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通用需求说明书编写规范及范例

一、应用场景与适用对象

需求说明书是项目启动前明确需求、统一各方认知的核心文档，广泛应用于以下场景：

软件开发类：如企业管理系统、移动应用、小程序等定制开发项目；

系统集成类：如企业资源规划（ERP）与客户关系管理（CRM）系统对接、数据中台建设等；

产品升级类：现有功能迭代、功能优化、用户体验改进等项目；

外包服务类：委托第三方开发或实施的项目，需明确交付物与验收标准。

适用对象包括：产品经理、业务分析师、需求方（如客户方业务部门*）、开发团队、测试团队、项目经理等，保证各方对需求理解一致，减少后续沟通成本与返工风险。

二、需求说明书编写流程与操作步骤

（一）准备阶段：明确需求边界与基础信息

需求目标确认

与需求方（如客户方业务负责人*）沟通，明确项目要解决的核心问题（如“提升客户信息管理效率”“实现订单自动化处理”）及预期达成的业务目标（如“订单处理时间缩短30%”“客户信息查询响应时间≤2秒”）。

输出《需求目标确认函》，由需求方签字确认，避免目标模糊。

信息收集与整理

通过访谈、问卷、现场调研、现有文档分析（如旧系统操作手册、业务流程图）等方式，收集业务流程、用户角色、操作场景等详细信息。

整理需求素材，分类归纳为“功能需求”“非功能需求”“约束条件”等大类，保证信息无遗漏。

团队组建与分工

明确编写责任人（通常为产品经理或业务分析师），并协调开发、测试、需求方指定人员（如客户方业务专员）参与评审，保证需求可落地。

（二）需求分析与梳理：聚焦核心与优先级

需求分类与拆解

功能需求：按业务模块拆解（如“客户管理模块”包含“客户信息录入”“客户信息查询”“客户信息修改”等子功能），明确每个功能点的输入、处理逻辑、输出。

非功能需求：定义功能（如“并发用户数≥500”）、安全（如“用户密码加密存储”）、易用性（如“界面操作步骤≤3步”）、兼容性（如“支持Windows10及以上系统”）等要求。

约束条件：明确法律法规（如“数据需符合《个人信息保护法》”）、技术限制（如“需基于现有Java架构开发”）、预算（如“项目总预算≤50万元”）、时间（如“需在2024年12月前交付”）等边界。

需求优先级排序

采用MoSCoW法则对需求分级：

Must（必须有）：核心业务流程不可或缺的需求（如“订单功能”）；

Should（应该有）：提升效率但非刚需的需求（如“订单批量导出功能”）；

Could（可以有）：优化体验但可延后的需求（如“界面主题自定义功能”）；

Won’t（暂不需要）：本次迭代范围外的需求（如“多语言支持功能”）。

输出《需求优先级清单》，与需求方确认，避免范围蔓延。

（三）文档编写阶段：按模板规范填充内容

依据“三、需求说明书模板结构”，将分析后的需求转化为结构化文档，保证：

语言简洁：避免歧义表述（如将“快速响应”改为“页面加载时间≤3秒”）；

逻辑清晰：按模块分层描述，父子需求关系明确；

数据准确：所有量化指标（如功能、时间、预算）需与需求方确认无误。

（四）评审与修订阶段：保证需求一致性与可行性

内部评审

组织开发、测试团队对需求说明书进行评审，重点检查：

需求是否可实现（如现有技术能否支持“并发用户数≥500”）；

验收标准是否可测试（如“订单处理时间缩短30%”需明确测试数据与方法）；

是否存在逻辑矛盾（如“用户权限”与“操作范围”是否冲突）。

需求方评审

邀请需求方（如客户方业务部门*、管理层）对文档进行确认，保证需求符合业务预期，重点核对：

功能是否覆盖核心业务场景；

非功能需求是否满足实际使用需求（如“权限控制粒度”是否符合管理要求）；

约束条件是否可接受（如“交付时间”是否与业务旺季冲突）。

修订与定稿

根据评审意见修订文档，更新版本号（如V1.0→V1.1），并重新组织评审直至各方达成一致。

最终版需求说明书需由需求方代表（如客户方负责人*）、项目经理、产品经理签字确认，作为后续开发、测试、验收的依据。

三、需求说明书模板结构与填写说明

（一）基本信息表

字段名称

填写说明

示例

项目名称

项目全称，需体现核心内容

“企业客户管理系统需求说明书”

文档版本

采用“主版本号.次版本号.修订号”格式（如V1.0.0）

V1.2.0

编写人

负责文档编写的产品经理/业务分析师姓名（用*代替）

张*

编写日期

文档完成日期（YYYY-MM-DD）

2024-03-15

需求方联系人

需求方对接人姓名及职务（用*代替）

李*（客户部经理）

开发方联系人

开发团队对接人姓名及职务（用*代替）

王*（技术负责人）

审批人

需求方与开发方负责人签字（可后附签字页）

-

（二）需求背景与目标

章节

填写说明

示例

项目背景

说明项目发起的原因、当前存在的问题及业务痛点

“某企业现有客户