项目合同管理模板及风险控制.docVIP

项目合同管理模板及风险控制工具指南

一、适用范围与行业场景

本工具适用于各类企业及组织在项目合作中涉及的全流程合同管理，覆盖技术开发、工程实施、咨询服务、物资采购、外包服务等多元行业场景。无论是甲方（委托方）与外部供应商的合作，还是乙方（承接方）与客户的业务对接，均可通过本模板规范合同起草、评审、履行及风险管控，保证合作双方权责清晰、流程合规，降低合同纠纷风险。

二、合同管理全流程操作指引

（一）前期准备阶段

需求明确与立项

由项目发起部门（如市场部、项目部）梳理项目目标、范围及核心需求，形成《项目需求说明书》，明确合作标的（如服务内容、技术标准、交付成果）、预算上限、时间节点等关键要素。

需求文件需经部门负责人及分管领导审批，保证与公司战略及资源匹配。

合作方资质审核

通过公开招标、邀请招标或商务比选等方式筛选合作方，重点审核其营业执照、相关行业资质（如ISO认证、专业许可证）、过往项目业绩、财务状况（近3年财报）及信用记录（如裁判文书网、信用中国查询结果）。

对合作方进行现场考察或背景调查，核实其履约能力，避免与无资质或信用不良方合作。

预算与法律合规初评

财务部门根据需求文件及市场行情编制项目预算，明确合同金额上限、付款方式及税费承担条款。

法务部门或外聘律师对合作方主体资格、合同条款合法性进行初步评估，提示潜在法律风险（如知识产权归属、违约责任模糊等）。

（二）合同起草与评审阶段

模板选择与内容填充

根据项目类型选择对应的合同模板（如技术开发合同、工程施工合同、服务外包合同），优先使用公司标准化模板，保证核心条款完整。

填写合同关键信息：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人及授权代表信息、合同标的、数量/质量标准、履行期限与地点、价款及支付方式、验收标准、违约责任、争议解决方式等。

多部门联合评审

业务部门：审核标的、技术要求、交付节点是否与需求一致，保证可执行性。

财务部门：审核金额合理性、付款节奏与现金流匹配度，防范资金风险。

法务部门：重点审核条款合法性（如是否符合《民法典》《招投标法》等）、权利义务对等性、违约责任明确性、知识产权及保密条款完备性。

评审需形成书面意见，起草部门根据意见修改合同，直至所有评审部门签字确认。

（三）谈判与签署阶段

商务与技术谈判

双方就合同条款进行协商，重点关注价格调整机制、不可抗力范围、验收流程、售后支持等争议易发条款，谈判结果需形成《会议纪要》，作为合同附件。

若涉及重大变更（如标的调整、金额增超10%），需重新启动评审流程。

最终审批与签署

修改后的合同经双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章），骑缝章需齐全；若为涉外合同，需明确语言版本及法律适用条款。

合同签署后3个工作日内，原件由行政部统一归档，电子版同步至合同管理系统，同步更新《合同台账》。

（四）履行与监控阶段

履行跟踪与节点管控

项目负责人根据合同约定制定《履行计划表》，明确关键节点（如阶段性交付、验收时间、付款节点），每月提交《履行报告》至上级部门。

对合作方履约过程进行监督，如发觉进度滞后、质量不达标等问题，及时发《履约整改函》，要求限期回复并提交改进方案。

验收与付款管理

合同标的交付后，由业务部门牵头组织验收（可邀请第三方机构参与），依据合同约定的质量标准、交付成果清单签署《验收确认书》。

财务部门凭《验收确认书》、发票及合同条款办理付款，严禁超合同付款或提前支付。

风险预警与应对

建立“红黄绿灯”风险预警机制：绿灯（正常履行）、黄灯（轻微违约，如延期≤5天）、红灯（严重违约，如延期＞5天或质量不达标）。

黄灯状态时，项目负责人需约谈合作方并制定补救措施；红灯状态时，立即启动《应急预案》，可暂停付款、解除合同并追究违约责任。

（五）变更与归档阶段

合同变更管理

履行过程中如需变更（如范围调整、期限延长），需双方协商一致并签订《补充协议》，明确变更内容、生效条件及影响（如费用、工期调整），原合同相关条款自动失效。

变更文件需履行与原合同同等的评审流程，避免口头承诺或私下变更。

档案归档与复盘

合同履行完毕或终止后30日内，项目负责人整理合同文本、附件、变更协议、验收报告、往来函件等资料，形成《合同档案册》移交档案部门。

每季度组织合同管理复盘会，分析履约中的问题（如条款漏洞、合作方失信案例），优化模板及流程。

三、核心管理模板示例

表1：合同基本信息表

序号

合同编号

合同名称

甲方信息

乙方信息

签订日期

履行期限

合同金额（元）

付款方式

主要标的

负责人

联系方式

1

HT-2024-001

软件开发项目

科技有限公司（统一社会信用代码：X）

信息技术有限公司（统一社会信用代码：X）

2024-03-15

2024-03-15至2024-09-30

500,000

分三期：签约付30%，验收付60%