档案管理标准化流程.docVIP

档案管理标准化流程工具模板

一、适用范围与典型场景

本标准化流程适用于各类企事业单位、机关、社会团体等组织对内部档案的管理工作，涵盖人事档案、业务档案、财务档案、项目档案、文书档案等类型。典型场景包括：新员工入职档案建立、年度业务文件归档、历史档案整理与移交、档案查询与借阅、到期档案鉴定与销毁等。通过规范流程，保证档案的完整性、安全性、可用性和合规性，为组织决策、审计追溯、历史研究等提供可靠依据。

二、标准化操作流程详解

（一）档案收集与登记

明确收集范围

根据组织档案管理制度，确定需收集的档案类型及具体内容。例如：人事档案需包含员工入职登记表、劳动合同、考核记录、奖惩材料等；业务档案需包含项目立项文件、合同、进度报告、验收材料等。

定期收集与主动收集相结合

定期收集：按月度/季度/年度，由各业务部门指定专人（如部门助理）整理本阶段形成的应归档文件，向档案管理部门移交。

主动收集：针对重大项目、重要活动或突发事件，由档案管理部门提前介入，指导相关部门同步收集相关档案材料。

档案登记与初步审核

收集到的档案需填写《档案交接登记表》（见模板1），注明档案名称、数量、形成部门、交接人、交接日期等信息。档案管理员对档案的完整性、规范性进行初步审核，对缺失或不符合要求的档案，及时退回补充完善。

（二）档案整理与分类

档案分类

按照《中国档案分类法》及组织内部档案分类标准，采用“年度-类别-问题”三级分类法。例如：“2023年-人事档案-员工入职材料”“2023年-业务档案-项目合同”。

档案排序与编页

排序：每份档案内的材料按时间顺序、逻辑关系排列，如人事档案按“入职登记表→劳动合同→考核记录→奖惩材料”顺序排列。

编页：对档案内所有材料编写页码，采用铅笔在右上角标注，双面材料需正反面连续编号。

档案装订与封装

装订：采用三孔一线装订法，保证材料牢固不松散；对不便装订的（如照片、电子文件），使用档案袋或文件夹封装，并标注档案信息。

封装：每份档案装入统一规格的档案盒，盒面填写档案名称、分类号、年度、保管期限、盒号等信息，粘贴档案标签。

编制档案目录

根据整理后的档案，填写《档案目录表》（见模板2），详细记录档案编号、题名、责任者、形成日期、页数、保管期限、存放位置等信息，保证档案与目录一一对应。

（三）档案归档与移交

归档时间要求

文书档案：应在次年6月30日前完成上一年度档案的归档工作。

项目档案：应在项目验收通过后1个月内完成归档。

人事档案：应在员工入职手续办理完成后1周内完成建档。

归档交接流程

移交部门填写《档案移交清单》（见模板3），注明移交档案的详细信息，经部门负责人签字确认后，与档案管理部门办理交接。

档案管理部门核对档案数量、内容与移交清单一致后，双方签字确认，档案留存档案管理部门。

电子档案归档

电子档案需同步进行归档，存储于指定的服务器或云平台，定期进行备份（至少3份），并保证存储环境安全（如防火、防病毒、防篡改）。电子档案的目录与纸质档案目录保持一致，标注电子档案的存储路径及访问权限。

（四）档案保管与维护

库房管理

档案库房应符合“八防”要求：防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘。配备温湿度调控设备（温度14-24℃，湿度45-60%）、消防器材（如二氧化碳灭火器）、防盗门窗及监控系统。

档案柜排列整齐，间距不小于0.8米，便于通风和查阅。

定期检查与维护

每季度对档案进行一次全面检查，查看是否有霉变、虫蛀、破损等情况，发觉问题及时处理（如除湿、修复）。

对电子档案每半年进行一次备份有效性检测，保证数据可读。

档案安全与保密

涉密档案需单独存放，设置专用保险柜，实行“双人双锁”管理，查阅需经分管领导审批。

档案管理员需签订保密协议，严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。

（五）档案利用与借阅

借阅申请与审批

内部人员借阅档案需填写《档案借阅申请表》（见模板4），注明借阅人信息、档案名称、借阅用途、借阅期限，经部门负责人签字后，报档案管理部门审批。涉密档案需经分管领导审批。

外部单位借阅档案需持单位介绍信、有效证件号码件，经档案管理部门负责人及分管领导审批后方可办理。

借阅与归还

档案管理员核对审批手续后，提供档案复印件（原则上不提供原件，确需原件的需在档案查阅室现场查阅），并登记借阅记录。

借阅期限一般不超过7天，到期需归还；如需续借，应提前办理续借手续，续借期限不超过3天。

利用反馈与统计

档案利用后，借阅人需填写《档案利用效果反馈表》，说明档案的利用目的及效果。

档案管理部门每季度统计档案利用情况，包括借阅人次、档案类型、利用目的等，形成《档案利用统计表》，为档案管理优化提供依据。

（六）档案鉴定与销毁

档案鉴定

对到期档案（如保管期限届满的档案），由档案管理部门牵头，会同业务部门、法务部门组成鉴