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企业会议纪要标准化编写指南

一、适用范围与常见应用场景

企业会议纪要标准化模板适用于各类企业内部会议的记录与归档，包括但不限于：

常规管理会议：部门周例会、月度工作总结会、季度经营分析会等；

专项工作推进会议：项目启动会、跨部门协调会、问题研讨会、流程优化会等；

决策类会议：高层战略研讨会、预算审批会、制度评审会等；

临时性会议：突发事件应对会、紧急任务部署会等。

通过标准化编写，可统一会议记录格式，保证信息传递准确、行动项可追溯，同时为企业后续工作复盘、责任落实提供书面依据。

二、标准化编写的完整流程

（一）会前：明确核心要素，做好准备工作

确认会议基本信息

提前与会议组织者（如部门负责人、项目经理）沟通，明确会议主题、目标、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、预计时长及核心议题，避免记录时遗漏关键信息。

准备会议资料与记录工具

收集会议议程、背景材料（如项目方案、数据报告）、上次会议纪要（如有）等，提前熟悉内容，预判讨论重点；

准备记录工具：电子设备（电脑、平板）建议使用Word或专业会议纪要模板，手写建议带专用笔记本，保证记录快速、整洁；可准备“会议纪要要素清单”（含议题、发言人、决议、行动项等），避免遗漏。

提前分发会议通知（可选）

若为正式会议，建议提前1-2天发送会议通知，附上议程及背景资料，方便参会人员提前准备，提高会议效率。

（二）会中：聚焦核心信息，精准记录关键内容

记录会议基本信息

会议开始后，首先记录以下固定信息（后续整理时需核对完整）：

会议名称（建议明确层级，如“部门2024年第三周工作例会”）；

时间（具体到“上/下午:-:”，若跨时段需注明）；

地点（会议室名称/线上会议平台，如“总部301会议室”“腾讯会议”）；

主持人、记录人（姓名用“”代替，如“主持人：经理”“记录人：*助理”）；

参会人员（分“出席”“列席”“请假”三类，请假人员需注明原因，如“*主管：因外出培训请假”）。

按议题顺序记录讨论内容

根据会议议程逐项记录，重点关注“讨论了什么、达成了什么共识、存在什么分歧”：

议题背景：简要说明议题的起因、目的（如“讨论Q3销售目标调整方案，应对市场变化”）；

发言摘要：记录核心观点（避免逐字记录，提炼关键词），标注发言人（如“*经理提出：需下调华东区域目标10%，竞品价格战影响超预期”）；若多人发言，按职位高低或发言顺序梳理，避免杂乱；

讨论焦点：记录争议点及最终结论（如“争议：是否延迟新产品上线？结论：按原计划7月上线，同步优化售后流程”）。

重点标注决议事项与行动项

会议的核心是“行动”和“结果”，需单独标记，保证可执行、可追溯：

决议事项：明确最终决策结果（如“决议：同意采购部提出的A供应商方案，预算控制在50万元以内”）；

行动项：采用“动词+任务+负责人+截止时间”格式记录（如“行动项1：助理整理客户反馈数据，6月30日前提交至经理邮箱”）。

记录附件与后续安排

若会议分发或提及附件（如“项目进度表”“预算明细表”），需记录附件名称及领取方式；

明确下次会议安排（如有），如“下次例会时间：7月5日下午2:00，议题：Q3工作计划调整”。

（三）会后：整理完善内容，保证规范准确

核对信息完整性

会议结束后2小时内，根据记录初稿核对以下内容：

基本信息是否完整（时间、地点、参会人等）；

议题、决议、行动项是否有遗漏或矛盾，与参会人（尤其是主持人）确认关键信息（如“*经理，关于行动项2的截止时间，您说的是7月10日对吗？”）。

规范语言与格式

语言简洁客观，避免口语化、主观评价（如“经理说市场太差”改为“经理指出，受竞品降价影响，Q2销售额未达预期”）；

结构清晰：按“会议基本信息→会议议程及讨论内容→决议事项→行动项→附件→后续安排”顺序排版，使用标题、序号、分点等方式区分（如“一、会议基本信息”“二、会议议程及讨论内容”）；

专业术语统一：如“KPI”“ROI”等首次出现可标注全称（“关键绩效指标KPI”），后文可直接用简称。

审核与分发

将整理好的纪要提交给主持人审核，确认无误后定稿；

定稿后24小时内，按需分发至参会人员及相关部门（如抄送上级领导、协作部门），分发建议通过企业内部邮件或OA系统，邮件标题注明“【会议纪要】会议-日期-版本号”（如“【会议纪要】部门周例会01版”）；

电子版纪要需存档至指定文件夹（如“企业会议纪要/2024年/6月”），命名规则同邮件标题，纸质版需签字后归档。

三、会议纪要模板表格（可直接套用）

会议基本信息表

项目

内容

会议名称

会议时间

年月日上/下午:-:

会议地点

（会议室名称/线上会议平台）

主持人

记录人

出席人员

（列出姓名，用“*”代替）

列席人员

（列出姓名及部门，如“*专员-市场部”）

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