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企业办公设备及耗材采购管理模板
一、适用范围与常见应用场景
二、标准化操作流程详解
（一）需求发起与提报
责任部门：各业务部门、行政部
操作说明：
需求部门根据实际工作需要（如新增岗位、设备故障、耗材不足等），填写《办公设备及耗材采购申请表》（见表1），明确物品名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望到货时间等信息。
需求部门负责人对申请的必要性、合理性进行审核，确认无误后签字提报至行政部（或采购部，根据企业组织架构调整）。
输出成果：《办公设备及耗材采购申请表》（部门负责人签字版）
（二）需求审核与预算确认
责任部门：行政部、财务部、分管领导
操作说明：
行政部收到申请后，对物品的规格型号、数量是否符合企业标准（如电脑配置是否匹配岗位需求、耗材是否为常用型号等）进行技术审核，避免过度采购或闲置浪费。
财务部对申请预算的合理性进行审核，结合年度预算额度、市场价格波动等因素，确认预算是否充足，必要时与需求部门沟通调整采购计划。
审核通过后，按企业权限分级报批：单次采购金额在[具体金额，如5000元]以下的，由行政部负责人审批；5000-20000元的，由分管副总审批；20000元以上的，需提交总经理审批。
输出成果：审批通过的《采购申请表》、预算确认单
（三）供应商选择与比价
责任部门：行政部、采购部、需求部门
操作说明：
行政部根据采购物品类型，从合格供应商名录（或通过公开渠道筛选）中选择至少3家供应商进行询价，优先选择合作稳定、资质齐全、性价比高的供应商。
要求供应商提供书面报价单（加盖公章），注明物品名称、规格、单价、供货周期、质保条款、售后服务等内容。
组织需求部门、财务部共同召开比价会议（或线上评审），对比供应商的价格、质量、服务、信誉等综合指标，形成《供应商比价评审表》（见表2），确定最终供应商。
输出成果：《供应商比价评审表》、选定供应商报价单
（四）采购订单与下达
责任部门：行政部、采购部、法务部（如需）
操作说明：
根据确定的供应商和报价，由行政部（或采购部）编制《采购订单》（见表3），明确订单编号、供应商信息、物品清单、规格型号、数量、单价、总金额、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。
采购订单需经行政部负责人、财务负责人签字确认，重大订单（如金额超20000元）可提交法务部审核合同条款。
将盖章后的采购订单正式送达供应商，并要求供应商签字回传确认，保证双方权责清晰。
输出成果：正式采购订单（双方签字盖章版）
（五）订单跟踪与到货验收
责任部门：行政部、需求部门、仓库管理员
操作说明：
行政部安排专人跟踪订单执行进度，与供应商确认生产/发货时间，保证按约定时间到货。如遇延迟，及时与供应商沟通并反馈至需求部门。
物品到货后，由需求部门、行政部、仓库管理员共同到场验收：
核对物品名称、规格型号、数量是否与采购订单一致；
检查物品外观是否完好、配件是否齐全（如电脑需检查主机、显示器、电源线等）；
对设备进行通电测试，确认功能正常（如打印机测试打印效果、电脑测试系统运行）；
耗材需检查生产日期、保质期及包装完整性。
验收合格后，三方共同在《到货验收单》（见表4）上签字确认；如存在数量不符、质量问题，需当场记录并与供应商协商处理（如退换货、补发）。
输出成果：《到货验收单》（三方签字版）
（六）入库登记与资产领用
责任部门：仓库管理员、行政部、需求部门
操作说明：
仓库管理员凭《到货验收单》办理入库手续，在库存管理系统中登记物品信息（名称、规格、数量、入库日期、供应商等），更新库存台账。
办公设备（如电脑、打印机）需贴上企业资产标签，录入资产管理系统，明确使用人、存放地点、资产编号等信息，建立“一物一档”。
需求部门凭审批通过的《采购申请表》和《到货验收单》到仓库领用物品，领用人在领用登记表上签字确认，行政部定期更新资产领用记录。
输出成果：库存台账更新、资产标签、领用登记表
（七）付款申请与财务结算
责任部门：财务部、行政部、供应商
操作说明：
行政部在供应商完成履约（如到货验收、质保期无问题）后，整理付款资料（采购订单、验收单、发票、供应商收款信息等），提交财务部。
财务部核对资料完整性、金额准确性，确认无误后按企业付款流程办理：
银行转账需填写付款申请单，附供应商收款账户信息；
现金支付需提前申请，经财务负责人审批；
涉及预付款的，需在采购订单中明确预付比例及后续结算条件。
付款完成后，财务部将付款凭证复印件交行政部存档，同步更新供应商付款记录。
输出成果：付款凭证、供应商收据/付款回单
（八）档案归档与复盘优化
责任部门：行政部、档案管理员
操作说明：
行政部将采购全流程资料（申请表、审批单、比价表、订单、验收单、付款凭证等）整理成册，按“采购项目-日期”分类编号，移交档案室存档，保存
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