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酒店预订管理系统操作指南

致酒店全体同仁：

欢迎使用本酒店预订管理系统。为确保您能高效、准确地处理各类预订业务，提升宾客入住体验与酒店运营效率，我们特编制本操作指南。请各位同事在日常工作中参照执行，如有疑问，请及时与前厅部或IT支持联系。

一、系统入门与账户管理

1.1系统登录

在浏览器地址栏输入酒店指定的系统访问地址，进入登录界面。输入您的工号及初始密码（首次登录后请立即修改），点击“登录”按钮。系统验证通过后，将跳转至系统主界面。

1.2界面概览

系统主界面通常包含以下关键区域：顶部导航栏（主要功能模块入口）、左侧菜单栏（当前模块下的细分功能）、中央工作区（具体操作与数据展示）及底部状态栏（系统信息、登录状态）。请花几分钟熟悉各区域布局，以便快速上手。

1.3密码修改与个人信息维护

为保障账户安全，首次登录后，请务必通过顶部导航栏的“个人中心”或“账户设置”选项，修改初始密码。建议密码包含字母、数字及特殊符号，且定期更换。同时，可在此处更新您的联系方式等个人信息，确保内部沟通顺畅。

二、预订管理核心操作

2.1创建新预订

这是系统最核心的功能之一，用于记录宾客的预入住信息。

1.入口：在顶部导航栏点击“预订管理”，在左侧菜单栏选择“创建新预订”，或直接点击主界面快捷图标“新建预订”。

2.查询可用房型：在预订界面，选择宾客期望的“入住日期”与“离店日期”，点击“查询可用房”按钮。系统将显示在此日期区间内各房型的可用数量及基础房价信息。

3.填写宾客信息：

*新客户：需准确填写宾客姓名（中文/英文，与证件一致）、联系电话、电子邮箱（选填）、证件类型及证件号码。

*老客户：可通过姓名、电话或证件号码在“客户资料库”中快速检索并选择，系统将自动带入历史信息。

4.选择房型与房价：从可用房型列表中，为宾客选择合适的房型及对应的房价代码（如门市价、协议价、团队价等）。注意核对房价是否包含早餐、税费等信息。

5.填写预订详情：包括预订来源（如官网、OTA、电话、walk-in等）、入住人数（成人、儿童）、特殊要求（如无烟房、高楼层、加床、生日布置等）。请尽可能详尽记录宾客需求。

6.确认预订：仔细核对所有填写信息无误后，点击“确认预订”或“保存”按钮。系统将生成唯一的预订号，并可选择是否自动向宾客发送预订确认短信/邮件。

2.2修改预订信息

当宾客需求发生变更时，需及时更新预订信息。

1.查询预订：通过“预订管理”下的“预订查询”功能，输入预订号、宾客姓名或电话等关键信息，找到目标预订。

2.进入修改界面：在查询结果中，点击对应预订的“修改”或“编辑”按钮。

3.更新信息：根据宾客要求，修改入住/离店日期、房型、房价、入住人数、特殊要求等。修改房价或房型时，需注意系统是否有相关限制或需要审批流程。

4.保存修改：完成修改后，点击“保存修改”。若涉及重要变更（如大幅延长入住时间），建议与宾客再次确认，并在系统备注中注明修改原因及确认情况。

2.3取消预订

1.查询预订：同上。

2.执行取消：找到目标预订后，点击“取消预订”按钮。系统可能会提示确认，并要求选择取消原因（如宾客行程变更、重复预订等）。

3.确认取消：确认无误后提交。根据酒店政策，部分取消可能涉及违约金，需提前与宾客沟通。取消后，系统状态将更新，并可选择是否发送取消通知给宾客。

2.4查询与查看预订

高效的预订查询能帮助快速响应宾客咨询。

1.多条件查询：系统通常支持按预订号、宾客姓名、手机号、证件号、入住日期、离店日期、预订状态等多种条件组合查询。

2.查看详情：点击预订记录，可查看该预订的所有详细信息，包括宾客资料、房型房价、特殊要求、付款情况、历史修改记录等。

3.预订列表视图与日历视图：部分系统提供列表和日历两种查看模式。日历视图便于直观了解每日房态和预订分布。

三、入住办理与客房管理

3.1预期到店客人查询

在宾客到店前，可通过“预期到店”或“今日入住”模块，查看当日或指定日期即将入住的宾客列表，提前做好准备。

3.2办理入住登记

1.查询预订：在“入住办理”界面，输入预订号、姓名或扫描证件，调出宾客预订信息。

2.核对与补充信息：核对宾客证件信息与预订是否一致，补充或更新必要信息（如实际到店人数、同行人信息等）。

3.选择房间：系统会显示该房型的可用客房，可根据宾客偏好（如楼层、朝向）为其分配具体房号。

4.收取押金：根据酒店政策，收取房费押金。系统支持现金、银行卡、移动支付等多种方式，并记录押金金额及支付方式。

5.生成房卡/钥匙：完成登记后，系统可能联动制卡设备制作房卡，或记录钥匙领取情况。

6.打印登记单：请宾客在打印出的入住登记单上签字确认