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资料室管理制度

资料室是组织内部信息资源管理的重要场所，其规范化管理对于保障信息安全、提高工作效率、促进知识共享具有重要意义。为确保资料室的高效、有序运行，特制定本制度。

一、总则

1.1本制度适用于组织内部所有资料室的管理，包括资料室的日常运作、资料的安全保管、资料的借阅与归还、资料的更新与淘汰等。

1.2资料室管理的目标是确保资料的完整性、安全性、可访问性和时效性，为组织内部提供优质的信息服务。

1.3资料室的管理应遵循“统一管理、分级负责、资源共享、安全保密”的原则。

二、组织结构与职责

2.1资料室设专人负责，由资料室管理员全面负责资料室的日常管理工作。

2.2资料室管理员的主要职责包括：

（1）资料的收集、整理、分类、编目和上架；

（2）资料的借阅、归还和登记；

（3）资料的安全保管和保密工作；

（4）资料的更新与淘汰；

（5）资料室的日常维护和清洁；

（6）与各部门的沟通协调，了解资料需求。

2.3各部门应指定专人负责资料的报送和借阅工作，确保资料的及时性和准确性。

三、资料管理

3.1资料的收集

3.1.1资料室管理员应根据组织的需求和各部门的报送计划，定期收集各类资料。

3.1.2收集的资料应包括但不限于：政策法规、行业标准、内部文件、技术资料、会议纪要、研究报告等。

3.1.3收集资料时应注意资料的时效性和权威性，确保资料的准确性和可靠性。

3.2资料的整理与分类

3.2.1收集到的资料应及时进行整理，去除重复和无效信息。

3.2.2资料分类应遵循统一的标准，便于资料的查找和使用。

3.2.3资料分类目录应定期更新，确保资料的准确性和完整性。

3.3资料的编目与上架

3.3.1资料编目应包括资料名称、编号、作者、出版日期、分类号等信息。

3.3.2资料上架应按照分类目录进行，确保资料的有序排列。

3.3.3资料上架时应注意资料的保存条件，如防潮、防火、防虫等。

3.4资料的安全保管

3.4.1资料室应设置防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保资料的安全。

3.4.2资料保管应定期进行检查，发现损坏或丢失应及时处理。

3.4.3资料的借阅和归还应进行登记，确保资料的完整性。

3.5资料的更新与淘汰

3.5.1资料室管理员应根据资料的使用情况和时效性，定期对资料进行更新和淘汰。

3.5.2过期或失效的资料应及时进行清理，确保资料的时效性和准确性。

3.5.3更新和淘汰的资料应进行登记，并妥善处理。

四、资料的借阅与归还

4.1资料的借阅

4.1.1借阅资料应填写借阅登记表，注明资料名称、编号、借阅人、借阅日期等信息。

4.1.2借阅人应提供有效证件，如工作证、身份证等。

4.1.3借阅期限应根据资料的重要性和使用频率确定，一般不超过30天。

4.1.4借阅人应妥善保管借阅资料，不得损坏、涂改或丢失。

4.2资料的归还

4.2.1借阅期满后，借阅人应及时归还资料。

4.2.2归还时，资料室管理员应检查资料的完好性，确认无误后进行登记。

4.2.3如有损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。

五、资料的保密与安全

5.1资料的保密

5.1.1资料室管理员应严格遵守保密制度，不得泄露资料的机密信息。

5.1.2借阅人应妥善保管借阅资料，不得泄露资料的机密信息。

5.1.3对涉及国家秘密、商业秘密的资料，应进行特殊管理，严格控制借阅范围。

5.2资料的安全

5.2.1资料室应设置门禁系统，限制非工作人员进入。

5.2.2资料室应定期进行安全检查，发现安全隐患及时处理。

5.2.3资料室应配备消防器材，定期进行消防演练。

六、资料室的日常维护与清洁

6.1资料室的日常维护

6.1.1资料室应定期进行设备维护，确保设备的正常运行。

6.1.2资料室应定期进行资料检查，发现损坏或丢失及时处理。

6.1.3资料室应定期进行安全检查，发现安全隐患及时处理。

6.2资料室的清洁

6.2.1资料室应保持清洁卫生，定期进行清洁。

6.2.2资料室的地面、桌面、设备等应定期进行清洁。

6.2.3资料室的垃圾应定期清理，保持资料室的整洁。

七、监督与考核

7.1资料室管理员应定期向组织汇报资料室的工作情况。

7.2组织应定期对资料室的工作进行考核，确保资料室的高效运行。

7.3对违反本制度的行为，应进行相应的处理，包括但不限于警告、罚款、解雇等。

八、附则

8.1本制度自发布之日起施行。

8.2本制度由组织负责解释。

8.3本制度如有未尽事宜，由组织另行规定。