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工程采购材料成本控制表单清晰定价核对版

一、适用场景与核心价值

本工具适用于工程建设项目中材料采购全流程的成本管控环节，特别适用于项目前期询价比价、中期采购定价复核、后期成本核算分析等场景。通过标准化表单实现材料价格的透明化、规范化核对，可有效避免价格虚高、信息不对称等问题，保证采购成本控制在预算范围内，同时为项目成本动态调整提供数据支撑。核心价值在于：统一定价核对标准、强化跨部门协同（采购、成本、工程）、减少价格争议、提升成本管控精细化水平。

二、操作流程详解

步骤1：需求确认与基础信息收集

操作内容：

由项目工程部根据施工图纸、进度计划及材料清单，明确需采购材料的名称、规格型号、技术参数、单位、需求数量等关键信息，填写至表单“项目基础信息”及“材料明细”的“需求数量”栏。

采购部同步收集材料的市场基准价（可通过行业平台、历史采购数据获取）、供应商资质要求（如营业执照、相关资质证书复印件）等辅助信息，作为价格核对的参考依据。

关键动作：工程部需保证材料参数与设计要求一致，采购部需核对需求数量与施工进度的匹配性，避免因信息偏差导致价格或数量错误。

步骤2：多渠道询价与信息录入

操作内容：

采购部根据材料需求，向至少3家合格供应商（优先选择合作稳定、信誉良好的供应商）发出询价函，明确报价要求：需包含材料单价（含税/不含税）、运费、装卸费、质保期、交货周期、付款条件等明细。

收到供应商报价后，采购专员将各供应商的名称、报价、费用构成等信息，准确录入表单“材料明细”中对应供应商的报价栏（如“供应商A”“供应商B”“供应商C”），保证单价、总价与报价单一致。

关键动作：询价过程需留存供应商报价单（盖章版）作为附件，避免“一口价”报价，要求供应商明确费用明细（如运费是否单独列示）。

步骤3：价格比对与成本差异分析

操作内容：

采购部根据录入的供应商报价，自动计算“最低单价”“最低总价”“均价”（系统辅助或手动计算），标注“最低价”对应的供应商。

对比最低价与均价，分析差异原因（如：供应商A因品牌溢价导致单价高10元；供应商B因批量采购优惠低于均价8元），并在“成本差异说明”栏简述关键因素（如“品牌差异”“运费差异”“付款条件优惠”等）。

若某供应商报价显著偏离市场价（如高于均价15%或低于最低价10%），需联系供应商核实原因（如是否包含特殊服务、报价是否有效），并在备注栏说明核实结果。

关键动作：差异分析需客观、具体，避免主观臆断，重点关注影响价格的核心因素（如品牌、规格、附加费用）。

步骤4：多级审批与定价确认

操作内容：

采购部完成价格比对后，填写“采购建议”（如“建议选择供应商C，因其单价最低且质保期最长”），将表单及附件（供应商报价单、差异分析说明）提交至采购经理初审。

采购经理重点审核：询价流程合规性（是否满足3家报价）、价格合理性（是否偏离市场基准价）、差异分析逻辑性，审核通过后转交成本控制部复核。

成本控制部复核材料成本与项目预算的匹配度，若超预算需说明原因及成本优化建议，审核通过后提交项目经理终审。

项目经理结合项目整体需求（如进度、质量）确认最终采购价，在“审批栏”签字盖章，形成定价结论。

关键动作：审批环节需保证各环节责任到人，审批意见需明确（如“同意按最低价采购”“建议重新询价”），避免“模糊审批”。

步骤5：采购执行与成本跟踪

操作内容：

采购部根据审批后的最终定价，与选定的供应商签订采购合同，合同中需明确“单价、数量、总价、费用构成、交货时间、质量标准”等条款，保证与表单信息一致。

材料进场验收时，工程部、采购部共同核对材料规格、数量与表单信息是否匹配，验收合格后签署《材料验收单》。

成本控制部定期（如每周/每月）将实际采购成本（含附加费用）与表单定价对比，分析偏差原因（如数量变更、价格上涨），形成《成本动态分析报告》，反馈至项目管理层。

关键动作：采购合同需与表单定价绑定，实际采购成本若与定价偏差超过5%，需启动复盘流程（如是否数量变更、供应商违约等）。

三、表单模板与填写说明

工程采购材料成本控制表单（清晰定价核对版）

项目基础信息

项目名称

市高新区办公楼项目

项目编号

XBGZ-2024-008

采购部门

采购部

编制日期

2024-03-15

编制人

*

审核人（采购）

*

审核人（成本）

*

审批人（项目）

*

材料明细

序号

材料名称

规格型号

单位

需求数量

供应商A

供应商B

供应商C

最低单价

名称：建材

名称：物资

名称：工贸

单价：85元

单价：82元

单价：80元

总价：8500元

总价：8200元

总价：8000元

运费：含

运费：300元

运费：含

1

C30混凝土

P.O42.5R

立方米

100

质保期：6个月

质保期：12个月

质保期：12个月

80元

2

HRB400E钢