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公司行政后勤管理规定通用

第一章总则

第一条为统一行政后勤服务标准，降低运营成本，提升员工满意度，依据公司章程及现行法律法规，特制定本规定。

第二条本规定所称“行政后勤”涵盖办公空间、资产、物资、车辆、宿舍、食堂、保洁、安保、绿化、会议、接待、差旅、邮寄、废品、应急、档案、印章、保险、捐赠、公益、文化、福利、员工关怀、数据、能耗、外包、合同、预算、审计、培训、考核、改进等三十个模块。

第三条行政后勤部（以下简称“后勤部”）为归口管理部门，实行“统一标准、分级授权、预算控制、数字留痕、持续改进”二十字方针。

第四条任何部门或个人对后勤服务有建议或投诉，均可通过“行政工单系统”提交，后勤部须于4小时内响应，24小时内给出解决方案，72小时内闭环。

第二章办公空间管理

第五条工位分配实行“人均≥2.2㎡、通道≥1.4m、屏幕不背光、一米不扰音”四硬标准；新增部门须提前30天提交《空间需求表》，后勤部联合HR、IT、财务进行坪效测算，低于0.7的提案不予通过。

第六条会议室实行“线上预约、扫码进门、自动计费、超时2倍扣费”机制；30㎡以内会议室默认配置55寸屏、白板、Type-C一线通、无线投屏、高清摄像头；30㎡以上增设阵列麦、自动跟踪摄像、同声传译接口。

第七条空置率连续两周高于15%的区域，后勤部可启动“共享工位”改造，拆除固定隔板，增设移动储物柜、升降桌、绿植隔断，改造费用由空间原使用部门承担50%。

第八条任何墙面、地面、吊顶开孔须走“OA-装修”流程，上传CAD图、BIM碰撞报告、消防报备单；未经审批施工的，对责任人处以500元/㎡违约金，并限期还原。

第三章固定资产管理

第九条固定资产指单价≥2000元、使用寿命≥12个月的实物；实行“一物一码一照”制度，二维码标签须含资产编号、规格、责任人、启用日期、折旧率、保险信息。

第十条资产采购实行“年度预算+季度滚动”双控；预算外采购须走“三会”：部门预审、财务复审、总经理办公会终审，通过率低于15%。

第十一条资产调拨须在系统内完成“调出-调入-监交”三方确认，线下未同步签字视为无效；调拨后48小时内未完成拍照上传的，系统默认触发“资产冻结”。

第十二条资产报废须满足“技术淘汰、维修费净值50%、政府强制报废、安全隐患”四条件之一；报废流程含“技术鉴定—财务核价—审计抽盘—总经理签批—环保回收—残值入库”六个节点，任一节点被驳回须重新发起。

第十三条每季度末月25—30日进行循环盘点，盘点差异率0.5%的部门，扣减当季绩效2%，并强制参加“资产复盘夜校”。

第四章低值易耗品管理

第十四条低值易耗品指单价200—1999元或使用寿命12个月的物品；实行“三色线”库存预警：绿色≥30天、黄色15—29天、红色15天；红色预警物品系统自动触发“紧急补货”，供应商须4小时内响应，12小时内送达。

第十五条领用实行“信用额度”制：普通员工300元/月、主管500元/月、经理800元/月、总监1200元/月；额度当月有效，不结转；特殊项目须走“一次性额度申请”，附项目编号及ROI说明。

第十六条推行“共享耗材柜”试点，集中放置A4纸、墨盒、笔、本、剪刀、订书机等高频物品，柜体带称重传感，每次领用自动扣减并推送账单到手机；连续30天领用量均值150%的人员，系统自动推送“节约提醒”。

第五章车辆管理

第十七条公司车辆分“经营用车、职能用车、高管用车、试驾车、物流车”五类；全部安装北斗+GPS双模终端，数据每30秒回传，超速、急刹、怠速超3分钟自动报警。

第十八条用车实行“先申请、后派车、再评价”闭环；市内用车须提前2小时申请，市外提前1天；节假日用车须分管副总审批；未经审批出车按2元/公里收取资源占用费。

第十九条油卡采用“一车一卡、限额管理、月度清零”模式；单车月度油耗超标10%以上，司机须提交《异常说明》，后勤部联合财务部进行路线回溯，虚假说明按差额5倍处罚。

第二十条车辆维修实行“三级审核”：司机填报—车队长核价—后勤部比价；单张维修发票2000元须附《维修前后对比图》；更换轮胎、电瓶、刹车片须回收旧件，旧件未回收不予报销。

第二十一条车辆保险统一招标，三者险不低于200万元，车损险按“新车购置价—累计折旧”投保；出险后司机须在30分钟内拨打95518并上传照片至“车险通”小程序，超时视为瞒报，扣减当月绩效20%。

第六章宿舍管理

第二十二条宿舍分“单人间、双人间、四人间、倒班房”四类；入住资格须满足“社保在缴、通勤25km、试用期通过、无本地住房”四条件；申请流程含“员工填报—HR核实—后勤打分—公示3天—电子签约”。