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组织大型会议服务合同

一、合同主体与服务范围界定

（一）合同当事人信息

合同需明确甲方（会议主办单位）与乙方（会议服务提供方）的法定全称、统一社会信用代码、法定代表人、联系方式及通讯地址。若乙方涉及分包服务（如搭建商、设备租赁方），应在合同中列明分包商资质信息，并明确乙方对分包行为承担连带责任。

（二）会议基本要素

需详细约定会议名称、类型（如学术会议、企业年会、行业论坛等）、举办时间（含签到、议程、撤展等具体时段）、举办地点（主会场、分会场、茶歇区等具体区域）、预计参会人数（含VIP、普通参会者、工作人员等分类统计）及会议主题。

（三）服务内容清单

应采用“总-分”结构列明服务范围，包括但不限于：

场地服务：会场租赁、布置搭建（舞台、背景板、指示系统）、座位排列（剧院式、课桌式等）、灯光音响设备租赁与调试；

物料制作：会议手册、嘉宾牌、胸卡、易拉宝、签到簿等印刷品设计与制作；

技术支持：网络搭建（含WiFi覆盖、带宽保障）、同声传译设备、视频直播/录播、LED屏幕与投影设备、舞台特效（如灯光秀、烟雾机）；

接待服务：嘉宾接送（含专车类型、接送时间、路线）、酒店预订（房型、房价、入住/退房时间）、餐饮服务（自助餐、茶歇、晚宴等标准与餐标）；

流程管理：议程策划、主持人安排、嘉宾联络、签到管理、现场总控等。

二、核心条款设计要点

（一）服务质量标准

量化指标约定：

设备类：音响系统需达到“无杂音覆盖全场”“麦克风续航≥8小时”，网络带宽需满足“同时在线500人直播无卡顿”；

餐饮类：明确餐食标准（如50元/人茶歇含3种点心+2种饮品）、食品安全等级（需提供供应商《食品经营许可证》）；

搭建类：舞台承重≥500kg/㎡，背景板材质为环保PP背胶，搭建完成时间需早于会议开始前24小时。

验收机制：

约定甲方在会议前1日进行预验收，乙方需提供《服务验收清单》，双方签字确认后生效；会议期间若出现设备故障，乙方需承诺“15分钟内响应，1小时内修复”，否则按“每延误1小时扣除合同金额0.5%”进行违约处理。

（二）费用与支付条款

费用构成明细：

采用“基础服务费+增值服务费+不可预见费”结构，具体包括：

基础服务费：场地租赁、人员服务、物料制作等固定成本，需逐项列明单价与数量；

增值服务费：如VIP专属接待、加急印刷、临时增加设备等，需明确触发条件与计价标准；

不可预见费：按总费用的5%-10%预留，用于应对临时变更（如参会人数增加、议程调整）。

支付节奏：

预付款：合同签订后5个工作日内支付总金额的30%，用于乙方启动场地预订、物料采购；

进度款：会议举办前7个工作日支付总金额的50%，需附乙方提供的《服务准备确认书》；

尾款：会议结束后15个工作日内支付剩余20%，甲方需提供无异议确认函或验收合格证明。

（三）变更与解除条款

变更处理机制：

甲方需变更会议时间、地点或规模的，应提前15日书面通知乙方，双方协商调整费用（如场地涨价导致成本增加的，由甲方承担；人数减少10%以上的，乙方退还相应比例费用）；

服务内容变更需签订《补充协议》，明确变更项目、费用调整及生效时间。

解除条件：

甲方单方解除：需提前30日通知，支付已发生成本（如定金、场地预订违约金）并承担总金额10%的违约金；

乙方单方解除：需提前45日通知，双倍返还预付款并赔偿甲方直接损失（如另行采购服务的差价）；

不可抗力解除：因自然灾害、政策管控等导致会议无法举办的，双方互不承担责任，乙方退还已收款项（扣除实际发生且不可退还的费用）。

三、风险防控与责任划分

（一）违约责任

乙方违约情形：

服务未达约定标准（如设备故障影响会议进行），每违约一项按该项服务费用的20%支付违约金；

延误交付（如搭建超时），按总金额0.5%/小时计算违约金，累计不超过总金额的15%；

泄露甲方商业秘密（如参会人员信息、会议议程），需赔偿因此造成的直接损失，并承担法律责任。

甲方违约情形：

逾期支付款项，按逾期金额的每日0.05%支付滞纳金；

未及时提供会议资料（如嘉宾名单、议程表）导致服务延误的，由甲方承担责任。

（二）知识产权与保密条款

乙方为会议设计的物料（如LOGO、宣传册）知识产权归甲方所有，乙方不得用于其他商业用途；

双方应对会议方案、财务数据、客户信息等商业秘密保密，保密期限为合同终止后3年。

（三）保险与安全责任

乙方需购买“会议服务责任险”，保额不低于500万元，覆盖场地意外、设备故障、食品安全等风险；

会议期间发生人身伤害或财产损失的，若因乙方服务过错导致，由乙方承担赔偿责任（保险公司赔付不足部分）。

四、实操注意事项

（一）合同签订前的核查

资质审查：要求乙方提供《会议展览服务资质证书》《安全生产许可证》，核查其近3年大型会议服务案例（需提供甲方联系人及证明材料）；

场地确认：乙