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员工出差申请及报销标准模板
一、适用情境
二、操作流程详解
（一）出差前：出差申请与审批
提交申请
员工需提前至少3个工作日（紧急出差可酌情缩短，但需在出差前通过OA系统或邮件向部门负责人说明情况）填写《员工出差申请表》（详见模板示例1），明确出差事由、时间、地点、行程安排及预计费用（含交通、住宿、市内交通、伙食补助等）。
逐级审批
部门负责人审批：审核出差必要性、行程合理性及费用预算是否符合部门工作计划；
分管领导审批：根据出差重要性及费用金额，确认是否批准（单次费用超5000元需额外提交至总经理审批）；
行政部备案：审批通过后，行政部留存申请表备案，作为出差期间及后续报销的依据。
特殊情况处理
若出差行程或事由发生变更（如延长出差时间、调整地点），需在变更后1个工作日内提交《出差变更申请》，经原审批流程确认后生效。
（二）出差期间：行程与费用管理
行程记录
员工需按申请表中的行程开展工作，保留出差期间的工作记录（如会议纪要、客户沟通记录、项目进展照片等），以备报销时提交。
费用控制
交通：优先选择公共交通（高铁/动车二等座、飞机经济舱，若需升舱需提前申请），自驾需注明里程并按公司标准发放油补（0.5元/公里）；
住宿：按地区标准选择住宿（一线城市不超过400元/晚，二线城市不超过300元/晚，三线城市不超过200元/晚），超标部分需自行承担；
伙食与市内交通：伙食补助按100元/天发放（含午晚餐），市内交通补助按50元/天发放，无需提供票据，随工资发放。
（三）出差后：费用报销与结算
整理票据
出差结束后5个工作日内，员工需整理出差期间产生的合规费用票据（如交通票、住宿票等，票据抬头需为公司全称），并在票据背面注明出差事由、日期及申请人姓名。
提交报销
填写《员工费用报销明细表》（详见模板示例2），附出差申请表复印件、工作记录及合规票据，提交至行政部。
审批与发放
行政部初审：核对票据合规性、金额与申请表是否一致、行程是否符合备案；
财务部复核：确认费用标准是否符合规定、票据是否齐全有效；
发放款项：审批通过后，财务部在10个工作日内将报销款项转入员工工资账户。
三、模板示例与填写规范
示例1：员工出差申请表
项目
填写内容
申请人信息
姓名：*某三；部门：销售部；岗位：客户经理；联系方式：5678（内部联系用）
出差基本信息
出差事由：拜访华东区客户；时间：2023年10月11日-10月13日；地点：上海、苏州
行程安排
10月11日：北京南→上海虹桥（G102次，08:00-12:30），拜访A公司；10月12日：上海→苏州（高铁），拜访B公司，当日返回上海；10月13日：上海虹桥→北京南（G106次，16:00-20:30）
费用预算
交通：约1200元（高铁票）；住宿：2晚×350元/晚=700元；伙食补助：3天×100元=300元；市内交通：3天×50元=150元；合计：2350元
审批意见
部门负责人：某一（签字）；分管领导：某二（签字）；总经理：*某四（签字，如需）
提交日期
2023年10月9日
示例2：员工费用报销明细表
日期
费用类型
金额（元）
事由
票据号
审批人
2023-10-11
交通
650
北京南→上海虹桥高铁票
G10256
*某五
2023-10-11
住宿
350
上海酒店住宿（1晚）
SH20231011001
*某五
2023-10-12
交通
180
上海→苏州高铁票
G723456
*某五
2023-10-13
交通
420
上海虹桥→北京南高铁票
G106789
*某五
合计
交通
1250
——
——
——
合计
住宿
350
——
——
——
伙食补助
——
300
按标准发放（无需票据）
——
——
市内交通补助
——
150
按标准发放（无需票据）
——
——
报销总额
——
2050
——
——
——
申请人签字
*某三
日期
2023年10月16日
四、关键提示与常见问题
提前规划，避免临时申请
非紧急出差需提前3天提交申请，保证审批流程顺畅，避免因审批延迟影响出差安排。
费用预算需合理预估
预算金额应参考历史同类出差费用及当前市场价格，不得虚报、多报，超标部分需自行承担。
票据合规是报销前提
所有报销票据需为正规税务票据，抬头、日期、金额等信息需与出差行程一致，涂改、不清晰的票据不予报销。
报销时限不可逾期
出差结束后5个工作日内提交报销，逾期未提交的，需向行政部提交书面说明，经分管领导批准后可延期（最长不超过15个工作日）。
特殊情况需提前沟通
如遇出差地突发自然灾害、政策变化等不可抗力因素导致行程或费用变动，需第一时间向部门负责人及行政部报备，按实际情况调整报销方案。
禁止虚假报销行为
严禁伪造票据、虚报费用、重复报销等行为，一经发觉将按公司相关规定处理，
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