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合同审批流程标准与协议管理工具集

一、适用工作场景与目标

本工具集适用于企业各类合同及协议的全生命周期管理场景，包括但不限于：

日常业务合同：采购合同、销售合同、服务合同等常规商务协议的审批与管理；

专项协议：保密协议、战略合作协议、知识产权协议等具有特殊条款的协议处理；

跨部门协作：涉及多个业务部门或职能部门的合同联合审批与流程协调；

合规风控：保证合同内容符合法律法规、行业规范及企业内部制度要求，降低法律与商业风险；

历史追溯：实现合同审批过程、签署状态及履约记录的可追溯管理，为后续审计、复盘提供数据支持。

通过标准化流程与工具化模板，提升合同审批效率，规范管理动作，强化风险防控，保障企业合法权益。

二、标准化操作流程详解

（一）合同准备与发起

需求梳理与材料准备

发起人（如业务部门负责人*）根据业务需求，明确合同类型、合作方基本信息、核心条款（金额、履行期限、交付标准等），收集合作方资质文件（营业执照、相关许可证等）。

参考企业《合同模板库》（如《采购合同模板》《服务合同模板》），结合具体业务调整条款，形成合同草案。

填写《合同审批申请表》

发起人通过企业OA系统或指定管理平台，填写《合同审批申请表》，内容包括：合同名称、编号、合作方名称、合同金额、履行期限、主要业务内容、涉及部门、申请人及联系方式*等。

合同草案、合作方资质文件、相关支撑材料（如立项审批单、比价记录等）。

发起审批流程

提交申请后，系统自动或手动流转至第一审批节点（通常为部门负责人*）。

（二）多节点审批流程

根据合同金额、类型及风险等级，设置差异化审批路径（以通用流程为例）：

审批节点

责任人

审批要点

时限要求

部门初审

申请人直属部门负责人*

业务必要性、合同条款与业务目标匹配度、预算合规性、材料完整性

1个工作日

法务合规审查

法务专员*

法律条款合法性、权利义务对等性、违约责任明确性、知识产权条款、争议解决方式

2个工作日

财务审查

财务负责人*

金额准确性、付款方式合理性、税费承担合规性、财务风险评估（如对方履约能力）

1-2个工作日

最终审批

授权领导（如总经理*）

重大业务影响、风险可控性、与企业战略一致性

1-3个工作日

特殊情况处理：

若审批节点提出修改意见，发起人需在1个工作日内完成修订并重新提交，原审批节点需再次审核；

紧急合同（如不可抗力导致的临时需求）可启动“绿色通道”，由最终审批人直接审批后补办流程；

跨部门合同需所有涉及部门负责人完成会签后方可进入下一环节。

（三）合同签署与生效

审批通过后确认

系统自动《合同审批通过通知单》，发送至发起人及签署人，明确签署份数、签署方式（电子/纸质）及交付时间。

签署与盖章

电子签署：通过企业认证的电子签署平台（如e签宝、法大大），由合作方授权代表及企业授权签署人完成在线签署，系统自动带电子签名的合同文本；

纸质签署：双方授权代表*在纸质合同文本上签字并加盖企业公章/合同专用章，保证“骑缝章”完整（多页合同）。

生效与分发

合同自最后一方签署之日起生效（另有约定的从其约定）；

发起人负责将生效合同文本分发给相关部门（如财务、法务、业务部门），并在企业合同管理系统中更新“签署状态”为“已生效”。

（四）归档与动态管理

合同归档

电子归档：将生效合同文本、审批记录、签署文件等扫描至企业合同管理系统，按“合同编号-年份-类型”分类存储，保证电子档案与纸质档案一致；

纸质归档：纸质合同原件由行政部*统一编号、装订、存入档案柜，保存期限不少于合同履行期满后5年（法律法规另有规定的从其规定）。

履约跟踪

业务部门负责跟踪合同履行进度，关键节点（如交付、验收、付款）需在系统中记录履约情况，相关证明材料（如验收单、发票）；

法务部门*定期（每季度）检查合同履行风险，对违约情况及时预警并上报。

变更与终止

合同变更需双方协商一致，参照原审批流程签订《补充协议》或《变更协议》；

合同终止（如到期、解除）需明确终止原因、善后处理方案，并在系统中更新“合同状态”为“已终止”，归档相关终止文件。

三、核心工具模板清单

（一）《合同审批申请表》

字段名称

填写说明

合同编号

按规则（如“HT-年份-部门编号-序号”，例：HT-2024-CG-001）

合同名称

明确合同类型及核心内容（例：“项目采购合同”“年度技术服务协议”）

合作方信息

名称、统一社会信用代码、地址、联系人、联系方式（虚拟）

合同金额

大写+小写，含币种（例：人民币壹万元整（￥10,000.00））

履行期限

起止日期及关键节点（例：2024年1月1日-2024年12月31日，分阶段交付）

主要业务内容

简述合同标的、服务范围、交付标准等（200字以内）

附件清单

列出的支撑材料（例：合同草案、合作方营业执照、比价表）

申请人

发起人姓名、部门