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行政办公文书写作规范及模板集合

行政办公文书是组织内部及组织间传递信息、处理事务、规范行为的重要工具，其写作质量直接关系到工作效率、决策质量乃至组织形象。一份规范、得体、高效的文书，能够清晰传递意图、准确反映情况、有效推动工作。本文旨在梳理行政办公文书写作的通用规范，并提供若干常用文种的模板参考，以期为办公实务提供有益借鉴。

一、行政办公文书写作通用规范

（一）核心原则

行政办公文书写作应遵循“准确、简洁、规范、高效”的基本原则。

“准确”是文书的生命线，要求内容真实可靠，数据无误，观点明确，用词精准，避免歧义。

“简洁”指行文精炼，开门见山，避免冗余信息和不必要的修饰，让阅读者能快速把握核心内容。

“规范”涵盖格式、称谓、用语、签署等方面的标准化要求，确保文书的严肃性和专业性。

“高效”则强调文书的实用性，能够切实解决问题、推动工作，而非流于形式。

（二）内容构成规范

1.标题：应简明扼要，准确概括文书核心内容，通常由“发文单位（可选）+事由+文种”构成。例如：“关于召开XX会议的通知”、“XX部门关于XX事项的请示”。标题应避免使用模糊不清或过于宽泛的词语。

2.称谓：根据行文对象确定恰当的称谓。对上级机关用“尊敬的XX领导”、“XX单位”；对平级单位用“XX单位”、“XX部门”；对下级单位或人员用“各部门”、“全体员工”等。称谓应顶格书写，后加冒号。

3.正文：这是文书的主体部分，应逻辑清晰、层次分明、重点突出。

*开头：通常简明扼要地说明发文的背景、依据、目的或原因。

*主体：详细阐述具体事项、意见、要求、情况分析、措施办法等。内容较多时，可分点列项，但需注意逻辑顺序，避免条目过于琐碎。

*结尾：根据文种性质，常用“特此通知”、“妥否，请批示”、“以上报告，请审阅”、“特此函复”等规范用语。

4.附件：若文书内容较多或有详细支撑材料，可作为附件，并在正文末尾注明“附件：1.XXXX”。附件名称应清晰具体。

5.落款：包括发文单位全称和成文日期。发文单位应使用规范化简称或全称，并加盖公章（若为正式文件）。成文日期通常为签发日期或成文日期，用中文大写或阿拉伯数字书写（根据单位规定）。

（三）语言表达规范

1.准确严谨：选用含义明确、界限清晰的词语，避免使用模糊、歧义或易产生误解的词汇。涉及政策、法规、数据时，务必精确无误。

2.简洁明了：力求用最简练的文字表达最丰富的内容，删除不必要的修饰和客套话。多用短句，少用长句和复杂句。

3.庄重得体：根据行文对象和场合，使用恰当的语体。行政文书一般要求庄重、平实、客观，避免口语化、随意化或过于情绪化的表达。

4.规范统一：使用规范的书面语，避免生造词语或使用不规范的简称。同一文书中，对同一事物的称谓应保持一致。

（四）格式排版规范

1.字体字号：通常标题用二号或小二号宋体/黑体，正文用三号或四号仿宋_GB2312。具体可根据单位内部规定或常用惯例调整。

2.行距段距：行间距一般设置为固定值28-30磅或1.5倍行距，段间距可略大于行间距，以保证阅读舒适。

3.页边距：设置合理的页边距，通常上、下、左、右各为2.5厘米左右。

4.页码：多页文书应标注页码，位置通常在页面底端居中或两侧。

5.装订：正式文件一般采用左侧装订。

二、常用行政办公文书模板

（一）通知

模板

关于召开[会议名称/开展XX活动]的通知

[各部门/相关人员/XX单位]：

为[目的/依据]，经研究决定，召开[会议名称]/开展[XX活动]。现将有关事项通知如下：

一、[会议/活动]时间：XXXX年XX月XX日（星期X）上/下午XX:XX

二、[会议/活动]地点：[具体地点，如：XX会议室/XX地点]

三、参会人员/参加对象：[明确参会范围，如：各部门负责人/全体员工/XX岗位人员]

四、主要内容/议程：

1.[议题一/内容一]

2.[议题二/内容二]

3.[其他事项]

五、相关要求/注意事项：

1.请参会人员提前安排好工作，准时参会；

2.请准备[相关材料，如：XX报告/意见建议等]；

3.联系人：[姓名]，联系电话：[电话号码]。

特此通知。

[发文单位全称]（盖章）

XXXX年XX月XX日

说明：通知是最常用的告知性文书，用于发布指示、安排工作、传达信息等。其特点是广泛性、周知性。写作时需明确“谁、何时、何地、做什么、怎么做、有何要求”。

（二）报告

模板

关于[XX事项]的报告

[上级领导/上级单位]：

根据[上级指示/工作安排/实际情况]，我[部门/单位]就[XX事项]进行了[调研/工作开展/情况梳理]，现将有关情况报告如下：

一、[基本情况/背景介绍]

（简要说明事项的由来、现状等）

二、[主要工作/进展情况]

（