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资料档案管理制度

为进一步规范公司资料档案管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，提高资料档案利用效率，特制定本制度。

一、资料档案管理原则

1.1全面收集原则：公司所有部门和个人应当全面收集、整理和归档与工作相关的资料档案，确保资料档案的完整性和系统性。

1.2分类整理原则：资料档案应当按照类别、时间、项目等进行分类整理，便于查阅和利用。

1.3安全保管原则：资料档案应当妥善保管，防止丢失、损坏、泄密等情况发生。

1.4及时更新原则：资料档案应当及时更新，确保资料档案的时效性。

二、资料档案管理职责

2.1公司总经理负责全面领导公司资料档案管理工作，审批资料档案管理制度和重大资料档案管理事项。

2.2公司行政部负责公司资料档案的日常管理工作，包括资料档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等。

2.3各部门负责人负责本部门资料档案的收集、整理和初步归档工作，并对本部门资料档案的完整性和准确性负责。

2.4公司所有员工都有责任保护公司资料档案的安全，不得擅自复制、泄露、销毁公司资料档案。

三、资料档案收集与整理

3.1资料档案收集范围

3.1.1公司各类合同、协议、订单等业务文件。

3.1.2公司各类会议记录、决议、纪要等会议文件。

3.1.3公司各类人事档案，包括员工入职、离职、培训、考核等文件。

3.1.4公司各类财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等文件。

3.1.5公司各类技术档案，包括产品设计、工艺流程、技术标准等文件。

3.1.6公司各类行政档案，包括公司章程、营业执照、组织机构代码证等文件。

3.1.7公司各类宣传资料，包括公司简介、产品宣传册、广告等文件。

3.1.8公司各类荣誉证书、奖状、奖杯等文件。

3.1.9公司各类法律法规、政策文件等文件。

3.1.10其他与公司工作相关的资料档案。

3.2资料档案收集要求

3.2.1各部门应当及时收集与本部门工作相关的资料档案，并定期向行政部移交。

3.2.2资料档案收集应当注重资料的完整性、准确性和时效性。

3.2.3资料档案收集应当采用电子和纸质两种形式，便于查阅和利用。

3.3资料档案整理要求

3.3.1资料档案整理应当按照分类整理原则进行，便于查阅和利用。

3.3.2资料档案整理应当采用统一的分类体系和编号规则。

3.3.3资料档案整理应当注明资料的来源、时间、内容和责任人等信息。

3.3.4资料档案整理应当进行装订、排序、编号、录入等工作。

四、资料档案归档与保管

4.1资料档案归档要求

4.1.1资料档案归档应当及时、完整、准确。

4.1.2资料档案归档应当采用统一的归档标准和程序。

4.1.3资料档案归档应当进行登记、编号、入库等工作。

4.2资料档案保管要求

4.2.1资料档案保管应当选择安全、干燥、通风、防火、防盗的场所。

4.2.2资料档案保管应当采用合适的保管设备和措施，防止资料档案损坏、丢失、泄密等情况发生。

4.2.3资料档案保管应当定期进行检查和维护，确保资料档案的完好性。

4.2.4资料档案保管应当进行备份和异地存储，防止资料档案因自然灾害等原因造成损失。

五、资料档案利用与借阅

5.1资料档案利用原则

5.1.1资料档案利用应当遵循合法、合理、高效的原则。

5.1.2资料档案利用应当符合国家法律法规和公司规章制度的要求。

5.1.3资料档案利用应当注重资料的保密性和安全性。

5.2资料档案借阅程序

5.2.1借阅人应当填写《资料档案借阅申请表》，注明借阅的资料档案名称、编号、借阅时间等信息。

5.2.2部门负责人应当对借阅申请进行审核，并签字批准。

5.2.3行政部应当对借阅申请进行登记，并安排资料档案借阅。

5.2.4借阅人应当妥善保管借阅的资料档案，不得损坏、丢失、泄露等。

5.2.5借阅期满后，借阅人应当及时归还借阅的资料档案。

5.3资料档案复印程序

5.3.1复印人应当填写《资料档案复印申请表》，注明复印的资料档案名称、编号、复印数量等信息。

5.3.2部门负责人应当对复印申请进行审核，并签字批准。

5.3.3行政部应当对复印申请进行登记，并安排资料档案复印。

5.3.4复印人应当妥善保管复印的资料档案，不得损坏、丢失、泄露等。

六、资料档案销毁与保密

6.1资料档案销毁程序

6.1.1资料档案销毁应当遵循合法、合理、安全的原则。

6.1.2资料档案销毁应当符合国家法律法规和公司规章制度的要求。

6.1.3资料档案销毁应当进行登记、审批、监督等工作。

6.1.4资料档案销毁应当采用合适的方法和设备，防止资料档案泄密等情况发生。

6.1.5销毁后的资料档案应当进行监督销毁，确保资料档案被彻底销毁。

6.2资