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会议筹划及场地预约使用手册

前言

为规范公司会议组织流程，提升会议筹备效率，保证会议场地资源合理利用，特制定本手册。本手册适用于公司内部各类会议（含部门例会、项目研讨会、客户洽谈会、培训会等）的筹划与场地预约操作，旨在为会议组织者提供清晰指引，保障会议顺利开展。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册适用于公司全体员工在组织、参与或协助筹备会议时的场地预约及相关操作，涵盖从会议需求提出至会后场地复原的全流程管理。

（二）典型应用场景

常规部门例会：如每周部门工作例会，需固定会议室、参会人数10-15人，时长1-2小时。

项目专题研讨会：如跨部门项目进度推进会，需配备投影设备、白板，参会人数20-30人，时长半天。

客户/外部单位洽谈会：如合作方商务洽谈，需优先选择独立洽谈室，环境整洁，配备茶水服务。

大型培训/宣讲会：如全员技能培训，需容纳50人以上的多功能厅，配备音响、麦克风、投影等设备。

二、会议筹划全流程操作指引

（一）会议筹备阶段

明确会议核心要素

确定会议主题、目的（如决策、研讨、通知等）及预期成果。

初步预估参会人数（含主讲人、记录人等）、会议时长（精确到30分钟内，如1.5小时、2小时）。

制定会议议程

根据会议目的，梳理会议流程（如开场、议题讨论、总结、闭会等），明确各环节时间分配及负责人。

示例：

09:00-09:10开场（主持人：*经理）

09:10-10:00议题一：项目A进度汇报（汇报人：*主管）

10:00-10:15茶歇

10:15-11:00议题二：跨部门协作方案讨论（负责人：*专员）

11:00-11:10总结（主讲人：*总监）

确定场地与设备需求

根据会议类型选择场地：小型会议优先选用独立会议室，大型会议选用多功能厅/培训室。

列出必备设备：投影仪、幕布、白板、马克笔、麦克风、音响、电源插座等；特殊需求如视频会议设备、茶歇服务等需提前标注。

编制会议预算（如涉及）

若会议产生外部成本（如场地租赁费、茶歇费、物料制作费等），需填写《会议预算表》，经部门负责人审批后执行。

（二）会议组织阶段

发布会议通知

至少提前2个工作日通过公司内部系统（如OA、钉钉）发送会议通知，包含以下信息：

会议主题、时间、地点；

议程及各环节负责人；

参会人员名单（或范围）；

会议联系人及联系方式（如*秘书，分机号）。

协调参会人员

确认核心参会人员（如部门负责人、主讲人）时间是否冲突，必要时调整会议时间；

提醒参会人员提前阅读会议材料（如项目方案、数据报表等），保证会议高效进行。

会前准备确认

会议前1个工作日，与场地管理员确认场地预约状态、设备调试情况；

准备会议物料：如纸质议程、签到表、笔、投影资料（提前拷贝至电脑并测试）、茶歇（如需）等。

（三）会议执行与收尾阶段

会议现场管理

提前30分钟到达场地，检查设备运行状态（如投影是否清晰、麦克风是否有杂音），布置会场（如摆放桌椅、调试室温）；

组织参会人员签到，引导就座，保证会议按议程推进；

安排专人记录会议要点（含决议事项、待办事项及负责人、完成时限），形成《会议纪要》。

会后整理与反馈

会议结束后，清理会场（如带走个人物品、关闭设备电源、整理桌椅），归还借用物资（如麦克风、白板笔）；

24小时内完成《会议纪要》审核并分发至参会人员及相关部门；

若涉及场地费用结算，及时提交相关凭证至行政部门。

三、场地预约系统操作指南

（一）登录与场地查询

登录公司内部预约系统（如“智慧办公平台”），选择“场地预约”模块；

在筛选条件中设置：场地类型（会议室/多功能厅/洽谈室）、日期、时间段（如“2024–09:00-11:00”）、容纳人数（如“≥20人”），查询可查看可用场地。

（二）提交预约申请

选择目标场地，“预约”，填写《场地需求明细表》（见模板二），包括：

会议名称、申请人信息（部门、姓名、分机号）；

会议时间（起止时间精确到30分钟）、预计参会人数；

设备需求（勾选投影仪、白板、视频会议系统等）、特殊布置要求（如“圆桌式排列”“摆放席卡”）；

其他说明（如“需提前30分钟开门”）。

会议审批单（如需），“提交”等待审批。

（三）审批与确认

预约申请提交后，系统将自动推送审批流程至部门负责人及行政部门；

审批通过后，系统发送“预约成功”通知至申请人；若未通过，系统将反馈原因（如“场地冲突”“设备不足”），申请人需调整后重新提交。

（四）会前与会后操作

会前1天：登录系统查看预约状态，若需变更（如调整时间、增加设备），在“我的预约”中“修改”并重新提交审批；

会后：在系统内“结束使用”，填写场地使用情况（如“设备正常”“桌椅已整理”），场地管理员确认无误后关闭预约。

四、模板表格

模板一：会议申请表

会议基本信息

会议名称

例：2024年Q3项