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生产部物资采购管理流程说明

一、引言

生产部物资采购管理流程是保障生产活动顺利进行、控制采购成本、确保物资质量的核心环节。本流程旨在规范生产所需各类物资（包括原材料、辅助材料、低值易耗品、生产工具等）的采购行为，明确各相关部门及人员的职责权限，实现采购过程的高效、透明与可控，从而为企业的稳定生产和持续发展提供有力支持。

二、需求提报与汇总

（一）需求提报

各生产车间或班组根据月度/季度生产计划、当前库存状况以及设备维护需求，填写《物资需求申请表》。该表需清晰注明所需物资的名称、规格型号、技术参数、质量标准、预估数量、建议品牌（若有）、需求日期及用途说明等关键信息。需求提报应基于实际生产需要，力求准确，避免盲目申购造成库存积压或资金浪费。提报人需对所填信息的真实性和准确性负责。

（二）需求审核与汇总

1.车间/班组审核：《物资需求申请表》首先由提报部门负责人（如车间主任）进行初审，审核其合理性、必要性及与生产计划的匹配度。

2.生产部汇总与复核：生产部指定专人（通常为生产计划员或采购接口人）负责收集各车间/班组的《物资需求申请表》，进行分类、整理和汇总，并结合仓库提供的实时库存数据，进行初步的平衡利库，剔除不合理或可替代的需求。对于超出常规用量的大额或特殊需求，需提报生产部经理进行专项复核。

3.形成初步需求清单：经复核确认后的需求，形成《生产部月度/批次物资需求汇总清单》。

三、采购计划制定

（一）采购计划编制

生产部将审核通过的《生产部月度/批次物资需求汇总清单》提交至采购部门（或由生产部内部采购职能模块，视企业组织架构而定）。采购专员（或生产部采购接口人）根据此清单、物资的采购周期、市场供应情况以及企业的资金状况，编制《物资采购计划书》。计划中应明确采购物资的优先级、拟采购方式（如集中采购、分散采购、招标采购、询比价采购等）、预计采购时间节点及大致预算金额。

（二）采购计划审批

《物资采购计划书》需按企业规定的审批权限逐级报批。通常先由采购部门负责人（或生产部经理）审核，重点关注采购策略的合理性、预算控制及与生产需求的匹配性。对于金额较大或特殊的采购项目，需报请更高层级的管理层（如分管副总）审批。审批通过后的采购计划作为采购执行的依据。

四、供应商选择与管理

（一）供应商信息收集与评估

采购部门（或生产部采购接口人）负责收集潜在供应商的信息，包括其营业执照、生产资质、产品质量证明、生产能力、供货周期、价格水平、付款条件、售后服务及商业信誉等。对于关键物资或长期合作的供应商，应建立供应商档案，并进行实地考察。评估内容应包括质量、成本、交付、服务及社会责任等多个维度。

（二）合格供应商名录建立与更新

根据评估结果，筛选出符合要求的供应商，建立《合格供应商名录》。名录应定期（如每半年或一年）进行复审与更新，对表现不佳的供应商进行降级或淘汰，同时吸纳新的合格供应商，以保持供应渠道的活力与竞争力。

（三）供应商关系维护

与核心供应商建立长期稳定的合作关系，通过定期沟通、信息共享、共同改进等方式，实现互利共赢。对于供应商的反馈与投诉，应及时处理。

五、采购执行

（一）询比价/招标采购

1.询比价：对于常规、小额物资，采购人员应向至少三家及以上合格供应商发出询价单，明确采购物资的详细要求。收到报价后，进行横向比较（价格、质量、交付期、付款条件等），填写《询比价记录表》。

2.招标采购：对于大额、关键或批量性物资，应按照企业招标管理办法组织招标采购，确保过程的公开、公平、公正。

（二）采购决策与订单下达

根据询比价结果或招标结论，结合供应商的综合表现，采购部门（或生产部采购接口人）提出采购建议，按审批权限报批后，向选定的供应商下达《采购订单》。《采购订单》需明确物资名称、规格型号、数量、单价、总金额、质量标准、交货地点、交货日期、运输方式、包装要求、付款方式及违约责任等条款。

（三）订单跟踪与协调

采购人员需对订单的执行情况进行跟踪，及时与供应商沟通生产进度、发货情况，确保物资按期交付。如遇异常情况（如延期、质量问题），应立即协调处理，并向相关领导汇报。

六、合同管理（如适用）

对于金额较大、周期较长或技术复杂的采购项目，应与供应商签订正式的采购合同。合同条款应严谨、全面，明确双方的权利与义务。合同的签订需履行企业规定的审批流程。采购部门负责合同的洽谈、起草、评审、签订、归档及履约跟踪。

七、物资接收与检验

（一）到货通知与接收

供应商发货后应及时通知采购部门及仓库。物资到达指定地点后，仓库管理员根据《采购订单》或送货单核对物资的外包装、数量、规格型号等信息，确认无误后在送货单上签字接收，并通知质量管理部门（或生产部质检员）进行检验。

（二）质量检验

质检员依据《采购订单》、相关质量标准及检验规程对到货物资进行检验。检