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会议纪要制作与存档管理规范

一、适用范围与典型场景

本规范适用于各类会议的纪要制作与后续存档管理，涵盖公司内部例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会、决策会等正式会议场景。通过规范会议纪要的制作流程与存档要求，保证会议信息完整记录、决议事项有效跟踪、历史资料有序追溯，为日常工作复盘、责任落实及合规管理提供支撑。

二、会议纪要全流程操作步骤

（一）会前准备：明确基础信息，保证记录方向

获取会议背景：提前向会议组织者（如部门负责人、项目组长*）知晓会议目的、核心议题、预期成果，明确需重点记录的内容（如决策事项、待办任务、争议点等）。

梳理参会人员：确认主持人、主讲人、记录人及核心参会人员名单，提前收集参会人员信息（姓名、职务、部门），用于纪要中标注发言主体。

准备会议材料：获取会议议程、背景资料、PPT演示稿等文件，熟悉内容以便快速理解会议流程和关键讨论点；准备记录工具（如电脑、录音设备，需提前告知参会人员录音安排）。

（二）会中记录：实时捕捉信息，保证内容完整

记录核心要素：

基本信息：会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（实到/请假，用“*（部门/职务）”标注）、缺席人员及原因（如需）。

会议议程：按议程顺序记录各议题的讨论过程，重点关注主持人引导的关键问题、不同观点的交锋（如“（研发部）提出技术方案需调整，（市场部）认为应优先考虑客户需求”）。

决议事项：明确记录会议达成的共识、结论，需标注“决议：X”“一致同意：X”等字样，避免模糊表述（如“决议：项目A延期2周，新启动时间为X月X日”）。

待办事项：详细记录需落实的任务，包括任务描述、负责人（（部门/职务））、完成时限、所需资源（如“待办：完成客户调研报告，负责人（市场部），完成时间X月X日，需提供历史数据支持”）。

辅助记录方式：对复杂讨论或关键数据，可结合录音（需提前征得同意）、拍照（白板板书、PPT关键页）等方式辅助，会后及时整理补充；若多人记录，需明确分工（如一人记录讨论过程，一人聚焦决议与待办）。

（三）会后整理：核对信息，形成规范初稿

及时整理内容：会议结束后24小时内，根据会中记录及辅助材料，整理纪要初稿，保证信息准确、逻辑清晰，避免遗漏决议或待办事项。

核对关键信息：

与主持人或主讲人核对会议结论、决议事项、待办任务是否准确，尤其是负责人、时限等关键要素；

参考会议材料（如PPT、议程表），补充专业术语、数据、图表等背景信息，保证表述专业无误；

检查格式规范性（如标题层级、编号统一、无错别字）。

（四）审核定稿：多级确认，保证内容权威

内部审核：初稿完成后，先提交给记录人所属部门负责人审核，重点检查信息完整性、格式规范性。

会议负责人终审：审核通过后，提交给会议主持人或指定负责人（如项目组长、部门总监*）终审，确认决议事项、待办任务无异议后，定稿为正式会议纪要。

（五）存档管理：分类归档，便于追溯调用

存档方式：

电子存档：正式纪要需保存为PDF格式（防止篡改），命名规则为“会议名称_日期_版本号”（如“项目推进会V1.0”），存储至公司指定服务器/云盘（如“OA系统-会议管理-2023年10月”文件夹），同时备份至本地硬盘。

纸质存档：涉及重大决策（如战略调整、预算审批）的会议纪要，需打印纸质版（A4纸，单面打印），由主持人*签字确认后，交至行政部统一归档（按部门/年份分类存放）。

存档权限：电子存档文件需设置查阅权限（仅参会人员、相关部门负责人及合规人员可访问），敏感内容（如未公开决策、涉密信息）需额外加密管理。

存档期限：

常规会议纪要（如例会、协调会）：保存3年；

重要项目会议纪要（如立项会、验收会）：保存5年；

涉及战略、合规、法律效力的会议纪要：长期保存，直至项目结束或公司规定失效。

三、标准化会议纪要模板

会议纪要

会议基本信息

项目

内容

会议名称

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

（线下：会议室名称；线上：会议平台+会议号）

主持人

*（部门/职务）

记录人

*（部门/职务）

参会人员

实到：（部门/职务）、（部门/职务）、……（按参会顺序列出）

请假：*（部门/职务）（原因：________________）

会议主题

会议议程

1.议题一：X；2.议题二：X；……（按会议议程列出）

会议内容记录

议题

讨论要点

发言摘要（可选，标注发言人*（部门/职务））

议题一

X（如：项目当前进度、风险点、解决方案讨论）

（项目经理）：目前进度滞后10%，主要因供应链延迟；（采购部）：已协调供应商，3日内解决。

议题二

X（如：预算调整方案、资源需求）

（财务部）：建议削减非核心支出，优先保障研发资源；（总监）：同意，需提交明细表。

……

决议事项