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采购流程审批工具集

适用场景：覆盖多类采购需求的审批场景

本工具集适用于企业日常运营中的各类采购活动，包括但不限于：办公用品及耗材采购、生产设备及工具采购、服务外包采购（如保洁、IT运维）、市场营销活动物料采购等。可根据企业规模（中小型企业或大型集团）灵活调整审批层级，支持常规采购计划、紧急采购（如突发维修需求）及战略采购（如年度框架协议）等多种场景，保证采购活动规范、高效、可控。

操作流程：从需求提出到归档的标准化步骤

一、需求发起与初审

操作主体：申请人（业务部门需求提出人）

关键动作：

明确采购需求：填写《采购申请表》，详细说明采购内容（名称、规格型号、数量）、用途（对应项目/日常使用）、期望交付时间及预算金额（需参考历史采购数据或市场均价）。

部门内部审核：将申请表提交至部门负责人*，负责人需审核需求的合理性（是否符合部门工作计划）、必要性（是否为必需采购）及预算初步匹配性，签字确认后流转至下一环节。

工具支持：《采购申请表》（模板见“配套工具”部分）。

二、预算复核与采购方式确认

操作主体：财务部、采购部

关键动作：

预算合规性审核：财务部核对申请预算与年度预算/月度预算额度是否匹配，超预算需说明理由并提交分管领导审批；预算内则确认资金来源（如部门预算、专项基金）。

采购方式确定：采购部*根据采购金额、品类及公司制度确定采购方式：

金额较小（如＜5000元）：采用询价采购（至少3家供应商比价）；

金额适中（5000-50000元）：采用竞争性谈判或招标采购；

金额较大（＞50000元）或特殊品类：公开招标，需提前3个工作日发布采购公告。

工具支持：《预算审核表》（与《采购申请表》合并）、《采购方式审批单》。

三、供应商选择与比价

操作主体：采购部、需求部门

关键动作：

供应商筛选：采购部*从“合格供应商名录”中筛选候选供应商，或通过公开渠道（如行业平台、展会）寻找新供应商，核查其资质（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等）。

比价与谈判：向候选供应商发出询价单，要求在2个工作日内提供报价单；需求部门参与技术参数确认，采购部与供应商进行价格谈判，保证性价比最优。

确定供应商：填写《供应商比价表》，对比价格、交货期、售后服务等维度，选择最优供应商，经采购经理*审批后确定。

工具支持：《供应商比价表》（模板见“配套工具”部分）、《供应商资质审核表》。

四、合同拟定与审批

操作主体：采购部、法务部（可选）、分管领导*

关键动作：

合同起草：采购部*根据选定供应商信息及谈判结果，拟定采购合同，明确标的物详情、价格（含税费）、交付时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任等核心条款。

合同审核：

法务部*（或指定法务人员）审核合同条款的合法性与合规性，重点关注违约责任、知识产权、争议解决等内容；

需求部门*审核技术参数与合同内容是否一致；

分管领导*审批合同金额及商务条款。

合同签订：审核通过后，由法定代表人或授权代表签字盖章，供应商同步盖章，合同正式生效。

工具支持：《采购合同模板》（标准模板，可根据品类调整条款）、《合同审批流转表》。

五、订单下达与执行跟进

操作主体：采购部*、供应商

关键动作：

下达订单：采购部*根据审批通过的合同，向供应商发出《采购订单》，明确交付时间、地点及联系人。

进度跟踪：供应商需在订单下达后24小时内确认交期，采购部*定期（如每周）跟进生产/备货进度，保证按时交付；若遇延迟，需要求供应商提供解决方案并同步需求部门。

交付验收：货物送达后，需求部门与采购部共同现场验收，核对数量、规格、质量，填写《货物验收单》；验收不合格的，需在2个工作日内通知供应商退换货，并记录问题原因。

工具支持：《采购订单》、《货物验收单》。

六、付款结算与财务归档

操作主体：财务部、采购部

关键动作：

发票核对：供应商开具合法合规的发票（与合同、订单信息一致），采购部*核对发票内容与实际验收情况是否匹配。

付款申请：财务部*根据合同约定的付款节点（如预付款、到货款、质保金），填写《付款申请单》，附发票、验收单、合同等凭证，按审批流程提交付款。

财务归档：付款完成后，财务部*将付款凭证、发票、合同、验收单等资料整理归档，保证票据齐全、账实相符。

工具支持：《付款申请单》、《财务归档清单》。

七、采购总结与供应商评价

操作主体：采购部、需求部门

关键动作：

采购复盘：采购部*对本次采购活动的周期、成本控制、供应商履约情况等进行总结，分析存在的问题（如价格偏高、交付延迟）及改进措施。

供应商评价：需求部门与采购部共同填写《供应商评价表》，从质量、交期、价格、服务四个维度对供应商进行评分（1-5分），评价结果录入“合格供应商名录”，作为后续采购合作依据。

工具支持：《采购总结报告》、《供应商评价表》。

配套工具：各环节标准化模板