采购合同标准化审查流程表.docVIP

采购合同标准化审查流程工具指南

一、适用场景与价值定位

本工具适用于各类企业（含国企、民企、外企等）在采购合同签订前的标准化审查工作，涵盖货物采购、服务采购、工程采购等合同类型。通过规范审查流程，可统一审查标准、明确部门职责、降低合同法律风险，同时提升合同审批效率，保证合同条款符合企业内部管理制度及外部法律法规要求，保障企业采购资金安全与供应链稳定。

二、标准化审查操作步骤详解

步骤一：合同发起与资料准备

责任主体：采购部门/需求部门

操作要点：

采购部门根据采购结果（如招标、谈判、询价等），与供应商拟定合同草案，同步收集以下基础资料：

（1）供应商营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明（或授权委托书及代理人证件号码明）；

（2）采购需求文件（如招标文件、采购订单、技术规格书等）；

（3）供应商资质证明文件（如特殊行业许可证、ISO认证等，根据采购类型补充）；

（4）合同草案（需包含标的、数量、价格、履行期限、付款方式、违约责任等核心条款）。

将合同草案及资料清单通过内部审批系统（或纸质版）提交至审查牵头部门（一般为法务部或采购管理部）。

步骤二：业务部门初审（需求与履约匹配性审查）

责任主体：需求部门/采购部门

操作要点：

需求部门重点审查合同内容是否与采购需求一致，包括：

（1）标的物名称、规格、型号、技术参数是否符合需求文件要求；

（2）质量标准、验收方式、交付期限是否满足业务使用需求；

（3）供应商的交付能力、售后服务承诺（如质保期、响应时间等）是否与投标/谈判响应一致。

采购部门补充审查：

（1）合同价格是否符合采购结果（如中标价、谈判约定价），是否包含运费、税费等所有费用；

（2）供应商信息（名称、地址、开户行等）与投标文件/营业执照是否一致；

（3）合同条款是否存在明显偏向供应商的不公平内容。

初审通过后，在流程系统中填写《业务部门初审意见表》，注明“通过”或“需修改项”（需明确修改要求），流转至下一环节。

步骤三：法务部门合规审查（法律风险审查）

责任主体：法务部

操作要点：

依据《民法典》《公司法》《招标投标法》等法律法规及企业《合同管理办法》，重点审查：

（1）合同主体合法性：供应商是否具备签约主体资格，是否存在营业执照被吊销、被列入经营异常名录等情形；

（2）条款合法性：是否存在“霸王条款”、违反法律强制性规定的条款（如约定“合同签订后无论何种情况均不可解除”）；

（3）权责明确性：双方权利、义务、违约责任是否对等且表述清晰（如违约金计算方式、争议解决方式）；

（4）知识产权条款：涉及技术或软件的合同，需明确知识产权归属及侵权责任；

（5）保密条款：是否约定保密范围、期限及违约责任。

审查后出具《法务合规审查意见》，对高风险条款标注“需修改”并说明法律依据，对无重大风险条款标注“原则通过”，同步反馈至牵头部门。

步骤四：财务部门条款审核（资金与财务合规性审查）

责任主体：财务部

操作要点：

重点审查合同中的财务相关条款：

（1）付款方式与条件：是否符合企业资金管理制度，分期付款节点是否与履约进度匹配，预付款比例是否合理（一般不超过30%）；

（2）价格与税费：价格是否包含所有税费，税率是否符合税收法规，发票类型（如增值税专用发票）及开具要求是否明确；

（3）履约保证金/质保金：是否约定金额、返还条件及时间；

（4）违约责任中的财务条款：如逾期付款违约金、违约赔偿金额的计算方式是否合理，是否超出企业承受范围。

审查通过后填写《财务审核意见表》，对存在资金风险的条款提出修改建议，确认无财务风险后流转至牵头部门。

步骤五：汇总反馈与整改闭环

责任主体：审查牵头部门（法务部/采购管理部）

操作要点：

牵头部门汇总法务、财务、业务部门的审查意见，形成《合同审查问题汇总清单》，明确修改责任部门（如采购部门与供应商沟通修改、需求部门确认技术条款调整等）；

将汇总清单反馈至合同发起部门，要求供应商在规定时限（一般不超过3个工作日）内完成合同修改；

发起部门将修改后的合同及整改说明再次提交牵头部门，牵头部门组织各部门确认整改结果，直至所有审查意见闭环。

步骤六：最终审批与签署

责任主体：企业授权审批人（如总经理、分管副总）

操作要点：

牵头部门将最终版审查通过的合同（含各部门确认意见）提交至授权审批人，审批人重点审查：

（1）合同是否通过所有环节审查，是否存在未整改的重大风险；

（2）合同金额、履行期限等核心内容是否符合企业采购决策权限；

（3）是否符合企业战略及成本控制要求。

审批通过后，由法定代表人或授权代表加盖企业公章及合同专用章；供应商签字盖章后，合同正式生效。

步骤七：合同归档与管理

责任主体：档案管理部门/采购部门

操作要点：

合同签署后3个工作日内，采购部门将合同正本（至少2份，双方各执1份）、审查