合同审批流程自动化工具集.docVIP

合同审批流程自动化工具集

一、适用业务场景与价值体现

在企业日常运营中，合同审批是保障业务合规、控制风险的关键环节。本工具集适用于以下场景：

多部门协作审批：当合同需跨部门（如业务、法务、财务、管理层）协同审核时，解决传统线下审批流转慢、信息易遗漏的问题；

标准化流程管理：针对采购合同、销售合同、服务合同等不同类型合同，通过预设审批模板和节点，保证流程合规性；

合同全生命周期追溯：实现从合同发起、审批、签署到归档的全程留痕，便于后续审计与查询；

效率提升需求：当企业合同数量较大（如月均50+份），需通过自动化工具缩短审批周期（平均耗时从5天压缩至2天），减少人工操作误差。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同发起与信息录入

发起申请：由合同经办人（如业务经理*某某）登录系统，选择“合同审批”模块，“新建申请”，填写基础信息：

合同名称：需明确体现合同类型及核心内容（如“项目采购合同”“年度服务框架协议”）；

合同类型：从下拉菜单选择（采购/销售/服务/租赁/技术合作等）；

签约方信息：对方单位全称、统一社会信用代码、联系人及职务；

合同金额：含含税/不含税金额、币种（默认人民币）；

合同期限：起始日期、截止日期，及关键节点（如付款节点、交付节点）；

合同摘要：简要说明合作背景、主要权利义务（100-200字）。

附件：需一并合同文本初稿（PDF/Word格式）、相关支撑材料（如对方资质文件、报价单、技术协议等），附件命名格式为“类型-名称-日期”（如“合同初稿-采购合同）。

（二）流程节点配置与流转

选择审批模板：系统根据合同类型（如采购合同）自动匹配预设审批模板，模板包含默认审批节点（经办人→部门负责人→法务→财务→总经理），支持用户根据实际需求增减节点（如大额合同需增加“分管副总”节点）。

指定审批人：

固定节点：部门负责人由系统根据发起人所在部门自动匹配（如销售部发起则审批人为销售总监*某某）；

动态节点：法务、财务审批人需手动指定（如法务专员某某、财务经理某某）；

会签节点：若需多个审批人并行审批（如法务与财务同时审核），可勾选“会签”模式，所有审批人通过后流程进入下一节点。

提交审批：确认信息无误后，“提交”，系统自动向各审批人推送待办通知（通过系统消息/邮件提醒），并记录提交时间。

（三）审批人操作与意见反馈

查看审批任务：审批人登录系统，在“待办审批”模块查看合同详情，包括基础信息、附件、流程进度及上一节点审批意见。

审批操作：

同意：若无需修改，勾选“同意”并填写审批意见（如“内容合规，同意提交下一环节”），系统自动流转至下一节点；

驳回：若存在问题（如条款不清晰、金额超预算），勾选“驳回”并填写具体原因（如“付款比例不符合公司财务制度，需修改为3:6:1”），流程退回至发起人，终止审批；

转办：若审批人无法及时处理，可“转办”并指定其他人员代为审批（需提前在系统中设置转办权限）。

审批时限：系统默认每个节点审批时限为2个工作日，超时未操作将自动提醒审批人及部门负责人，超时3天可上报至分管领导协调。

（四）合同修改与二次审批

发起修改：当合同被驳回或需调整时，发起人根据审批意见修改合同文本或信息，重新附件，“重新提交”，系统自动将修改后的合同流转至原审批节点（或指定节点）。

二次审批：审批人重点核对修改内容是否符合要求，无需修改部分可快速审批，保证流程高效推进。

（五）审批通过与归档管理

审批记录：所有节点审批通过后，系统自动《合同审批意见汇总表》（含各节点审批人、审批意见、审批时间），与合同文本合并归档。

电子用印：审批通过后，发起人可申请电子用印（需提前对接电子签章系统），系统校验审批流程完整性后自动触发用印指令，用印完成后带电子签章的合同PDF。

归档与查询：最终合同文本自动归档至“合同管理”模块，支持按合同编号、名称、签约方、审批时间等条件检索，同时关联合同台账（含履行状态、付款记录等）。

三、合同审批关键信息模板

表1：合同审批流程信息表

信息类别

字段名称

填写说明

示例

合同基本信息

合同编号

系统自动（规则：年份-部门类型-流水号，如2024-CG-001）

2024-CG-001

合同名称

需体现签约方、合作内容、合同类型

科技有限公司软件开发服务合同

合同类型

从下拉菜单选择（采购/销售/服务/租赁等）

服务

签约方（甲方）

我方单位全称

集团有限公司

签约方（乙方）

对方单位全称、统一社会信用代码

科技有限公司合同金额（含税）

大写+小写，币种

人民币伍万元整/￥50,000.00

合同期限

起始日期-截止日期

2024-06-01至2025-05-31

经办人

发起人姓名、部门、联系方式

/销售部/

审批流程节点

当前节点

实时显示审批进度（如“待财