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图书采购应急处理方案

一、引言

在图书馆的日常运营中，图书采购工作是保障馆藏资源丰富性和时效性的关键环节。然而，各种突发情况可能会干扰正常的图书采购流程，如供应商突发问题、预算突然调整、紧急的馆藏补充需求等。为了有效应对这些突发状况，确保图书采购工作能够迅速、有序地恢复正常，最大程度减少对图书馆服务和读者需求的影响，特制定本。

二、应急处理目标

1.确保在突发情况下，图书馆的图书采购工作能够持续进行，维持一定的采购效率和质量。

2.保障图书馆馆藏资源的持续更新和补充，满足读者的基本阅读和研究需求。

3.尽量降低突发情况对图书馆预算和财务状况的影响，合理控制采购成本。

4.通过有效的应急处理，提升图书馆应对突发事件的能力，优化图书采购管理流程。

三、应急处理组织机构及职责

（一）应急处理领导小组

由图书馆馆长担任组长，副馆长担任副组长，成员包括采购部门负责人、财务部门负责人、采编部门负责人等。主要职责如下：

1.全面领导和指挥图书采购应急处理工作，制定应急处理策略和总体方案。

2.协调图书馆各部门之间的工作，确保应急处理工作的顺利进行。

3.与图书馆上级主管部门、供应商等外部相关机构进行沟通和协调。

4.审批应急处理过程中的重大决策和资源调配方案。

（二）采购应急工作小组

由采购部门工作人员组成，在应急处理领导小组的领导下开展工作。主要职责如下：

1.负责收集和分析突发情况的相关信息，评估其对图书采购工作的影响程度。

2.制定具体的应急采购计划和措施，包括调整采购渠道、变更采购方式等。

3.与供应商进行沟通和协商，解决采购过程中出现的问题，确保图书的及时供应。

4.跟踪应急采购工作的进展情况，及时向应急处理领导小组汇报。

（三）财务应急工作小组

由财务部门工作人员组成，主要职责如下：

1.评估突发情况对图书馆采购预算的影响，及时调整预算安排。

2.负责应急采购资金的筹集和调配，确保资金的及时到位。

3.对应急采购过程中的财务支出进行审核和监督，确保资金使用的合理性和合规性。

4.与图书馆财务主管部门进行沟通和协调，争取必要的财务支持。

（四）采编应急工作小组

由采编部门工作人员组成，主要职责如下：

1.对应急采购的图书进行及时的编目和加工，确保图书能够尽快上架流通。

2.调整采编工作流程和计划，优先处理应急采购的图书，提高工作效率。

3.对采购的图书质量进行检查和评估，确保符合图书馆的馆藏要求。

4.与采购应急工作小组密切配合，提供必要的业务支持和建议。

四、常见突发情况及应急处理措施

（一）供应商问题

1.供应商破产或停止供货

-当得知供应商破产或停止供货的消息后，采购应急工作小组应立即收集相关证据和资料，评估对现有采购订单和未来采购计划的影响。

-迅速启动备用供应商名单，与备用供应商取得联系，沟通采购需求和交货时间。如果备用供应商无法满足全部需求，应通过各种渠道寻找新的供应商，如参加图书采购展会、咨询同行图书馆等。

-对于已经支付货款但未收到货物的情况，财务应急工作小组应及时与供应商协商退款事宜，如协商无果，可通过法律途径维护图书馆的权益。

-采购应急工作小组应及时调整采购计划，根据新供应商的供货能力和时间安排，重新确定采购的图书品种和数量。

2.供应商交货延迟

-采购应急工作小组应及时与供应商沟通，了解交货延迟的原因和预计交货时间。如果延迟时间较短，可与供应商协商采取加快生产、优先发货等措施，确保图书能够尽快交付。

-如果延迟时间较长，可能影响图书馆的正常服务，应考虑从其他供应商处采购部分急需的图书。同时，向读者做好解释工作，说明情况并提供替代的阅读资源。

-对于因供应商交货延迟而给图书馆造成的损失，采购应急工作小组应与供应商协商赔偿事宜，如给予一定的价格折扣、提供额外的服务等。

3.供应商提供的图书质量不合格

-采编应急工作小组在验收图书时发现质量问题，应立即停止验收，并将问题图书隔离存放。采购应急工作小组应及时与供应商联系，要求其在规定时间内更换合格的图书。

-如果供应商拒绝更换或无法在规定时间内提供合格图书，采购应急工作小组应考虑从其他供应商处重新采购。同时，财务应急工作小组应根据合同约定，要求供应商退还已支付的货款，并承担相应的违约责任。

-对因质量问题而影响到的采购计划，采购应急工作小组应及时进行调整，确保图书馆的馆藏质量不受影响。

（二）预算问题

1.预算削减

-财务应急工作小组应根据预算削减的幅度和时间，对采购预算进行重新评估和调整。与采购应急工作小组共同商讨，确定优先采购的图书类别和品种，确保满足图书馆的核心服务需求。

-采购应急工作小组应优化采购策略，降低采购成本。例如，与供应商协商争取更优惠的价格、减少不必要的采