可选，便于后续跟踪）；

决议内容：清晰描述决议的具体事项，避免模糊表述（如“尽快完成”需明确为“X月X日前完成”）；

执行责任人：明确具体部门或人员（如“行政部”或“**”）；

配合部门/人员（如有）；

完成时限：精确到日期或时间节点（如“2024年X月X日下班前”“下次会议前”）；

交付成果：明确需提交的输出物（如“《制度修订版》”“会议总结报告”）。

（三）会后整理：规范格式，保证纪要准确完整

整理会议纪要初稿

会后2个工作日内，根据会中记录整理纪要初稿，内容包括：

会议基本信息（与会会中记录一致）；

各议题讨论要点（按议程顺序，语言简洁、条理清晰）；

决议事项汇总（以表格形式呈现，见“模板示例”部分）；

其他需补充说明的事项（如下次会议安排、遗留问题等）。

审核与修订

将初稿提交主持人审核，重点核对决议内容、责任人、时限等关键信息的准确性；根据主持人的修订意见进行调整，保证纪要与会议实际结果一致。

分发与存档

审核通过后，1个工作日内将正式纪要分发至所有参会人员、相关部门及公司管理层（如需）；同时将电子版纪要归档至公司共享文件夹（如“行政部-会议纪要”），纸质版按公司档案管理规定存档。

（四）执行跟踪：闭环管理，保证决议落地

建立执行跟踪表

根据决议事项创建“决议执行跟踪表”，记录决议编号、内容、责任人、时限、当前状态（待执行/进行中/已完成/延期）、实际完成时间、备注（如延期原因）等信息。

定期跟进与提醒

责任人需在截止日前3天、1天分别通过邮件或即时通讯工具向记录人反馈执行进展；记录人每周更新跟踪表，对临近截止未完成的决议提前提醒责任人，对已完成的决议收集交付成果进行确认。

结果反馈与复盘

决议完成后，责任人需提交完成报告（含成果物），记录人在下次会议或周报中通报决议执行情况；对未按时完成的决议，需在会议中说明原因并提出改进措施，保证形成“决议-执行-反馈-复盘”的闭环管理。

三、模板示例

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

A公司*2024年X月行政工作例会

会议日期

2024年X月X日

会议时间

14:00-16:00

会议地点

总部3楼第一会议室

主持人

**（行政总监）

记录人

**（行政专员）

参会人员

**（人事部）、赵六（财务部）、孙七（后勤部）等

缺席人员

周八（行政部）——因公出差

列席人员

无

（二）议题讨论与决议记录表

议题编号

议题名称

讨论要点

决议内容

执行责任人

配合部门

完成时限

交付成果

01

办公环境优化方案

1.人事部：员工反映工位隔挡高度不足，影响专注度；2.后勤部：建议增加绿植改善空气质量；3.财务部：预算需控制在5000元内。

1.后勤部负责采购可调节高度工位隔挡，预算3000元；2.后勤部统一采购桌面绿植，预算1000元；3.X月X日前完成。

孙七

无

2024年X月X日

采购清单、验收报告

02

月度行政费用报销流程

1.**：当前报销周期长，员工反馈强烈；2.财务部：需补充发票合规性审核环节。

1.行政部牵头，联合财务部优化报销流程，将审批环节从5个缩减至3个；2.X月X日前发布新流程并培训；3.X月起执行新流程。

**

财务部

2024年X月X日

《报销流程优化方案》、培训记录

（三）决议执行跟踪表

决议编号

决议内容简述

责任人

计划完成时间

当前状态

实际完成时间

备注

01-1

采购工位隔挡（预算