采购申请与审批流程采购成本控制与供应商管理.docVIP

采购申请与审批流程、成本控制及供应商管理工具模板

一、适用场景与对象

本工具模板适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于：日常办公用品采购、生产原材料采购、固定资产采购、服务类采购（如咨询、维修）等。涉及角色包括需求部门申请人、部门负责人、采购专员、财务审核人员、管理层审批人及供应商对接人员，旨在通过标准化流程规范采购行为，控制成本风险，提升供应商管理效率。

二、操作流程详解

1.需求提出与申请发起

操作内容：需求部门根据业务需求（如部门扩招、设备更新、项目开展等），明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及期望交付时间，填写《采购申请单》，并附《采购需求清单》（含详细技术参数或服务要求）。

责任主体：需求部门申请人（如部门专员）。

关键动作：保证需求描述清晰、准确，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品类、数量）；若涉及预算，需提前与财务部确认预算额度。

2.部门初审

操作内容：需求部门负责人（如部门经理）对《采购申请单》进行初审，重点审核：

（1）采购需求的必要性（是否为业务必需，是否存在替代方案）；

（2）需求内容的合理性（规格、数量是否符合实际使用需求）；

（3）预算初步匹配度（是否在部门年度预算范围内）。

输出结果：初审通过后，在《采购申请单》“部门负责人审批”栏签字确认；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

3.财务审核

操作内容：财务部（如财务专员）接收初审通过的申请单，重点审核：

（1）预算准确性：申请金额是否与部门预算一致，超预算部分是否按规定说明理由；

（2）成本合理性：参考历史采购价格或市场行情，判断单价、总价是否合理；

（3）资金来源：确认采购资金是否落实（如专项预算、流动资金等）。

输出结果：审核通过后签字确认；若存在成本过高或预算不足问题，反馈申请人或需求部门调整。

4.管理层审批

操作内容：根据采购金额及重要性，由不同层级管理人员审批：

金额≤5000元：由采购部负责人（如采购经理）审批；

5000元＜金额≤50000元：由分管副总（如分管副总）审批；

金额＞50000元：由总经理（如总经理）审批，重大项目需提交总经理办公会审议。

关键动作：审批人需重点关注采购的战略匹配度（是否符合公司年度采购计划）、成本控制目标及风险点（如独家供应商依赖）。

5.供应商选择与比价

操作内容：采购部（如采购专员）根据审批通过的申请单，启动供应商筛选：

（1）从《合格供应商名录》中选择3家及以上供应商（若名录内无合适供应商，需开展新供应商开发）；

（2）向供应商发出询价单，明确需求参数、交付时间、付款方式等；

（3）收集报价后，填写《供应商比价表》，对比价格、质量、交期、服务等因素，推荐最优供应商。

风险控制：严禁单一来源采购（特殊情况需书面说明理由并经总经理审批）；大额采购需邀请需求部门、财务部共同参与比价。

6.订单下达与合同签订

操作内容：

（1）采购部根据比价结果，向选定供应商下达《采购订单》，明确双方权利义务（物品规格、数量、单价、交付时间、验收标准、违约责任等）；

（2）若采购金额＞10000元或涉及长期服务，需签订《采购合同》，合同文本需法务部门（如法务专员）审核通过后签署。

关键动作：订单/合同需与审批通过的《采购申请单》内容一致，避免私自变更条款。

7.采购执行与跟踪

操作内容：采购部跟踪供应商生产/备货进度，保证按订单约定时间交付；若遇延期风险，及时与供应商沟通，协调解决方案（如分批交付、更换供应商），并同步告知需求部门。

责任主体：采购专员（如采购主管）为第一跟踪人，需求部门配合对接交付细节。

8.验收入库

操作内容：

（1）物品送达后，需求部门联合质检部门（如质检员）按《采购订单》及《验收标准》进行验收，核对数量、规格、质量，填写《验收单》；

（2）验收合格后，办理入库手续（仓库填写《入库单》）；若不合格，需在《验收单》注明问题原因，并启动退货/换货流程。

关键动作：严禁“先入库后验收”或“验收走过场”，保证采购物品符合使用要求。

9.付款结算

操作内容：

（1）采购部收集《采购申请单》《采购订单》《验收单》《发票》（合规发票）等单据，提交财务部审核；

（2）财务部核对单据一致性及付款条件（如是否达到付款节点、是否存在违约金等），按合同约定方式办理付款（如银行转账、电汇）。

风险控制：发票抬头、税号等信息需与公司一致，避免虚开发票风险。

三、核心工具模板

模板1：采购申请单

申请部门

申请日期

采购类型（□物品□服务□工程）

申请人

联系方式

预算编号

采购需求详情

序号

物品/服务名称

规格型号

1

2

预算合计：________元（大写：________________________）

期望交付时间：____年__月__日

附件清单：□《采购需求清单》□技术