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企业文档审批流程在线操作手册

一、适用场景与价值

在企业日常运营中，各类文档（如合同、制度、费用报销单、项目立项申请、人事变动文件等）需经过多环节审批才能生效。传统纸质审批存在流程繁琐、效率低下、易丢失、难追溯等问题。本在线操作手册适用于以下场景，帮助企业实现审批流程数字化：

新员工入职：劳动合同、入职申请表、权限开通申请等审批；

业务合同管理：采购合同、销售合同、服务协议等签订前审批；

费用报销：差旅费、招待费、采购费等报销单据审批；

项目立项：新项目启动申请、预算审批、资源调配审批；

制度发布：公司管理制度、流程规范、通知公告等发布前审批。

通过在线审批系统，可实现流程自动化、审批留痕化、进度可视化，缩短审批周期，提升协作效率，保证文档管理规范有序。

二、详细操作步骤指引

（一）登录系统

打开企业内部办公系统登录页面（如通过企业统一门户进入）；

输入个人工号/账号及密码，完成身份验证（支持指纹、人脸等二次验证方式）；

登录后，在系统首页顶部导航栏“审批中心”或“流程审批”模块进入操作界面。

（二）发起审批

选择审批模板

在审批中心页面，“发起审批”按钮；

根据文档类型选择对应模板（如“合同审批表”“费用报销单”“项目立项申请”等），若模板库无匹配模板，可“自定义模板”创建（需提前联系管理员配置模板字段）。

填写审批信息

基础信息：准确填写文档名称（如“公司2024年度采购合同”）、申请人姓名、所属部门、申请日期*；

内容：根据模板要求填写文档核心信息（如合同需填写合同对方、合同金额、履行期限、主要内容摘要；报销单需填写费用发生时间、金额、事由、发票张数等）；

附件：“添加附件”按钮，相关支撑材料（如合同扫描件、发票照片、项目方案等），支持PDF、Word、Excel、JPG等格式，单个附件不超过10MB，总附件大小不超过50MB。

设置审批流程

根据企业审批规则，选择审批路径（如“串行审批”“并行审批”）；

添加审批人：“添加审批人”，通过部门/姓名搜索选择对应审批人（如部门负责人、法务专员、总经理*），可设置“会签”（所有审批人同意通过）或“或签”（任一审批人同意通过）；

如需抄送，“添加抄送人”，填写需知晓审批进度的人员姓名*（抄送人仅查看进度，无审批权限）。

提交审批

确认所有信息填写无误、附件完整后，“提交”按钮，系统将自动将审批任务推送至第一位审批人待办列表。提交后唯一“审批编号”（如“SP202405010001”），申请人可凭编号查询审批进度。

（三）处理审批任务

审批人收到待办提醒后，需在规定时限内完成审批操作：

查看审批详情

进入审批中心“待办事项”列表，对应审批任务，查看文档名称、申请人、提交时间、内容、附件及审批流程进度；

如需查看历史审批意见，“审批记录”可查看各环节审批人操作时间及意见。

审批操作

同意：“同意”按钮，可在意见框填写审批意见（如“已阅，同意执行”），系统自动将任务推送至下一审批人；

驳回：“驳回”按钮，填写驳回原因（如“合同金额超出预算，需重新核价”“报销事由不清晰，补充说明”），审批流程终止，文档状态变更为“已驳回”，申请人将收到驳回通知；

转办：如因出差等原因无法审批，“转办”按钮，将任务转交给其他同级别或上级审批人处理（需提前在系统中设置转办权限）。

审批确认

完成审批操作后，系统自动记录审批时间、审批人及审批意见，申请人可通过“我的发起”模块查看流程状态。

（四）跟踪与归档

跟踪进度

申请人可在“我的发起-进行中”查看审批各环节状态（如“待部门负责人审批”“待总经理审批”“已通过”“已驳回”）；

审批人可在“已办事项”查看已处理的审批任务记录，支持按时间、文档类型、审批状态筛选查询。

文档归档

审批通过后，系统自动将文档及审批记录归档至“文档中心”，支持按审批编号、文档名称、申请人、审批时间等条件检索；

归档文档可在线预览、，如需打印，“打印”按钮即可输出格式化审批表（含审批意见及电子签章）。

三、常用审批表单模板

表1：合同审批表（示例）

字段名称

填写说明

示例

文档名称

需审批的合同全称

《软件采购合同》

申请人*

发起审批的员工姓名

张*

所属部门*

申请人所在部门

采购部

合同对方

合同签署单位全称

科技有限公司

合同金额（元）*

合同总金额（大写+小写）

壹拾万元整（￥100,000.00）

合同类型

选择对应类型（采购/销售/服务/租赁等）

采购

履行期限

合同开始至结束日期

2024年6月1日至2025年5月31日

主要内容摘要

简述合同核心条款（如标的物、数量、质量标准、付款方式等）

采购办公软件一套，含安装及一年维保，分三期付款

附件清单

的附件名称及数量

合同草案（1份）、报价单（1份）

审批流程

系统自动按规则（如申请人→部门负责人→法务→财务→总经