档案文员培训.pptxVIP

档案文员培训演讲人：日期:

未找到bdjson目录CATALOGUE01档案管理概述02档案收集与整理03档案保管与利用04档案信息化管理05档案管理案例分析06档案管理未来趋势

01档案管理概述

档案定义档案是组织或个人在社会活动中直接形成的、保存备查的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。档案的作用档案具有凭证、参考、教育和宣传等多种作用，是组织和个人进行社会活动的重要基础和依据。档案的定义与作用

《档案法》对《档案法》进行了细化和补充，明确了档案管理的具体要求和操作流程。《档案法实施办法》其他相关法律法规如《保密法》、《著作权法》等，对档案的保密、知识产权等方面进行了规定。规定了档案工作的基本原则、档案的管理、利用和公布等方面的要求。档案管理的法律法规

档案管理的基本原则统一领导、分级管理原则档案工作应在统一领导下进行，各级单位应建立健全档案管理制度，明确档案管理职责和权限全、保密原则档案应妥善保管，防止丢失、外泄和非法使用，确保档案的安全和保密。完整、系统原则档案应全面反映组织或个人的历史面貌，保持其完整性、系统性和连续性。便于利用原则档案应分类清晰、标识明确、检索方便，以满足组织和个人对档案的利用需求。

02档案收集与整理

档案收集的范围与方法收集范围确定需收集的档案种类、内容及涉及的业务范围，确保档案的完整性和系统性。收集方法采用定期收集、随时收集和专项收集等多种方式，确保档案的及时归档。档案来源明确档案产生的部门、人员及流转环节，确保档案的合法性和真实性。

制定档案整理方案，明确整理目标、原则和方法。按照档案的性质、内容、形式等特征进行分类，确保分类科学合理。对分类后的档案进行排序和编号，便于查找和利用。剔除重复档案，减少存储空间和提高档案利用效率。档案整理的步骤与技巧整理前准备分类整理排序编号去除重复

档案分类与编号系统分类方法根据档案的性质、内容、形式等特征进行分类，如年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。编号规则制定科学合理的编号规则，确保档案编号的唯一性和可识别性。编码体系建立完整的编码体系，包括分类号、流水号等，便于档案的管理和利用。动态调整根据档案实际情况和业务发展需要，适时调整档案分类和编号系统。

03档案保管与利用

档案室建设专用档案室，具备适宜的温度、湿度，防霉、防虫、防火、防盗等设施完备。档案装具使用专用档案装具，如档案盒、文件夹、卷皮等，保持档案整洁、平整。档案排列按照档案分类和编号，科学排列，便于查找和利用。档案保护对特殊档案，如胶片、录像带、光盘等，采取特殊保护措施，确保其安全、可用。档案保管的环境要求

档案安全建立档案安全管理制度，定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理。档案安全与保密措施01档案备份对重要档案进行备份，以防止档案丢失或损坏。02保密措施对涉密档案进行严格管理，采取物理隔离、访问控制等措施，确保档案安全保密。03档案销毁对无需永久保存的档案，按照相关规定进行销毁，确保信息安全。04

档案检索档案借阅档案复制档案归还建立完善的档案检索体系，方便用户快速查找所需档案。借阅档案需按照规定程序办理，填写借阅申请单，经审批后方可借阅。对档案进行复制时，需经审批并在复制件上加盖档案专用印章。借阅人应按照规定时间归还档案，确保档案的完整性和安全性。档案利用的流程与规范

04档案信息化管理

档案整理、扫描、图像处理、质量检查、存储等。档案数字化流程符合国家档案局制定的相关标准和规范。数字化技术标括扫描、OCR识别、数字影像处理等。数字化技术概述扫描仪、存储设备等设备的选型及配置。数字化设备选择档案数字化技术

电子档案管理系统包括数据库、用户界面、安全性等要素的设计。系统架构根据档案类型、内容等因素进行分类和存储。采取多种措施确保电子档案的安全和保密。电子档案分类与存储提供快速、准确的检索功能，满足用户多样化需求。档案检索与利全性与保密性

档案信息共享与交换信息共享机制建立档案信息共享的平台和机制，实现档案资源共享。档案交换格式采用通用的档案交换格式，便于不同系统之间的信息交换。档案信息共享的法律问题涉及档案信息共享的法律法规、知识产权等问题。档案信息共享的效益评估对档案信息共享的效益进行定期评估，不断优化共享策略。

05档案管理案例分析

机关档案管理实例档案收集与整理机关档案主要包括文书、科技（科研、基建、设备）、专门（会计、审计、诉讼）等类型档案，需按规定进行收集、整理、分类、编号和装订。档案数字化档案利用与服务将纸质档案转化为数字档案，便于检索、存储和利用，同时保障档案的安全性和完整性。为机关工作人员提供档案查询、借阅、复印等服务，同时开展档案编研、展览等活动，提升档案价值。123

企业档案管理实例企业档案分类与管