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会议纪要编写及执行标准化模板

一、适用场景与价值定位

二、标准化操作流程

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目标与范围

会议发起人需提前明确本次会议的核心目标（如“确定Q3项目里程碑”“解决部门协作瓶颈”）、需达成的具体成果（如“输出3个备选方案”“明确责任分工”）及讨论边界（如“不涉及预算调整”），避免会议偏离主题。

确定参会人员并同步资料

根据会议目标邀请必要参会人（决策层、执行层、相关支持部门），至少提前1个工作日发送会议通知，包含：会议时间、地点/线上、议程、需提前阅读的资料（如项目背景文档、数据报表）。若涉及跨部门议题，需提前与相关部门负责人沟通，保证参会人具备决策或执行权限。

准备会议记录工具

记录人提前准备会议纪要模板、录音设备（如需，需提前告知参会人）、便签纸/白板（用于记录关键观点），保证记录过程流畅，避免遗漏重要信息。

（二）会中记录：精准捕捉核心信息

记录会议基本信息

会议开始后，第一时间记录以下基础信息（模板详见第三部分）：会议名称、时间（精确到分钟）、地点/线上平台、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人、会议主题。

结构化记录讨论内容

按议程顺序逐项记录讨论过程，重点关注：不同观点的分歧点（如“市场部建议优先推广A产品，技术部认为B产品更成熟”）、达成共识的关键依据（如“根据用户调研数据，B产品满意度高20%”）、未达成一致的待定事项（需标注“需进一步调研”“下次会议再讨论”）。避免逐字记录，提炼核心观点即可。

明确决议事项与责任分工

对会议中形成的决议（如“确定方案为最终方案”“同意增加资源支持”），需同步记录决议内容、责任部门/人（具体到岗位，避免“相关部门”“负责人”等模糊表述）、完成时限（精确到日期，如“2024年8月31日前”）、交付成果（如“输出项目计划书”“完成原型设计”）。对有争议的决议，可记录“多数意见”及“保留意见人”。

实时确认关键信息

讨论重要议题或形成决议时，记录人需向主持人或发言人复述关键信息（如“确认一下，由*主管负责协调技术资源，8月15日前完成对接，对吗？”），避免理解偏差。

（三）会后整理：形成规范纪要文档

24小时内完成初稿撰写

会议结束后，记录人根据会中记录，在1个工作日内完成会议纪要初稿，内容需包含：会议基本信息、议程执行情况、核心讨论内容（按议题分点）、决议事项（含责任分工、时限）、下一步行动计划、附件（如会议PPT、签字版决议）。

审核与修订保证准确性

初稿完成后，先提交主持人审核，确认决议内容、责任分工、时限等关键信息无误；若涉及跨部门决议，需发送至责任部门负责人二次确认，避免责任边界不清。审核通过后，按公司规定格式排版（如标题字体、段落缩进、表格样式统一）。

分发与归档

纪要最终版经主持人签字（或电子签章）后，在1个工作日内发送至所有参会人及相关方（如未参会的部门负责人），抄送公司档案室存档。线上会议需同步会议录音/录像（如需），与纪要一并归档，保存期限不少于2年。

（四）执行跟踪：保证决议落地闭环

任务分解与进度更新

责任部门收到纪要后，2个工作日内将决议事项分解为具体任务（如“完成原型设计”可拆解为“需求梳理（8月5日前）-原型绘制（8月10日前）-内部评审（8月12日前）”），明确子任务负责人及时间节点，并在项目管理工具（如钉钉、飞书、Teambition）中更新。

定期反馈与预警

责任人需按纪要要求定期（如每周五）向主持人及相关方反馈任务进度（格式：“任务：已完成80%，遇到问题，需支持”）；若出现可能无法按时完成的情况，需提前3个工作日预警，说明原因及调整方案，避免影响整体计划。

会议复盘与效果评估

重大决议（如项目启动、方案调整）完成后，由发起部门组织复盘会议，对照纪要中的决议事项和交付成果，评估执行效果（如“是否按时完成？是否达成预期目标？”），分析未完成项的原因，形成《执行复盘报告》并归档，为后续会议提供经验参考。

三、会议纪要模板示例

会议基本信息

项目

内容

会议名称

项目Q3推进会

会议时间

2024年7月15日14:00-16:30

会议地点

公司3楼第一会议室（线上：腾讯会议X）

参会人员

主持人：总监；参会人：经理（市场部）、主管（技术部）、专员（项目组）；缺席：*主管（财务部，因出差）

记录人

*助理

会议主题

明确项目Q3里程碑计划及资源分工

会议议程与讨论记录

议程序号

议题名称

讨论内容摘要

结论/待定事项

1

Q3项目里程碑回顾

经理汇报当前项目进度：原型设计完成60%，用户调研滞后3天；主管补充技术端开发资源紧张。

确认原型设计需在7月20日前完成，用户调研同步推进。

2

资源需求协调

市场部提出需增加2名推广人员，技术部申请采购开发工具。

财务部需在7月18日前评估资源预算，*总监负责跟进