合同审查与签署电子化流程工具.docVIP

合同审查与签署电子化流程工具指南

一、适用业务场景

本工具适用于企业内部及外部合作中的合同全生命周期管理，具体包括但不限于以下场景：

跨部门协作合同：如采购合同、服务外包合同，需多部门（采购部、法务部、财务部）依次审查；

远程签署需求：合作方异地分布，纸质合同签署周期长、成本高；

版本管理复杂：合同修订次数多，需清晰记录每次修改内容及审批轨迹；

合规性要求高：涉及金额较大或法律条款严谨的合同（如技术开发、独家代理），需保证审查流程可追溯、责任可明确；

高频标准化合同：如劳动合同、销售框架协议，需通过模板化提升处理效率。

二、标准化操作流程

（一）合同发起与信息录入

发起申请

由合同需求方（如业务部）通过系统“合同发起”模块提交申请，填写基础信息：

合同名称（需体现合作方及核心内容，如“公司与公司2024年度采购合同”）；

合同类型（选择“采购”“服务”“租赁”等预设类型）；

合作方信息（名称、统一社会信用代码、联系人*及联系方式，系统需校验信用代码格式）；

合同金额（含含税/不含税、币种）；

合同期限（起始/结束日期，系统自动校验逻辑合理性，如结束日期早于起始日期将提示错误）；

附件（合作方资质文件、需求说明书、技术参数等，支持PDF/Word/Excel格式，单个附件不超过50MB）。

模板选择（可选）

若为标准化合同，可直接调用预设模板（如“采购合同模板V2.0”），系统自动填充合同框架条款；

若为非标合同，可自定义模板，或通过系统“条款库”添加常用条款（如保密条款、违约责任）。

（二）内部审查流程

自动流转与分工

系统根据合同类型及金额，自动分配审查路径：

金额≤5万元：业务部门负责人初审→法务岗复审→财务岗（如涉及付款）确认；

金额＞5万元：业务部门负责人初审→法务岗重点审查（法律条款、合规性）→财务岗（金额、付款方式）→分管领导终审。

审查人收到任务后，系统自动发送待办提醒（短信/系统消息），需在24小时内响应。

审查要点与操作

业务部门初审：核对合作方资质是否在有效期内、需求描述与合同内容是否一致、商务条款（价格、交付周期）是否符合业务目标；

审查通过：“通过”并填写简要意见（如“合作方资质齐全，商务条款合理”），流转至下一环节；

需修改：“退回发起人”，填写修改意见（如“交付周期需明确具体到日，避免模糊表述”），发起人修改后重新提交。

法务岗复审：重点审查法律条款（如知识产权归属、争议解决方式、违约责任是否明确）、合同主体是否适格、是否存在法律风险；

发觉重大漏洞：发起“紧急会签”，召集业务、财务负责人及分管领导线上会议讨论修改方案。

财务岗确认：核对金额与预算匹配度、付款方式是否符合财务制度、发票类型（如增值税专用发票）约定是否清晰。

审查意见汇总

所有审查环节完成后，系统自动《合同审查意见汇总表》，整合各环节修改意见，发起人需根据意见逐项修改并标注“已修改”，最终由终审人确认通过。

（三）合同定稿与签署准备

版本锁定与

审查通过后，系统自动锁定合同版本，带唯一编号的PDF正式版（编号规则：年份+合同类型+流水号，如“2024采字001号”），不可再修改；

正式版合同自动添加“电子签章页”，包含签署方信息、签署位置及签署时间戳。

签署方信息确认

发起人需与合作方确认签署信息：

企业方：需营业执照副本、法定代表人证件号码明（系统校验“国家企业信用信息公示系统”信息一致性）；

个人方：需证件号码正反面（系统OCR识别并校验证件号码有效性），签署时需人脸识别核验身份。

（四）电子签署与归档

签署发起与顺序

系统根据合同约定确定签署顺序（如“先甲方后乙方”或“同时签署”），向各方发送签署（短信/邮件，含24小时有效期）；

签署人，通过人脸识别/企业认证后，在指定电子签章位置完成签署（支持手写签名/企业公章电子签章），签署时间自动记录至区块链存证。

签署完成与归档

所有签署方完成后，系统自动“全流程版本”（含发起、审查、签署各环节记录），标记“已生效”；

归档管理：系统按合同编号自动归档至“电子档案库”，支持按名称、类型、签署时间等条件检索，保存期限不少于合同终止后10年（可自定义）。

三、关键流程表单模板

（一）合同发起审批表

字段名称

填写要求

示例内容

合同名称

需体现合作方及核心内容

公司与公司2024年度采购合同

合同类型

单选：采购/服务/租赁/技术/其他

采购

合作方名称

需与营业执照一致

科技有限公司

合作方统一社会信用代码

18位数字或字母合同总金额（含税）

大小写一致，币种

人民币伍万元整（￥50,000.00）

合同期限

起始日期-结束日期

2024-01-01至2024-12-31

业务需求简述

说明合作背景、主要交付物

为保障项目物料供应，采购设备

附件清单