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2026年合同档案管理制度文档(2篇)

合同档案是企业在经营管理活动中形成的具有法律效力的重要凭证，其管理质量直接关系到企业权益保护与风险防控。为规范合同档案管理流程，明确各部门职责，确保合同档案的完整、安全与有效利用，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》及企业实际情况，特制定本制度。

合同档案管理实行统一领导、分级负责的原则，由企业法务部门牵头，各业务部门协同配合，档案管理部门负责集中保管。法务部门需建立合同管理台账，对合同签订、履行、变更、终止等环节进行全程跟踪；业务部门作为合同发起单位，需指定专人负责收集合同谈判、起草、审批过程中的全部文件材料；档案管理部门负责合同档案的接收、整理、保管、利用与销毁工作，确保档案管理符合国家相关标准。

合同档案的收集范围包括但不限于：合同谈判阶段的会议纪要、询价单、投标文件、对方当事人资质证明材料；合同文本（含正本、副本及附件）；合同审批流程中的各环节签批文件；补充协议、变更协议、解除协议；履约过程中的送货单、验收单、付款凭证、发票、往来函件；争议解决过程中的仲裁申请书、起诉状、判决书、调解书等。所有材料需为原件，若为复印件需注明原件保管部门及经办人签字。

合同签订前，业务部门应确保对方当事人资质文件真实有效，包括营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、相关行业资质证书等，并将上述材料与合同草案一同提交法务部门审核。合同审批通过后，业务部门需在3个工作日内将签订生效的合同文本及全部附件材料整理齐全，提交档案管理部门预归档。档案管理部门应对材料的完整性、规范性进行审核，发现材料缺失或不符合要求的，应一次性告知业务部门补充完善。

合同档案的整理应遵循“一案一卷”原则，按照合同签订时间顺序进行分类编号。编号规则采用“年度-部门-类别-顺序号”12位编码结构，其中年度为4位数字（如2026），部门为2位拼音首字母（如法务部FW、采购部CG），类别为3位数字（如买卖合同001、服务合同002、租赁合同003），顺序号为3位数字（如001-999）。每份合同档案应编制卷内目录，列明文件序号、材料名称、页码、形成日期、责任人等要素，并使用符合档案管理规范的卷盒或文件夹进行封装。

合同档案的保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三类。涉及企业重大权益、国有资产处置、知识产权、长期投资等合同档案列为永久保管；一般购销合同、服务合同等列为长期保管；临时性、一次性合作的合同档案列为短期保管。保管期限从合同终止或履行完毕次年1月1日起计算。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘等条件，配备温湿度调控设备、消防器材和监控系统，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%。

电子合同档案管理应符合《电子档案管理办法》要求，采用国家认可的电子签名技术，确保合同生成、签署、传输、存储过程的真实性、完整性和不可篡改性。电子合同档案应与纸质档案建立一一对应关系，其元数据应包含合同编号、签约各方、签约时间、合同金额、履行期限、关键条款摘要等核心要素。电子档案存储应采用异地容灾备份机制，定期进行数据校验和迁移，防止数据丢失或损坏。

合同档案的利用实行分级审批制度。企业内部人员因工作需要查阅合同档案，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后到档案管理部门查阅；查阅永久保管档案或涉及商业秘密的合同档案，需报请企业分管领导批准。外部单位或个人查阅合同档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经法务部门审核并报企业主要领导批准。查阅档案时不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，如需复制档案内容，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件需加盖档案证明章。

合同档案的借阅期限一般不超过15个工作日，确需延长的应办理续借手续，续借次数不得超过2次。借阅人应妥善保管借阅的档案材料，防止遗失、损毁，严禁转借或带离规定查阅区域。档案归还时，档案管理人员应仔细核对档案材料的完整性，发现问题及时上报处理。因工作需要借出档案原件的，须经企业主要领导批准，且借出时间不得超过3个工作日。

合同档案保管期满后，档案管理部门应会同法务部门、财务部门进行鉴定，对确无继续保存价值的档案，填写《档案销毁清册》，报企业分管领导批准后进行销毁。销毁工作应在指定地点由两人以上负责监销，监销人员需对照销毁清册逐一核对档案，确认无误后在销毁清册上签字，并将销毁情况报告企业领导。涉及经济纠纷、诉讼仲裁未结案的合同档案，即使保管期满也不得销毁，应延长保管期限至纠纷解决完毕。

合同档案管理人员发生变动时，应办理严格的交接手续，填写《档案管理人员交接清单》，列明交接的档案数量、目录、管理工具、系统权限等内容，由交接双方、监交人签字确认后存档。档案管理部门应定期对合同档案管理工作进行自查和总结，每年