采购需求及招标流程管理手册.docVIP

采购需求及招标流程管理手册

前言

本手册旨在规范企业采购需求提出及招标全流程管理，保证采购活动合规、高效、透明，降低采购成本，保障采购质量。手册依据《_________采购法》《_________招标投标法》及企业内部采购管理制度制定，适用于企业各部门各类货物、服务、工程项目的采购需求申报与招标执行工作。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册适用于企业所有部门（包括生产部、研发部、行政部等）因生产经营、项目建设、办公需求等产生的采购活动，涵盖原材料、设备、服务外包、工程委托等各类采购项目。

（二）典型应用场景

生产物资采购：生产部门因生产计划调整需新增原材料采购，或现有供应商供货不满足产能需求时；

设备采购：研发部为提升研发效率需采购实验设备，或行政部因办公设备老化需更换时；

服务外包采购：企业因IT系统维护、后勤保洁、法律咨询等专业服务需求需引入外部服务商时；

工程项目采购：厂区扩建、生产线改造等工程项目需委托设计、施工或监理单位时。

二、采购需求管理流程

（一）采购需求提出

需求部门发起：需求部门根据实际工作需要，填写《采购需求申请表》（详见附录1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、技术参数、用途、预算金额、期望交付时间等核心信息，并附相关技术图纸、需求说明等附件。

需求部门内部审核：需求部门负责人*对需求合理性、必要性进行审核，确认采购需求是否符合部门年度工作计划及企业战略目标，签字后提交采购部。

（二）采购需求评审与审批

采购部初审：采购部收到需求后，重点审核需求完整性、预算金额准确性（是否符合企业成本控制目标）及采购方式建议（公开招标、邀请招标、竞争性谈判等，根据金额、项目类型及《企业采购管理办法》确定）。

跨部门会签：对涉及技术参数复杂、预算金额较大（如超过万元）或存在特殊要求的采购项目，由采购部组织需求部门、财务部、法务部进行联合评审，共同确认需求的合规性、可行性与经济性。

领导审批：评审通过后，按审批权限逐级报批：

金额在万元以下的，由采购部经理*审批；

金额在万元至万元的，由分管副总*审批；

金额超过万元或涉及重大项目的，报总经理办公会或采购领导小组*审议批准。

三、招标策划与备案

（一）招标方案编制

采购需求审批通过后，采购部牵头编制《招标方案》，内容包括：

项目背景及采购需求概述；

招标方式（公开招标/邀请招标）及依据；

招标范围（标段划分，如适用）；

投标人资格条件（如营业执照、资质证书、类似项目业绩等）；

招标文件组成（投标人须知、采购需求、评标办法、合同条款等）；

招标时间计划（公告发布时间、投标截止时间、开标时间等）；

评标委员会组成建议（专家人数、需求部门及采购部人员比例等）。

（二）招标方案备案

《招标方案》编制完成后，提交法务部进行合规性审核，重点审核招标方式是否符合规定、资格条件是否设置歧视性条款、评标办法是否公平公正。审核通过后，报采购领导小组备案（如需），并按企业规定向相关行政监督部门（如采购项目需报财政部门）履行备案手续。

四、招标文件编制与发布

（一）招标文件编制

采购部根据备案后的《招标方案》，组织编制招标文件，保证内容完整、条款清晰、要求明确，主要包含：

投标人须知：招标项目概况、投标文件组成、投标保证金要求、投标截止时间、开标地点及注意事项；

采购需求及技术规范：详细描述采购物品/服务的规格、参数、质量标准、验收要求等（避免使用“品牌唯一”“特定型号”等排他性表述）；

评标办法：明确评标标准（如价格分、技术分、商务分权重）及评分细则，采用综合评分法的，需列明详细计算方式；

合同主要条款：合同期限、付款方式、违约责任、知识产权归属等核心条款；

投标人资格要求：法定代表人证件号码明、授权委托书、营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可等）、近三年类似项目业绩证明等。

（二）招标文件审核与确认

招标文件编制完成后，需经以下审核流程：

采购部内部审核：检查文件格式是否规范、内容是否完整、与招标方案是否一致；

需求部门确认：需求部门对技术规范、采购需求等条款进行确认，保证符合实际工作需要；

法务部合规性审核：审核合同条款、评标办法是否符合法律法规及企业制度，避免法律风险；

最终审批：采购部经理*审核通过后，形成招标文件最终版。

（三）招标公告发布

公开招标：采购部需在指定的招标公告发布媒介（如中国采购网、企业官网等）发布招标公告，公告内容包括项目名称、采购需求、投标人资格条件、招标文件获取方式及时间、投标截止时间等，公告发布时间不少于5个工作日（法律法规另有规定的除外）。

邀请招标：通过随机抽取或竞争性方式选择3家以上具备相应资格的供应商，向其发出投标邀请书，邀请书中需明确招标项目概况、投标截止时间及获取招标文件的方式。

五、投标文件接收与开标评标

（一）