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企业采购合同审查及管理模板

一、适用范围与典型场景

日常生产经营所需原材料、零部件的零星采购；

设备、固定资产的大额批量采购；

年度框架协议的签订与执行；

服务类采购（如技术服务、咨询服务、物流服务等）的合同管理。

二、全流程操作步骤详解

（一）采购需求提出与确认

需求发起：由需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求审批表》，明确采购标的物的名称、规格型号、技术参数、数量、用途、期望交付时间、预算金额及依据（如成本测算、历史采购数据等）。

需求审核：需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核；采购部审核采购可行性（如市场供应情况、预算匹配度）；财务部审核预算合规性（是否超预算、资金来源是否明确）。

需求审批：根据采购金额分级审批（如金额≤5万元由采购总监审批，5万-50万元由总经理审批，≥50万元由总经理办公会审批），审批通过后形成《采购需求确认单》，作为后续采购活动的依据。

（二）供应商选择与资质审查

供应商寻源：采购部根据需求内容，通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购（适用唯一供应商情形）等方式确定候选供应商，至少筛选3家（单一来源除外）进行对比。

资质审查：对候选供应商进行资质核验，填写《供应商资质审查表》，重点审查：

营业执照（是否在有效期内、经营范围是否涵盖采购标的）；

特殊行业资质（如食品采购需《食品生产许可证》，特种设备采购需《特种设备生产许可证》）；

财务状况（近1年审计报告、资产负债率、营收情况，评估履约能力）；

业绩证明（近2年类似采购项目合同复印件，需加盖供应商公章）；

信用记录（通过“信用中国”等官方渠道查询，无严重失信行为）。

供应商确定：综合价格、资质、业绩、服务等因素，确定中标/成交供应商，形成《供应商选定报告》。

（三）合同起草

模板选择：优先使用企业标准采购合同模板（如《原材料采购合同模板》《设备采购合同模板》），无模板时根据交易类型起草，保证条款完整。

核心条款填写：

合同主体：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系方式（需与营业执照一致）；

标的物：名称、规格型号、品牌（如指定品牌需注明“或同等档次品牌”）、数量、质量标准（明确国标/行标/约定标准，附技术参数附件）；

价款与支付：含税金额、单价、总价、支付方式（如预付款30%、到货款60%、质保金10%）、账户信息（户名、账号、开户行）；

交付与验收：交付时间（具体日期或“收到预付款后日内”）、交付地点（如“采购方指定仓库”）、运输方式及费用承担、验收标准（“按本合同约定质量标准执行”）、验收期限（“到货后日内完成”）；

违约责任：明确逾期交货/付款的违约金计算方式（如“按日万分之五计算”）、质量不合格的退货/换货责任、不可抗力的界定及处理；

争议解决：约定“向采购方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼”（或仲裁，需明确仲裁机构）。

（四）合同审查

内部审查：

业务部门：审查标的物技术参数是否与需求一致、交付时间是否满足生产计划；

财务部：审查价款、支付方式、税费计算是否合规，是否符合财务制度；

法务部（或合规专员）：审查主体资格、条款合法性、违约责任是否明确、是否存在法律风险（如“霸王条款”）。

填写《合同审查意见表》，各审查部门需明确“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，并具体说明修改建议。

外部审查（如需）：对于重大采购合同（如金额≥50万元、涉及核心技术或知识产权），可聘请外部律师出具《法律审查意见书》，重点关注合同效力、知识产权归属、保密条款等。

（五）合同签署与生效

会签：审查通过后，由采购部组织各相关部门及供应商会签，双方加盖公章或合同专用章（自然人需签字按手印）。

生效条件：明确合同自“双方签字盖章之日起生效”或“满足条件（如预付款到账）后生效”。

分发备案：签署后，采购部留存正本1份，复印件分发至需求部门、财务部、法务部（或档案室），同步进行电子台账登记（合同编号、名称、金额、供应商、签署日期等）。

（六）合同履行跟踪

交付监控：采购部跟踪供应商备货、发货进度，要求供应商提供《发货清单》，收货后由需求部门核对数量、外观，签署《收货确认单》。

验收管理：需求部门按合同约定组织验收（技术参数检测、试运行等），出具《验收报告》，验收不合格的需书面通知供应商限期整改，整改后复验。

付款执行：财务部根据《验收报告》《发票》（由供应商提供合规增值税发票）及合同约定支付节点，办理付款手续，填写《付款审批表》，留存付款凭证。

异常处理：发生逾期交货、质量等问题时，采购部及时发函催告或索赔，必要时启动违约责任条款，重大问题上报管理层协调。

（七）合同变更与解除

变更流程：因需求变化、市场因素等需变更合同时由双方协商一致签订《合同变更协议》，明确变更内容（如数量、价格、交付时间），履行原审批流程后签署，作