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商务合同撰写与审核标准化工具指南

一、适用业务场景

本工具适用于企业日常经营中各类商务合作的合同标准化管理，具体包括但不限于：

采购与供应链场景：原材料采购、设备采购、服务外包（如物流、IT支持）等合作合同的起草与审核；

销售与合作场景：产品销售代理、渠道合作、市场推广、联合研发等协议的签订；

项目服务场景：工程建设、咨询顾问、会展服务、定制化开发等项目合同的规范；

租赁与授权场景：场地租赁、设备租赁、商标/专利授权使用等协议的制定；

其他商务场景：保密协议、合作协议、补充协议等辅助性文件的标准化处理。

二、标准化操作流程

步骤1：需求沟通与资料收集

操作要点：

业务部门与合同相对方（以下简称“对方”）达成初步合作意向后，需明确合作核心要素（如标的、数量、价格、履行期限、双方权利义务等）；

收集并整理基础资料：

主体信息：双方营业执照复印件（需加盖公章）、法定代表人证件号码明、签约授权委托书（若非法定代表人签署）；

合作背景：项目建议书、合作意向书、往来邮件/会议纪要等能体现合作合意的文件；

特殊资质：若合作涉及行业许可（如食品经营、医疗器械生产等），需提供对方相关资质证明文件；

技术标准：涉及产品或服务质量的，需提供国家标准、行业标准或双方约定的技术参数文件。

输出物：《合同基础资料清单》（含资料名称、提供方、接收时间、审核状态）。

步骤2：合同框架搭建与条款撰写

操作要点：

根据合作类型选择对应的合同框架模板（参考“三、核心要素模板”），保证结构完整；

按以下顺序撰写核心条款，避免逻辑矛盾：

①当事人信息：写明双方全称（与营业执照一致）、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系方式（电话、邮箱，需保证准确）；

②鉴于条款：简要说明合作背景及目的（如“鉴于甲方拥有技术，乙方拥有渠道，双方拟就项目开展合作……”）；

③合作内容与标的：明确合作的具体事项（如“采购型号设备100台”“提供地区市场推广服务”）、规格型号、技术参数、质量标准等（可附件列明，注明“详见附件一”）；

④权利与义务：分条款列明双方需履行的具体责任（如甲方的供货义务、乙方的付款义务）及享有的权利（如甲方对产品质量的监督权、乙方的服务验收权）；

⑤价格与支付：明确合作总价、计价方式（固定单价/总价）、货币种类、支付条件（如“预付款30%，到货验收后付60%，质保期满付10%”）、支付账户（需与合同主体一致）；

⑥履行期限与方式：约定合作开始/结束时间、履行地点（如“甲方所在地交货”“乙方办公场所提供服务”）、运输方式及费用承担；

⑦违约责任：明确违约情形（如逾期交货、服务质量不达标）对应的违约金计算方式（如“按逾期金额每日0.05%支付违约金”）或损失赔偿范围；

⑧保密条款：约定保密信息的范围（技术资料、客户信息等）、保密期限（如“合同终止后3年内”）及违约责任；

⑨不可抗力：定义不可抗力事件（自然灾害、政策变动等），约定通知义务、责任减免及合同解除条件；

⑩争议解决：明确争议解决方式（协商/仲裁/诉讼），若选择诉讼，需约定由甲方/乙方所在地人民法院管辖；若选择仲裁，需写明具体的仲裁机构名称（如“市仲裁委员会”）；

?其他：合同生效条件（如“双方法定代表人或授权代表签字并盖章后生效”）、份数（如“一式肆份，双方各执贰份，具有同等法律效力”）、附件清单（需注明附件名称及效力）。

注意事项：条款表述需简洁、无歧义，避免使用“大概”“尽量”等模糊词汇；涉及金额、日期、数量等需使用阿拉伯数字+大写（如“100,000元（大写：人民币壹拾万元整）”）。

步骤3：内部审核与修订

操作要点：

业务部门完成初稿后，提交至法务部门（或合规岗）进行审核，同时附《合同基础资料清单》；

法务部门重点审核以下内容：

①合法性：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款（如“造成对方人身损害免责”等）；

②完整性：核心条款是否齐全（参考“三、审核工具包-合同条款检查表”），附件是否与一致；

③风险点：权利义务是否对等、违约责任是否明确可执行、知识产权归属是否清晰、争议解决方式是否有利于企业；

④商务条款：价格、支付、履行期限等是否与业务需求一致，是否符合公司审批流程（如大额合同需财务部门审核资金安排）。

法务部门出具《合同审核意见书》，标注“同意”“修改后同意”或“不同意”，并注明具体修改理由；业务部门根据意见修订合同，修订后需再次反馈法务部门确认，直至无重大风险。

输出物：《合同审核意见书》（含审核人、审核日期、修改建议及落实情况）。

步骤4：对方确认与签署

操作要点：

业务部门将审核通过后的合同（最终版）发送给对方，同步附《合同条款说明》（若对方对条款有疑问，需书面沟通确认，避免口头承诺）；

双方就合同内容达成一致后，确定签署人