合同管理文档模板与审核流程.docVIP

合同管理与审核流程规范

一、适用范围与业务场景

本规范适用于企业各类合同的起草、审核、签署、履行及归档全流程管理，覆盖采购合同、服务合同、销售合同、租赁合同、合作协议等常见类型。业务场景包括但不限于：外部合作方业务洽谈、供应商引入、客户订单确认、内部资源协作等需通过合同明确权利义务关系的正式场合。涉及部门包括业务发起部门、法务部门、财务部门、行政管理部门及公司管理层，保证合同管理各环节权责清晰、流程规范。

二、合同审核全流程操作指引

（一）需求发起与合同起草

业务需求确认

业务部门根据合作需求，明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作标的（货物/服务/项目内容）、数量、质量标准、履行期限、价款及支付方式等核心要素，填写《合同需求申请表》（见模板1），部门负责人签字确认后提交至法务部门。

输出：《合同需求申请表》（含部门负责人审批意见）。

合同草案拟定

业务部门依据《合同需求申请表》，结合合作方提供的合同草案（如有），或参照企业标准合同模板起草合同文本。需包含以下核心条款：合同主体信息、合作内容与范围、双方权利义务、价款及支付方式（含税价、账户信息）、履行期限与地点、验收标准、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件及附件清单（如技术协议、资质文件等）。

输出：合同草案（电子版+纸质版，纸质版需起草人签字）。

（二）部门初审

业务部门审核

业务部门负责人对照《合同需求申请表》，审核合同内容是否与业务需求一致，合作方资质（如营业执照、行业许可证、授权委托书等）是否齐全有效，核心条款（如标的、价格、期限）是否准确，附件是否完整。

审核通过后，在合同草案“部门初审意见”栏签字确认；若需修改，标注修改意见退回业务部门调整。

输出：部门初审意见（签字版）。

法务部门预审（非必需，可选）

对于复杂合同或标的额较大的合同，业务部门可提前将草案提交法务部门进行预审，重点审核条款合法性、合规性及潜在风险点（如知识产权、责任限制等），提供修改建议。

输出：法务预审意见（书面反馈）。

（三）法务审核

合法性审查

法务部门重点审核：合同主体是否具备签约资格（如企业存续状态、法定代表人授权权限），条款内容是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等），是否存在无效或可撤销风险，违约责任是否明确且公平，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否清晰。

风险点排查

针对行业特性及合作模式，排查特殊风险（如数据安全、合规资质、履约能力保障等），并审核附件（如技术规范、验收标准）与主合同的一致性。

审核结果反馈

审核通过：在合同“法务审核意见”栏签字，提交财务部门；

需修改：出具《合同修改意见清单》（见模板2），明确修改内容及依据，退回业务部门调整后重新提交；

重大风险：若合同存在法律风险或无法达成一致，法务部门可建议终止合作并说明理由。

输出：法务审核意见（签字版）或《合同修改意见清单》。

（四）财务审核

财务条款核查

财务部门重点审核：价款计算是否准确（含税价、价税分离），支付方式（预付款/进度款/尾款）及节点是否合理，账户信息（开户名、账号、开户行）是否无误，税务条款（发票类型、税率）是否符合税法规定，履约保证金或质保金约定是否合规。

预算与资金匹配

涉及预算支出的合同，需核查是否已纳入年度预算；大额资金支付需评估企业现金流状况，保证资金安全。

审核结果反馈

审核通过：在合同“财务审核意见”栏签字，提交管理层审批；

需修改：标注财务条款问题（如支付比例不合理、账户信息错误等），退回业务部门调整。

输出：财务审核意见（签字版）。

（五）审批签署

分级审批

根据合同金额及类型，实行分级审批：

金额≤5万元：业务部门负责人+法务部门负责人审批；

5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+法务部门负责人+财务部门负责人+分管副总审批；

金额＞50万元：业务部门负责人+法务部门负责人+财务部门负责人+分管副总+总经理审批。

审批人需在合同“审批意见”栏签署明确意见（“同意”“不同意”或“修改后同意”），并签字确认。

用印与签署

审批通过后，由行政管理部门核对合同文本与审批意见一致性，加盖企业合同专用章（或公章）；

双方签署：法定代表人或授权代表签字（需提供授权委托书），签署日期需与用印日期一致；

重要合同可约定“签字+盖章”生效，或根据合作方要求增加骑缝章、公章备案等。

输出：签署生效的合同正本（至少一式两份，双方各执一份）。

（六）归档管理

资料整理

合同签署后，业务部门负责收集完整合同资料，包括：合同正本、审批流程表（含各部门签字）、合作方资质文件、附件（如技术协议、验收单）、补充协议（如有）等。

归档与备案

纸质合同：行政管理部门统一编号、登记后存入档案柜，保存期限不少于合同履行期满后5年；

电子合同：至企业OA系统或指定云存储平台，加