行业设备采购清单及规范模板.docVIP

行业通用设备采购清单及规范模板

一、适用情境与目标群体

二、标准化采购流程步骤

（一）需求调研与提报

需求发起：由需求部门根据业务发展或工作需要，填写《设备需求申请表》，明确设备名称、用途、数量、核心功能需求（如功能参数、使用环境、兼容性要求等）、期望到货时间及预算初步建议。

需求审核：需求部门负责人对申请内容的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交至行政部（或采购部）汇总。行政部需对各部门需求进行统筹，避免重复采购或资源闲置，形成《设备需求汇总表》。

（二）预算编制与审批

预算测算：采购部根据《设备需求汇总表》，结合市场调研结果（参考近期设备价格行情、主流品牌报价等），编制《设备采购预算明细表》，包含设备单价、数量、总价、税费及运输安装等附加费用。

预算审批：预算明细表按公司权限逐级审批（如部门负责人→行政总监→财务总监→总经理），重大采购项目（单笔超10万元）需提交总经理办公会审议。审批通过后，锁定采购预算，未经批准不得调整。

（三）供应商筛选与确定

供应商资质审核：采购部通过公开招标、邀请招标、询价比价等方式筛选供应商，要求供应商提供以下资质材料：营业执照副本、相关设备经营许可证（如医疗器械经营许可证等特殊行业资质）、法定代表人证件号码明、近三年同类设备销售业绩（合同复印件）、售后服务承诺书及联系方式。

技术参数与商务谈判：对通过资质审核的供应商，采购部组织需求部门、技术部门（如IT部、设备部）进行技术参数确认，保证设备符合需求；同时进行商务谈判，争取最优价格、付款条件（如预付款比例、到货款、质保金比例）及交付周期。

供应商确定：综合比较供应商资质、报价、技术方案、售后服务及企业信誉，形成《供应商评审报告》，按审批流程确定最终供应商（若公开招标，需留存招标过程文件）。

（四）合同签订与订单下达

合同拟定：采购部根据谈判结果，拟定《设备采购合同》，明确以下条款：

设备名称、规格型号、数量、技术参数（附件形式列明）；

单价、总价、付款方式（如“签订合同后支付30%预付款，到货验收合格后支付60%，质保期满后支付10%”）；

交付时间、地点、运输方式及风险转移节点；

安装调试要求、验收标准及流程；

售后服务内容（质保期、响应时间、维修服务范围等）；

违约责任（如逾期交货、设备质量不达标等处理方式）。

合同审批与签订：合同经法务部（或指定法务人员）审核条款合规性，按权限审批后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同一式三份（采购部、财务部、需求部门各执一份）。

订单下达：签订合同后，采购部向供应商下达《采购订单》，注明合同编号、设备明细、交付时间及注意事项，同时抄送需求部门及财务部。

（五）到货验收与入库

到货核验：设备送达指定地点后，需求部门、采购部、行政部共同到场核验：

核对送货单与采购订单信息（设备名称、型号、数量、批次号是否一致）；

检查外包装是否完好，有无破损、浸湿等异常；

开箱检查设备外观、配件、说明书、合格证、保修卡等是否齐全。

功能测试：技术部门（或设备使用人员）按技术参数对设备进行通电测试、功能验证（如办公设备需测试打印/扫描速度、IT设备需测试系统兼容性等），填写《设备功能测试记录》。

验收确认：验收合格后，三方在《设备到货验收单》签字确认；若存在数量不符、外观损坏或功能不达标等问题，需当场拍照取证，要求供应商限期整改或更换，并留存《异常情况处理记录》。

资产入库：验收合格的设备，由行政部统一登记编号、粘贴资产标签（包含设备名称、编号、使用部门、责任人等信息），录入固定资产管理系统，办理入库手续。

（六）付款结算与档案归档

付款申请：采购部根据《设备到货验收单》《采购合同》及发票，填写《付款申请单》，附相关证明材料（验收单复印件、合同复印件、发票），按财务审批流程申请付款。

款项支付：财务部审核无误后，按合同约定方式向供应商支付款项，保留支付凭证（如银行转账记录、发票签收单）。

档案归档：采购部将本次采购全过程的文件（需求申请表、预算表、供应商资质、招标文件、合同、验收单、付款凭证等）整理成册，编号归档，保存期限不少于5年，保证可追溯。

（七）运维管理与报废处置

日常维护：需求部门为设备指定责任人，负责日常清洁、简单故障排查及操作规范执行；质保期内，供应商需提供免费维修服务，需求部门及时联系售后并记录《设备维修记录》。

定期盘点：行政部每半年组织一次固定资产盘点，核对设备台账与实际使用情况，保证账实相符。

报废处置：设备达到使用年限、维修成本过高或技术淘汰时，由需求部门提交《设备报废申请表》，经技术部门鉴定、行政部审核、财务部核销后，按公司规定流程处置（如公开变卖、专业回收），报废收入纳入公司账务。

三、设备采购清单及跟踪表

设备采购清单及跟踪表

序号

设备名称

规格型号

单位

数量

单价（元）

预算金额（