公司会议记录格式模板信息全面覆盖版.docVIP

适用会议类型与场景

会议记录全流程操作指南

第一步：会前准备——奠定记录基础

明确会议基本信息：提前获取会议通知，确认会议名称、时间（起止时间）、地点（会议室/线上会议）、主持人、参会人员名单（含部门及职务）、会议目标及核心议程。

准备记录工具：根据会议规模选择记录方式，小型会议可使用电子文档（如Word、Excel）或专业会议记录软件；大型会议建议准备录音设备（需提前征得主持人同意）并安排1-2名辅助记录员，分工记录讨论要点与决议。

梳理会议材料：提前查阅会议背景资料（如项目方案、数据报表、上次会议纪要等），熟悉议题内容，避免记录时出现关键信息遗漏。

第二步：会中记录——聚焦核心内容

客观记录关键信息：

基本信息：准确填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人，实时标注参会人员（含请假人员及原因）、列席人员（如有）。

议程进展：按会议议程顺序记录，每个议题需包含“讨论背景”“核心观点（标注发言人，如“总提出…”“经理补充…”）”“分歧点”“共识结论”。

决议事项：对会议达成的决议需明确“决议内容”“决策依据”“是否需后续执行”，避免模糊表述（如“尽快完成”改为“X月X日前完成”）。

待办任务：详细记录每项待办事项的“任务描述”“负责人（部门+姓名）”“完成时间”“交付成果要求”，例如：“完成Q3市场调研报告——市场部*专员——9月30日前——提交PPT及数据表格”。

区分事实与观点：记录时优先客观陈述事实（如“数据显示，Q2销售额同比增长15%”），对个人观点需标注来源（如“*认为需增加预算，理由是…”），避免将个人意见等同于会议结论。

实时标注疑问点：对存疑信息（如数据未更新、职责不明确）用“？”标注，会后及时向主持人或相关人员核实，保证记录准确性。

第三步：会后整理——完善与确认

信息核对与补充：会议结束后2个工作日内，根据记录内容及录音（如有）补充细节，重点核对决议事项、待办任务的责任人与时间节点，保证无遗漏或偏差。

结构化呈现内容：将记录按“基本信息—会议议程—讨论要点—决议事项—待办任务—附件清单”顺序整理，语言简洁、条理清晰，避免冗余描述。

分发与审批：整理完成后，先提交主持人审核，确认内容准确无误后，按公司规定范围分发（如参会人员、相关部门负责人、存档部门），并同步抄送给需执行待办任务的负责人。

归档与跟踪：将最终版会议记录（含审批痕迹）按会议类型、日期归档，并建立“待办任务跟踪表”，定期（如每周）更新任务进展，保证决议落地。

标准会议记录模板结构

模块

字段说明

填写示例

会议基本信息

会议名称

2023年第三季度营销工作例会

会议时间

2023年7月15日14:00-16:00

会议地点

公司3楼第一会议室

主持人

营销总监*

记录人

营销部助理*

参会人员

销售部经理、市场部专员、客服部主管、财务部会计

缺席人员

研发部*总监（因出差，已提交书面意见）

会议目标

总结Q2营销工作成果，研讨Q3营销策略及资源分配

会议议程

议题1：Q2营销工作总结（负责人：市场部*专员）

-销售额达成1200万元，同比增长15%，未达目标（1500万元）-线上活动转化率提升8%，线下活动参与度下降5%

议题2：Q3营销策略讨论（负责人：销售部*经理）

经理建议：增加短视频投放预算，重点拓展年轻客群；专员补充：需优化线下活动形式，提升用户互动

议题3：资源分配决议（主持人：*总监）

决议：Q3营销总预算200万元，其中线上投放120万元，线下活动60万元，备用金20万元

决议事项

决议1

确定Q3营销策略以“线上为主、线下为辅”，重点提升年轻客群覆盖率

决议2

财务部于7月20日前完成Q3营销预算审批

待办任务

任务1：市场部*专员负责制定短视频投放方案，包含平台选择、内容策划及预算明细

负责人：市场部*专员

任务2：销售部*经理负责调研线下活动优化方案，8月5日前提交报告

截止时间：2023年8月5日

任务3：客服部*主管负责收集用户对线下活动的反馈，7月25日前汇总分析

交付成果：用户反馈分析报告

附件清单

1.Q2营销数据报表2.线上活动效果分析报告3.缺席人员书面意见

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高效记录关键提示

优先级管理：会议中若讨论议题较多，需聚焦核心目标，避免记录与会议目标无关的细节（如闲聊、与议题无关的个人发言）。

术语统一：对专业术语、项目代号需保持前后一致（如“CRM系统”首次出现时可标注全称“客户关系管理系统”），避免歧义。

及时沟通：若记录过程中出现信息缺失（如某项数据未更新），需当场向发言人确认，会后避免主观臆补。

格式规范：使用统一的字体、字号（如标题三号黑体，宋体小四），段落分明，关键信息（如决议、待办）可加粗或用不同颜色标注，提升可读性。

保密原则：涉及敏感信息（如未公开的财务数据、战略规划）需按公司保密