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行政工作流程标准作业手册

一、手册编制目的与适用范围

本手册旨在规范公司行政日常工作流程，明确各环节操作标准与职责分工，提高行政工作效率，保证工作有序开展。适用于公司全体行政人员及需配合行政工作的各部门同事，涵盖办公用品管理、会议组织、文件流转、固定资产管理、访客接待等核心行政场景。

二、核心工作流程操作说明

（一）办公用品管理流程

流程目标：保障办公物资及时供应，规范申购、采购、领用、库存管理全流程，避免浪费或短缺。

操作步骤：

步骤1：需求提报

各部门根据实际需求，填写《办公用品申购单》（详见模板一），注明物品名称、规格、数量、预估用途及使用人，经部门负责人*签字确认后，提前2个工作日提交至行政部。

步骤2：需求审核

行政部收到申购单后，1个工作日内完成审核：核对申购物品是否符合公司采购规范（如非必需品、超预算物品需说明理由），库存是否充足（若库存可满足，直接调配；若不足，启动采购流程）。审核通过后，交由行政专员*执行采购。

步骤3：采购执行

行政专员*根据审核通过的申购单，选择合格供应商（优先合作供应商）进行采购，保证物品质量符合标准、价格合理。采购完成后，保留供应商报价单及采购凭证（复印件），作为报销依据。

步骤4：入库登记

物资送达后，行政专员*与申购部门共同验收，核对物品名称、规格、数量是否与申购单一致，验收合格后填写《办公用品入库台账》（详见模板二），更新库存信息。

步骤5：领用登记

部门领用物品时，领用人需填写《办公用品领用登记表》（详见模板三），注明领用物品、数量、领用日期及领用人，行政部核对后发放物品，同步更新台账。

（二）会议组织流程

流程目标：保证会议有序召开，保障会议场地、设备、资料等准备到位，提高会议效率。

操作步骤：

步骤1：会议发起与审批

会议发起人填写《会议申请表》（详见模板四），注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需设备（如投影仪、麦克风等），经部门负责人*审批后，提前3个工作日提交至行政部。

步骤2：会议安排与准备

行政部收到申请后1个工作日内完成安排：确认会议室availability（若冲突，协调变更时间或地点）；根据需求布置会场（如摆放桌椅、调试设备、准备茶水等）；提前1个工作日将会议通知（含议程、地点、时间）发送至参会人员。

步骤3：会议支持

会议召开前30分钟，行政专员*到场再次检查设备、物资是否到位；会议期间，负责设备调试、茶水供应及突发情况处理（如设备故障，及时联系IT部门支持）。

步骤4：会议记录与归档

会议结束后，行政部协助会议发起人整理会议纪要，经参会部门负责人*确认后，分发至相关人员；同时回收会议资料（如PPT、签到表），整理归档保存期限不少于1年。

（三）文件流转管理流程

流程目标：规范公司内部及外部文件的传递、审批、归档，保证文件信息准确、安全、可追溯。

操作步骤：

步骤1：文件起草与编号

文件起草人根据工作需求起草文件（如通知、报告、制度等），填写《文件稿签单》（详见模板五），注明文件标题、起草部门、拟稿人、主送/抄送部门，经部门负责人*审核后，提交至行政部进行文件编号（编号规则：公司简称-年份-文件类别-序号，如“公司-2024-行-001”）。

步骤2：文件审批

行政部将编号后的文件及稿签单按审批权限流转：一般文件由分管领导审批；重要文件（如制度、合同类）需提交总经理审批。审批过程中，审批人需在稿签单上明确签署意见（同意/修改/不同意），并注明日期。

步骤3：印发与分发

审批通过后，行政部根据文件份数要求打印、盖章，填写《文件分发台账》（详见模板六），记录文件编号、标题、份数、分发部门及签收人，保证分发到位。

步骤4：归档与管理

文件分发后，原件及审批稿签单一并由行政部归档，按“年度-文件类别”分类存放，建立电子档案库，便于查询。涉密文件需单独存放，严格执行保密制度。

（四）固定资产管理流程

流程目标：规范固定资产的采购、登记、使用、维护及报废，保证资产安全完整，提高使用效率。

操作步骤：

步骤1：资产申购与审批

部门因工作需要新增固定资产（如电脑、打印机等），填写《固定资产申购单》（详见模板七），注明资产名称、规格、数量、预估金额及用途，经部门负责人及分管领导审批后，提交至行政部。

步骤2：采购与验收

行政部根据审批结果执行采购，采购完成后组织验收（由使用部门、行政部、财务部共同参与），核对资产信息与申购单是否一致，验收合格后填写《固定资产验收单》（详见模板八），签署验收意见。

步骤3：登记与贴标

行政部根据验收单信息，建立《固定资产台账》（详见模板九），记录资产编号、名称、规格、型号、采购日期、使用部门、使用人等信息，并粘贴资产标签（标签包含编号、名称）。

步骤4：日常维护与盘点

使用部门负责资产的日常维护（如清洁、简单故障排查）；行政部每半年