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企业会议策划及执行工具模板

一、适用范围与应用场景

本工具模板适用于企业各类会议的策划与执行全流程，涵盖战略研讨会、部门月度例会、项目启动会、客户洽谈会、年度总结会等场景。无论是小型部门沟通（10人以内）还是大型全员会议（100人以上），均可通过模板规范化会议筹备、执行及后续跟进，保证会议目标明确、流程顺畅、成果落地。尤其适合企业行政、项目组或会议负责人使用，可提升会议效率30%以上，避免因筹备疏漏导致的资源浪费或目标偏离。

二、会议策划全流程操作指南

（一）会议筹备期：明确需求与制定方案

步骤1：会议需求确认

与发起人（如部门经理、项目负责人*）沟通，明确会议核心目标（如决策、汇报、brainstorming）、预期成果（如输出方案、明确分工）、参会人员范围（核心决策层、执行层、外部嘉宾等）。

确认会议时间（避开企业业务高峰期、节假日）、时长（根据议程灵活调整，例会建议1-2小时，研讨会建议3-4小时）、预算（场地、物料、餐饮等上限）。

步骤2：会议方案制定

基于需求输出《会议策划方案》，包含：

会议基本信息：名称、时间、地点（线上/线下）、形式（圆桌/阶梯式/分组讨论）；

议程设计：按时间顺序细化每个环节（开场、议题讨论、总结等），明确每个环节负责人、时长（例：14:00-14:10领导致辞，负责人*，10分钟）；

资源需求：场地大小（按参会人数1.2倍预留空间）、设备（投影仪、麦克风、视频会议软件）、物料（签到表、议程手册、文具、伴手礼）；

应急预案：设备故障（准备备用设备）、人员迟到（预留缓冲时间）、线上会议网络中断（切换备用网络平台）。

步骤3：审批与分工

将《会议策划方案》提交至发起人审批，通过后成立筹备小组，明确分工：

总协调人*：统筹整体进度，对接各部门；

执行组：负责场地预订、物料采购、设备调试；

宣传组：负责会议通知、嘉宾邀请、现场拍照；

后勤组：负责餐饮安排、交通引导、住宿协调（如涉及外地参会人员）。

（二）会议执行期：现场把控与流程推进

步骤1：会前最终检查

会议前1天，筹备小组召开碰头会，确认：

场地：布置是否符合议程需求（如分组讨论需摆放圆桌桌签、纸笔是否到位）；

设备：投影、音响、灯光测试，线上会议平台测试（腾讯会议/Zoom等，提前发送参会及操作指南）；

物料：签到表、议程手册、礼品袋等按参会人数备1.1倍量（预留备用）。

步骤2：现场签到与引导

参会人员到达后，通过签到表（电子/纸质）登记信息，发放会议资料（议程、笔记本、笔）；

引导人员就位，指引参会人员入座（按部门/职务提前摆放桌签），告知洗手间、茶歇区位置。

步骤3：会议过程控场

严格按照议程推进，总协调人负责把控时间（提前5分钟提醒发言者结束）；

设立专人记录（会议纪要员*），重点记录：决议事项、待办任务（明确负责人、完成时间）、争议点及解决方案；

互动环节：引导参会人员发言（如“请技术部*补充”），避免冷场或话题偏离；线上会议需开启“举手”功能，主持人按顺序邀请发言。

步骤4：突发情况处理

设备故障：立即联系技术人员启用备用设备（如备用投影仪、4G热点），同时通过临时话题活跃现场气氛；

人员迟到：若为重要嘉宾，由引导人员单独引导入座，避免打断会议流程；

议题超时：总协调人及时提醒，必要时调整后续环节时长（如缩短茶歇时间）。

（三）会议收尾期：总结与跟进

步骤1：会议结束收尾

主持人总结会议核心成果（决议事项、待办任务），明确后续跟进人；

感谢参会人员，提醒带走个人物品，引导有序离场（如按部门分批离开）。

步骤2：资料整理与归档

会议纪要员24小时内完成《会议纪要》，包含：会议基本信息、议程执行情况、决议事项、待办任务（表格式）、附件（签到表、照片、PPT）；

将纪要、PPT、照片等资料整理归档，至企业共享平台（如钉钉/企业网盘），标注“会议资料+日期”。

步骤3：成果跟进与反馈

总协调人3日内向参会人员发送《会议纪要》，抄送相关领导；

跟进待办任务完成情况（每周提醒负责人），汇总进度至《会议任务跟踪表》；

收集参会人员反馈（通过问卷星/口头沟通），优化后续会议流程（如“增加互动环节”“缩短议程时长”）。

三、核心工具模板清单

（一）会议需求确认表

项目

内容说明

填写人

填写日期

会议名称

例：2024年Q3市场战略研讨会

*

2024-08-01

会议目的

明确Q3市场推广重点，分配各部门任务

*

2024-08-01

参会人员

总经理、市场部全体（15人）、销售部负责人（2人）、外部咨询顾问（1人）

*

2024-08-01

时间/地点

2024-08月10日14:00-17:00，总部3楼多功能厅

*

2024-08-01

预期成果

输出《Q3市场推广方案》，明确各部门职责及时间节点

*

2024-08-01

预算上限

2