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公司招投标保证金退还流程模板

一、总则

为规范公司招投标活动中保证金的管理，明确退还流程，提高工作效率，保障公司资金安全，特制定本流程模板。本流程适用于公司所有参与外部招投标项目所缴纳的投标保证金、履约保证金（若适用退还条款）及其他相关保证金的退还工作。各相关部门应严格遵照执行。

二、退还条件

保证金的退还需满足以下任一条件，并提供相应证明材料：

1.投标保证金退还条件：

*项目招标结束，公司未中标，且招标方已发出《未中标通知书》或公示中标结果期满无异议。

*项目招标过程中，招标方发布招标终止或流标公告。

*公司中标后，已按招标文件要求与招标方签订合同，并按规定缴纳了履约保证金（若招标文件约定投标保证金可转为履约保证金的，按约定执行）。

*投标有效期届满，且招标方未提出延长投标有效期的要求，或公司未同意延长投标有效期。

2.履约保证金退还条件（依据合同约定）：

*合同约定的履约保证金退还节点已到（如项目竣工验收合格后、质保期满后等）。

*公司已完全履行合同约定的义务，无任何违约行为或违约行为已得到妥善处理并获得招标方（业主）书面确认。

3.其他特殊情况：依据招标文件规定或与招标方协商一致，符合保证金退还条件的其他情形。

三、申请与审批流程

（一）申请发起

1.责任部门：项目投标的主办部门（以下简称“申请部门”）为保证金退还申请的发起部门。

2.申请时机：申请部门在确认满足上述保证金退还条件后，应及时启动退还申请流程。

3.材料准备：申请部门需收集并准备以下相关材料（根据实际情况选择，确保材料真实、完整）：

*保证金缴纳凭证复印件（银行回单等）。

*《未中标通知书》复印件（适用于未中标项目）或中标通知书及合同复印件（适用于中标后转为履约保证金或合同约定退还投标保证金的情况）。

*招标方（业主）出具的保证金退还通知书或相关确认文件（如有）。

*公司开具的收款收据（若招标方要求）。

*退款申请书（需注明项目名称、招标编号、保证金金额、缴纳日期、退款原因、收款账户信息等关键要素，格式见附件一）。

*其他招标方要求提供的证明材料。

（二）内部审批

1.部门负责人审核：申请部门负责人对申请材料的真实性、完整性及退还条件的符合性进行审核，签署意见后，将全套材料提交至公司财务部门。

2.财务部门复核：财务部门收到申请材料后，重点复核以下内容：

*保证金缴纳记录的真实性与准确性。

*退款账户信息是否为本公司备案的对公账户。

*申请材料是否齐全、合规。

财务部门复核无误后，签署复核意见，按公司资金支付审批权限逐级上报审批。

3.审批决策：按照公司内部资金支付审批流程，由相关授权领导进行审批。审批通过后，财务部门方可办理后续退款手续。

（三）对外联络与办理

1.信息核实：财务部门（或申请部门协助）在必要时可与招标方财务部门或相关负责人进行沟通，核实退款要求、流程及所需材料，确保信息一致。

2.提交材料：若需向招标方提交纸质材料，由申请部门或财务部门根据分工负责将审批通过的退款申请及相关材料提交给招标方。

3.跟踪进展：申请部门（或财务部门）应主动跟踪招标方的退款进度，及时了解款项退还情况。对于逾期未退还的保证金，应及时与招标方沟通，查明原因并积极催办。

四、退款跟踪与确认

1.到账确认：财务部门应密切关注公司银行账户流水，一旦收到招标方退还的保证金，应及时通知申请部门。

2.账务处理：财务部门根据银行到账凭证，进行相应的账务处理，冲销原保证金挂账。

3.结果反馈：申请部门在确认保证金到账后，应将结果反馈给相关领导，并更新项目台账。

五、归档管理

1.材料归档：保证金退还工作完成后，申请部门应将以下材料整理齐全，交公司档案管理部门（或财务部门）归档保存：

*退款申请书及内部审批记录。

*招标方出具的相关通知书、确认文件。

*保证金缴纳凭证及退还到账凭证复印件。

*其他重要往来函件或证明材料。

2.档案保管：归档材料应按照公司档案管理规定进行保管，确保其安全性和可追溯性，保管期限参照公司合同及财务档案管理规定执行。

六、注意事项

1.时效性：各部门应高度重视保证金的退还工作，在满足退还条件后及时发起申请，避免资金长期占用。

2.材料真实性：严禁提供虚假材料或信息，如发现，将追究相关人员责任。

3.信息保密：涉及公司财务账户等敏感信息，应严格遵守保密规定。

4.争议处理：如与招标方就保证金退还产生争议，由申请部门牵头，法务部门（如有）协助，积极与招标方协商解决；协商不成的，可依照招标文件约定或法律途径处理。

5.流程优