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学校档案管理制度

为进一步规范学校档案管理工作，提高档案管理质量和效率，确保档案的完整性、安全性和有效性，根据《中华人民共和国档案法》及其实施条例等相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。

一、总则

1.1档案是学校在教育教学、科研、行政管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录，是学校的重要信息资源和宝贵财富，是学校各项工作的重要依据和凭证。

1.2学校档案管理工作必须坚持“依法管理、统一领导、分级负责、安全保密”的原则，确保档案工作的规范化、科学化和现代化。

1.3学校各部门、各年级组、各班级及全体教职工均有责任和义务遵守本制度，积极配合档案管理部门的工作，共同做好档案的收集、整理、保管、利用和安全保护工作。

二、组织机构与职责

2.1学校设立档案室，负责全校档案的收集、整理、保管、利用和安全保护工作，档案室隶属于学校办公室管理。

2.2档案室主任由学校办公室负责人兼任，负责全面领导学校档案管理工作，主持档案室的日常工作。

2.3档案管理员由档案室主任指定专人担任，负责具体实施档案的收集、整理、保管、利用和安全保护工作。

2.4各部门、各年级组、各班级负责人为本部门、本年级组、本班级档案工作的第一责任人，负责本部门、本年级组、本班级档案的收集、整理和移交工作。

2.5全体教职工均有责任和义务按照本制度的要求，及时、准确、完整地提供档案材料，并配合档案管理部门的工作。

三、档案的收集与整理

3.1档案的收集范围包括但不限于以下内容：

（1）学校各类综合性文件，如学校章程、发展规划、年度工作计划、总结等；

（2）学校党建、工会、共青团等组织活动的文件材料；

（3）学校教育教学活动的文件材料，如教学计划、教学大纲、教案、教学总结、学生成绩等；

（4）学校科研活动的文件材料，如科研项目申请书、立项报告、研究过程记录、结题报告等；

（5）学校行政管理的文件材料，如人事管理、财务管理、资产管理、后勤管理等文件材料；

（6）学校学生管理的文件材料，如学生入学、毕业、奖惩、违纪等文件材料；

（7）学校安全保卫工作的文件材料，如安全制度、应急预案、安全检查记录等；

（8）学校其他具有保存价值的文件材料，如照片、录音、录像等声像资料。

3.2档案的收集应当及时、准确、完整，各部门、各年级组、各班级应当在规定的时间内将应归档的文件材料移交档案室。

3.3档案的整理应当遵循“分类、排序、编号、装订”的原则，确保档案的系统性、条理性和便于利用。

3.4档案的整理应当符合档案管理的基本要求，如文件材料的完整性、系统性、准确性等，并按照档案管理的规定进行分类、排序、编号和装订。

3.5档案的整理应当使用统一的档案装具，如档案盒、档案袋等，并按照档案管理的规定进行标识和存放。

四、档案的保管与安全

4.1档案的保管应当符合档案管理的基本要求，如保管环境、保管条件、保管措施等，确保档案的安全和完整。

4.2档案室应当设置在干燥、通风、防火、防盗的场所，并配备必要的档案保管设施和设备，如档案柜、档案架、温湿度计、防火器等。

4.3档案的保管应当定期进行检查和维护，如检查档案的存放情况、温湿度情况、破损情况等，并及时进行维护和修复。

4.4档案的保管应当实行专人负责制，档案管理员应当定期对档案进行清点和核对，确保档案的完整性和安全性。

4.5档案的保管应当严格遵守保密制度，对涉密档案应当采取特殊的保管措施，如设置保密柜、实行双人双锁等。

4.6档案的保管应当定期进行鉴定，对失去保存价值的档案应当按照规定进行销毁，并做好销毁记录。

五、档案的利用与借阅

5.1档案的利用应当遵循“依法利用、方便利用、安全利用”的原则，确保档案的利用效率和安全性。

5.2档案的利用应当符合档案管理的规定，如利用申请、利用审批、利用登记等，并按照规定进行利用。

5.3档案的利用应当使用统一的档案利用手续，如填写利用申请表、办理利用审批手续、进行利用登记等。

5.4档案的利用应当遵守档案的保密规定，对涉密档案不得擅自利用，并按照规定进行利用。

5.5档案的利用应当注意保护档案的完整性，不得损坏、涂改、撕毁档案，并按照规定进行利用。

5.6档案的借阅应当符合档案管理的规定，如借阅申请、借阅审批、借阅登记等，并按照规定进行借阅。

5.7档案的借阅应当使用统一的档案借阅手续，如填写借阅申请表、办理借阅审批手续、进行借阅登记等。

5.8档案的借阅应当遵守档案的保密规定，对涉密档案不得擅自借阅，并按照规定进行借阅。

5.9档案的借阅应当注意保护档案的完整性，不得损坏、涂改、撕毁档案，并按照规定进行借阅。

六、档案的数字化与信息化

6.1学校应当积极推进档案的数字化与信息化建设，提高档案管理的效率和利用水平。

6.2档案的数字化应当符合档案管理的规